työselostetyökalut konsultille
Käytännöllinen opas työsopimusohjelmistoihin, joka pitää asiakaspyynnöt, tarjoukset, projektit, tiedostot, laskut, maksut ja seurannan yhdistettynä.
Nopea vastaus
- Työselostetyökalujen tulisi yhdistää hyväksytty scope asiakastietoon, tarjoukseen, projektiin, tiedostoihin, laskuun, maksutilanteeseen ja seurantaan.
- Workspace369 on rakennettu tiimeille, jotka haluavat laajuuden, toimituksen, laskutuksen, viestinnän, tekoälyn ja raportoinnin yhdessä asiakastyön työtilassa.
- Työsopimusasiakirja on hyödyllinen, mutta todellinen arvo tulee siitä, että sopimus pysyy liitettynä seuraavaan työhön.
Työsopimuksen on tarkoitus vähentää sekaannusta. Se määrittelee, mitä toimitetaan, mitä sisältyy, mitä jätetään pois, kuka on vastuussa ja miten työ etenee.
Mutta työn laajuusasiakirja voi silti irrota.
Asiakas hyväksyy laajuuden yhdessä tiedostossa. Tiimi hallitsee työtä projektisovelluksessa. Lasku on jossain muualla. Viestit ovat haudattuina sähköpostiin. Tiedostot ovat kansioissa. Maksutilaa tarkistetaan manuaalisesti.
Työselostetyökalujen tulisi pitää hyväksytty scope yhdistettynä asiakastyön elinkaareen.
Nopea vastaus
Workspace369 on vahva työnlaajuusohjelmistovaihtoehto konsultteille, toimistoille ja palveluyrityksille, jotka haluavat asiakasrekisterit, pyynnöt, tarjoukset, projektit, tiedostot, laskut, maksut, postilaatikon, tekstiviestit, puhelut, tekoälyn ja raportoinnin yhdessä paikassa.
Sen sijaan, että laajuutta käsiteltäisiin staattisena dokumenttina, Workspace369 auttaa pitämään laajuuden lähellä työtä, laskutusta ja seuraavia viestintöjä.
Mitä työn laajuuden ympärille tulisi sisällyttää
Työsopimus vaatii yleensä enemmän kuin dokumenttieditorin.
Ympäröivän työnkulun tulisi sisältää:
- Asiakas- ja yritystiedot
- Rekisteröintipyynnöt ja selvitystiedot
- Toimitettavat tuotteet, virstanpylväät, määräajat ja poissuljetut asiat
- Arvio-, tarjous- ja hyväksyntäkonteksti
- Projekti-, tehtävä-, kalenteri- ja tiedostohistoria
- Laskut, palkkiot, maksusuunnitelmat ja maksun tila
- Viestit, puhelut, ääniviestit, tekoälyyhteenvedot ja seuranta
- Raportointi asiakastoiminnasta, tuloista, kuluista ja työmäärästä
Jos nämä tiedot ovat erillisissä työkaluissa, laajuuden käyttö vaikeutuu työn alkaessa.
Miksi laajuus katoaa hyväksynnän jälkeen
Monet tiimit pitävät työn laajuutta myynnin artefaktina. Se luodaan työn voittamiseksi ja hylätään sitten toimituksen aikana.
Tämä luo tuttuja ongelmia:
- Tiimi ei tiedä, mitä luvattiin.
- Asiakas pyytää työtä alkuperäisen laajuuden ulkopuolella.
- Laskuja on vaikeampi perustella.
- Muutospyyntöjä käsitellään epävirallisesti.
- Tiedostojen ja muistiinpanojen jäljittäminen on vaikeaa.
- Projektiraportointi ei heijasta hyväksyttyä sopimusta.
Korjaus ei ole vain parempi asiakirja. Korjaus on työnkulku, jossa laajuus, projekti, lasku, tiedostot ja viestintä pysyvät liitettyinä.
Miten Workspace369 yhdistää laajuuden toimitukseen
Workspace369 on rakennettu yhdistetyn asiakastyön ympärille.
Sopimus voi yhdistyä:
- Asiakastietue täydellisellä historialla
- Arvio tai ehdotus
- Projekti, tehtävätaulu, aikataulu tai muistutus
- Tiedostot ja muistiinpanot
- Saapuneet säikeet, tekstiviestit, puhelut ja vastaaja
- Laskut, palkkiot, talletukset ja maksusuunnitelmat
- Tekoälyyhteenvedot ja automaatiot
- Raportointi- ja toimintahistoria
Tämä tekee laajuudesta helpomman käyttää sen hyväksymisen jälkeen.
työselostetyökalujen tarkistuslista
| Kriteerit | Miksi se on tärkeää |
|---|---|
| Asiakaskonteksti | Laajuus kuuluu suhteeseen, ei erilliseen tiedostoon |
| Ehdotuksen työnkulku | Laajuus alkaa usein ennen kaupan sulkeutumista |
| Projektinhallinta | Toimituksen tulisi seurata hyväksyttyä työtä |
| Tiedosto- ja muistiinhistorian | Tukitietojen tulee pysyä löydettävissä |
| Laskut ja maksut | Laskutuksen tulisi vastata sitä, mikä on hyväksytty |
| Viestintä | Laajuuden muutokset tapahtuvat usein viesteissä ja puheluissa |
| Raportointi | Yrityksen on ymmärrettävä asiakasaktiviteetti ja tulot |
Työseloste ja laskut
Laajuus ja laskutus tulisi olla lähellä toisiaan, koska asiakkaat kysyvät usein, mitä lasku kattaa.
Kun laajuus, projekti, tiedostot ja lasku sijaitsevat yhdessä, tiimi voi vastata nopeasti:
- Mitä toimitettavia tuotteita sisältyy?
- Mikä virstanpylväs saavutettiin?
- Mikä muuttui hyväksynnän jälkeen?
- Onko maksu erääntynyt, osittainen, myöhässä vai suunniteltu?
- Mitä tukitiedostoja tai muistiinpanoja lasku selittää?
Tämä vähentää laskutuskitkaa ja tekee seurannasta selkeämpää.
Lopullinen suositus
Valitse työn laajuuden ohjelmisto, joka pysyy hyödyllisenä hyväksynnän jälkeen.
Jos tiimisi tarvitsee laajuuden, tarjoukset, projektit, laskut, maksut, tiedostot, viestit, tekoälyn ja raportoinnin yhdistettynä saman asiakastiedon ympärille, Workspace369 on vahvempi vaihtoehto.