Comment configurer retainers et factures récurrentes dans Workspace369
Comment facturer vos clients réguliers selon un calendrier dans Workspace369. Ouvrez « Forfaits », sous « Finance » : un forfait facture un client à chaque cycle pour un volume convenu, sous forme de banque d'heures, de périmètre mensuel fixe ou d'acompte prépayé. Cliquez sur « Nouveau forfait », choisissez le client et définissez les heures et le prix pour chaque cycle. Les heures supplémentaires sont ajoutées à la prochaine facture, et les heures non utilisées peuvent expirer ou être reportées. L'aperçu montre ce que voit le client : les conditions sur la première facture et les heures restantes dans son portail client. Rien n'est encaissé tant que le client n'a pas réglé la première facture. Pour un montant fixe selon un calendrier, configurez une facture récurrente depuis « Factures » → « Récurrent » : partez d'un modèle comme un plan d'entretien mensuel, choisissez la fréquence d'envoi et la date de fin, laissez les clients régler chaque facture via un lien ou activer le paiement automatique, et envoyez chaque facture automatiquement ou relisez d'abord les brouillons.
Ce que vous allez apprendre
- Où trouver « Forfaits », sous « Finance », et les trois types : une banque d'heures, un périmètre mensuel fixe ou un acompte prépayé
- Comment configurer une banque d'heures : cliquez sur « Nouveau retainer », choisissez le client, puis définissez les heures et le prix pour chaque cycle
- Ce que deviennent les heures supplémentaires et non utilisées : les heures supplémentaires sont ajoutées à la prochaine facture, et les heures non utilisées peuvent expirer ou être reportées
- Ce que voit le client : les conditions sur la première facture et les heures restantes dans son portail client
- Comment configurer une facture récurrente depuis « Factures », puis « Récurrent », à partir d'un modèle comme un plan d'entretien mensuel
- Comment choisir la fréquence d'envoi et la façon dont les clients paient, et s'il faut envoyer chaque facture automatiquement ou relire d'abord les brouillons
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un retainer dans Workspace369 ?
Un forfait facture un client à chaque cycle pour un volume convenu : une banque d'heures, un périmètre mensuel fixe ou un acompte prépayé. Vous trouverez « Forfaits » sous « Finance ».
Comment configurer une banque d'heures ?
Ouvrez « Retainers » et cliquez sur « Nouveau retainer ». Une banque d'heures donne au client un nombre d'heures fixe chaque mois : choisissez le client, puis définissez les heures et le prix pour chaque cycle. Les heures supplémentaires sont ajoutées à la prochaine facture, et les heures non utilisées peuvent expirer ou être reportées.
Quand le client paie-t-il son retainer ?
Rien n'est encaissé tant que le client n'a pas réglé la première facture. L'aperçu à droite montre ce qu'il voit : les conditions sur la première facture et les heures restantes dans son portail client.
Comment configurer une facture récurrente ?
Pour un montant fixe selon un calendrier, ouvrez « Factures », puis « Récurrent », et partez d'un modèle, comme un plan d'entretien mensuel. Dans l'onglet « Répéter », choisissez la fréquence d'envoi, de chaque semaine à chaque année, et la date de fin. Le récapitulatif affiche les dates des prochaines factures. Quand tout vous convient, cliquez sur « Lancer le plan ».
Comment les clients règlent-ils une facture récurrente ?
Les clients règlent chaque facture via un lien, ou activent le paiement automatique en réglant la première. Vous pouvez envoyer chaque facture automatiquement, ou relire d'abord les brouillons : chaque brouillon est créé trois jours à l'avance et vous attend.
Transcription complète
Bon retour parmi nous. Dans cette vidéo, nous allons configurer des retainers et des factures récurrentes, pour que vos clients réguliers soient facturés selon un calendrier.
Ouvrez « Forfaits », sous « Finance ». Un forfait facture un client à chaque cycle pour un volume convenu : une banque d'heures, un périmètre mensuel fixe ou un acompte prépayé. Cliquez sur « Nouveau forfait ». Une banque d'heures donne au client un nombre d'heures fixe chaque mois. Choisissez le client, puis définissez les heures et le prix pour chaque cycle. Les heures supplémentaires sont ajoutées à la prochaine facture, et les heures non utilisées peuvent expirer ou être reportées. À droite, vous voyez ce que voit le client : les conditions sur la première facture et les heures restantes dans son portail client. Rien n'est encaissé tant que le client n'a pas réglé la première facture.
Pour un montant fixe selon un calendrier, configurez une facture récurrente. Ouvrez « Factures », puis « Récurrent ». Partez d'un modèle, comme un plan d'entretien mensuel. Dans l'onglet « Répéter », choisissez la fréquence d'envoi, de chaque semaine à chaque année, et la date de fin. Les clients règlent chaque facture via un lien, ou activent le paiement automatique en réglant la première. Envoyez chaque facture automatiquement, ou relisez d'abord les brouillons. Chaque brouillon est créé trois jours à l'avance et vous attend. Le récapitulatif affiche les dates des prochaines factures. Quand tout vous convient, cliquez sur « Lancer le plan ». Et voilà pour les forfaits et les factures récurrentes. Dans la prochaine vidéo, nous enverrons un contrat pour signature électronique.
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