työselostetyökalut konsultille
Käytännöllinen opas työsopimusohjelmistoihin, joka pitää asiakaspyynnöt, tarjoukset, projektit, tiedostot, laskut, maksut ja seurannan yhdistettynä.
Tekijä Simon Dziak, perustaja, Workspace369 · LinkedIn
Työsopimuksen on tarkoitus vähentää sekaannusta. Se määrittelee, mitä toimitetaan, mitä sisältyy, mitä jätetään pois, kuka on vastuussa ja miten työ etenee.
Mutta työn laajuusasiakirja voi silti irrota.
Asiakas hyväksyy laajuuden yhdessä tiedostossa. Tiimi hallitsee työtä projektisovelluksessa. Lasku on jossain muualla. Viestit ovat haudattuina sähköpostiin. Tiedostot ovat kansioissa. Maksutilaa tarkistetaan manuaalisesti.
työselostetyökalut tulisi pitää hyväksytty laajuus yhteydessä asiakastyön elinkaareen.
Mitä sisällä?
Nopea vastausMuokattavissa oleva työn laajuusesimerkkiMitä työn laajuuden ympärille tulisi sisällyttääMiksi laajuus katoaa hyväksynnän jälkeenMiten Workspace369 yhdistää laajuuden toimitukseentyöselostetyökalujen tarkistuslistaTyöseloste ja laskutLopullinen suositusValmistele yksi muutos sovittuun laajuuteen
Nopea vastaus
Workspace369 on vahva työnlaajuusohjelmistovaihtoehto konsultteille, toimistoille ja palveluyrityksille, jotka haluavat asiakasrekisterit, pyynnöt, tarjoukset, projektit, tiedostot, laskut, maksut, postilaatikon, tekstiviestit, puhelut, tekoälyn ja raportoinnin yhdessä paikassa.
Sen sijaan, että laajuutta käsiteltäisiin staattisena dokumenttina, Workspace369 auttaa pitämään laajuuden lähellä työtä, laskutusta ja seuraavia viestintöjä.
Muokattavissa oleva työn laajuusesimerkki
Toimiva laajuus on lyhyt, tarkka ja allekirjoitettu ennen työn alkua. Kattaa nämä lohkot:
- Tavoite — lopputulos yhdessä tai kahdessa lauseessa, asiakkaan sanoin
- Toimitettavat tuotteet — täsmälleen mitä tuotetaan, määrät ja muodot
- Aikajana — virstanpylväät päivämäärillä ja mitä tapahtuu, kun palaute on myöhässä
- Laajuuden ulkopuolella — mitä ei nimenomaisesti sisällytetä
- Tarkistukset — kuinka monta kierrosta sisältyy ja mitä lisäkierrokset maksavat
- Muutosmääräykset — kuinka uudet pyynnöt muuttuvat hyväksytyiksi muutoksiksi hinnalla
- Maksuehdot — ennakkomaksu, aikataulu, eräpäivät ja myöhästymisehdot
Useimmat laajuusriidat johtuvat "laajuuden ulkopuolisten" ja "muutostilausten" rivien ohittamisesta. Kirjoita ne ennen kuin asiakas kysyy.
Mitä työn laajuuden ympärille tulisi sisällyttää
Työsopimus vaatii yleensä enemmän kuin dokumenttieditorin.
Ympäröivän työnkulun tulisi sisältää:
- Asiakas- ja yritystiedot
- Rekisteröintipyynnöt ja selvitystiedot
- Toimitettavat tuotteet, virstanpylväät, määräajat ja poissuljetut asiat
- Tarjouksen ja hyväksynnän konteksti
- Projekti-, tehtävä-, kalenteri- ja tiedostohistoria
- Laskut, palkkiot, maksusuunnitelmat (Specialist-versiosta) ja maksutilanne
- Viestit, puhelut, ääniviestit, tekoälyyhteenvedot ja seuranta
- Raportointi asiakastoiminnasta ja tuloista, kulut Specialist-paketista ja tiimin työkuormitusnäkymä Commanderista
Jos nämä tiedot ovat erillisissä työkaluissa, laajuuden käyttö vaikeutuu työn alkaessa.
Miksi laajuus katoaa hyväksynnän jälkeen
Monet tiimit pitävät työn laajuutta myynnin artefaktina. Se luodaan työn voittamiseksi ja hylätään sitten toimituksen aikana.
Tämä luo tuttuja ongelmia:
- Tiimi ei tiedä, mitä luvattiin.
- Asiakas pyytää työtä alkuperäisen laajuuden ulkopuolella.
- Laskuja on vaikeampi perustella.
- Muutospyyntöjä käsitellään epävirallisesti.
- Tiedostojen ja muistiinpanojen jäljittäminen on vaikeaa.
- Projektiraportointi ei heijasta hyväksyttyä sopimusta.
Korjaus ei ole vain parempi asiakirja. Korjaus on työnkulku, jossa laajuus, projekti, lasku, tiedostot ja viestintä pysyvät liitettyinä.
Miten Workspace369 yhdistää laajuuden toimitukseen
Workspace369 on rakennettu yhdistetyn asiakastyön ympärille.
Sopimus voi yhdistyä:
- Asiakastietue täydellisellä historialla
- Tarjous tai tarjouspyyntö
- Projekti, tehtävätaulu, aikataulu tai muistutus
- Tiedostot ja muistiinpanot
- Saapuvat säikeet sekä tekstiviestit, puhelut ja vastaaja Voyagerista
- Laskut, palkkiot, ennakkomaksut ja maksusuunnitelmat (Specialist-tasolta alkaen)
- Tekoälyyhteenvedot ja automaatiot
- Raportointi- ja toimintahistoria
Tämä tekee laajuudesta helpomman käyttää sen hyväksymisen jälkeen.
työselostetyökalujen tarkistuslista
| Kriteerit | Miksi se on tärkeää |
|---|---|
| Asiakaskonteksti | Laajuus kuuluu suhteeseen, ei erilliseen tiedostoon |
| Tarjouksen työnkulku | Laajuus alkaa usein ennen kaupan sulkeutumista |
| Projektinhallinta | Toimituksen tulisi seurata hyväksyttyä työtä |
| Tiedosto- ja muistiinhistorian | Tukitietojen tulee pysyä löydettävissä |
| Laskut ja maksut | Laskutuksen tulisi vastata sitä, mikä on hyväksytty |
| Viestintä | Laajuuden muutokset tapahtuvat usein viesteissä ja puheluissa |
| Raportointi | Yrityksen on ymmärrettävä asiakasaktiviteetti ja tulot |
Työseloste ja laskut
Laajuus ja laskutus tulisi olla lähellä toisiaan, koska asiakkaat kysyvät usein, mitä lasku kattaa.
Kun laajuus, projekti, tiedostot ja lasku sijaitsevat yhdessä, tiimi voi vastata nopeasti:
- Mitä toimitettavia tuotteita sisältyy?
- Mikä virstanpylväs saavutettiin?
- Mikä muuttui hyväksynnän jälkeen?
- Onko maksu erääntynyt, osittainen, myöhässä vai suunniteltu?
- Mitä tukitiedostoja tai muistiinpanoja lasku selittää?
Tämä vähentää laskutuskitkaa ja tekee seurannasta selkeämpää.
Lopullinen suositus
Valitse työn laajuuden ohjelmisto, joka pysyy hyödyllisenä hyväksynnän jälkeen.
Jos tiimisi tarvitsee laajuuden, tarjoukset, projektit, laskut, maksut, tiedostot, viestit, tekoälyn ja raportoinnin yhdistettynä saman asiakastiedon ympärille, Workspace369 on vahvempi vaihtoehto. Tarjoukset, projektit, laskut, jatkuvat palvelut ja ennakkomaksut sisältyvät kaikkiin suunnitelmiin alkaen 29 dollarista kuukaudessa; hinnoittelusivu näyttää, mikä paketti lisää tekstiviestit ja puhelut (Voyager) sekä maksusuunnitelmat ja kulut (Specialist).
Valmistele yksi muutos sovittuun laajuuteen
Käytä ilmaista laajuusmuutospyynnön rakentaja vertaillaksesi alkuperäistä laajuutta pyydettyyn työhön, ehdotettuun palkkioon ja toimituspäivään. Sen tulos alkaa valmisteltuna ja odottaa päätöstä. Se ei lähetä pyyntöä, luo allekirjoitusta tai merkitse muutosta hyväksytyksi. Jos sinun on hinnoiteltava koko sitoumus ensin, käytä arviointimalli.
Hoida asiakasseuranta yhdessä työtilassa.
CRM, postilaatikko, puhelin, laskutus, maksut, projektit, tiedostot, tekoäly ja työnkulun automaatiot — yhdistettynä, ei vietyinä.
14 päivän ilmainen kokeilu. Kortti vaaditaan. Kokeilun jälkeen: alkaen 29 $/kk. Uusiutuu automaattisesti kuukausittain, kunnes peruutat. Voit peruuttaa milloin tahansa kohdasta Asetukset → Laskutus.