Google Workspace számlázás: sablonok vs számlázási szoftver

Minden szolgáltató vállalkozás egy sablonból küldi ki az első számláját. A Google Docs vagy Sheets ingyenes, ismerős és már nyitva van.

A kérdés nem az, hogy egy sablon képes-e számlát előállítani. Képes. A kérdés az, hogy meddig marad a sablon a rendszer — mert a számlázás nem dokumentum, hanem munkafolyamat.

Gyors válasz

Használjon egy Google Docs vagy Sheets számlasablon alkalmi, egyszeri számlázáshoz. Lépjen tovább a számlázási szoftver amikor a számláknak számozottnak és nyomon követhetőnek kell maradniuk, fizetési állapottal, emlékeztető sorozatokkal, kiadásokkal és jelentésekkel.

Sablonok vs számlázási szoftver

Amit egy sablon valójában jól csinál

A Docs vagy Sheets sablon becsületes a korlátaival kapcsolatban, és hasznos bennük:

• Gyorsan prezentálható számladokumentumot állít elő
• Nem kerül semmibe, és olyan eszközökben él, amelyekkel az ügyfél már rendelkezik
• Működik az első néhány számlához

A hibák szerkezeti jellegűek, nem kozmetikaiak:

• Számozás elcsúszik — a 26-4. számla kétszer létezik, mert valaki rossz fájlt másolt
• Nincs állapot — „fizettek?” megköveteli az e-mailek és a banki alkalmazás átkutatását
• Nincsenek emlékeztetők — az utánkövetés attól függ, ki emlékszik rá
• Nincs fizetési lépés — az ügyfél megkérdezi, hogyan fizessen, és a válasz egy szál
• Nincs jelentés — a követelések, a bevételek és a kiadások egy másik táblázatban épülnek újjá

Amit a számlázási szoftver hozzáad

A számlázási szoftver a számlát az ügyfélmunka rekordjában tartja:

• Szekvenciális számozás és tételes sorok összegekkel
• Fizetési linkek, így a fizetés az egyszerű következő lépés
• Automatikus állapotfrissítés — fizetett, nyitott, késedelmes
• Emlékeztető sorozatok, amelyek akkor is futnak, ha valaki emlékszik rájuk, vagy sem
• Ügyfélrekordok, fájlok, kiadások és kommunikáció a számla mellett
• Jelentés a követelésekről, bevételekről és az ügyfél értékéről

A Workspace369 futtatja ezt a modellt: az ajánlatokból fizetési linkkel ellátott számlák lesznek, az állapot frissül, amikor az ügyfél fizet, és az utánkövetés automatizált sorozatként futhat.

Ha Ön a kettő között van, a mi ingyenes számlagenerátor tiszta, számozott számlát hoz létre az oldalon, nincs regisztráció — és pontosan megmutatja, hol ér véget egy sablon.

Hogyan néz ki a munkafolyamat, miután a számla elhagyta a Dokumentumokat

A korábbi sablonhibák – számozás, státusz, fizetés, utókövetés – azok a részek, amelyeket egy rendszer alapértelmezetten kezel. Nyisson meg egy számlát a Workspace369-ben, és a szám már hozzá van rendelve, az ügyfél számlázási adatai a tételes sorok mellett helyezkednek el, és az élő előnézet pontosan megmutatja, mit kap az ügyfél: a státuszjelzőt, a még esedékes összeget és a Fizetés most gombot.

Ez a Fizetés most lépés az, ahol az e-mail szál véget ér. Ahelyett, hogy válaszolna a „hogyan fizetek?” kérdésre, a számla a következővel kerül kiküldésre: beépített fizetés, és a státuszfrissítések önmagukban érkeznek, amikor pénz érkezik – fizetett, nyitott vagy késedelmes, látható a banki alkalmazás keresése nélkül. A részleges fizetéseket ugyanúgy követik nyomon: a fenti számla 600 dollárt mutat, amelyet eddig a teljes összeg ellenében fizettek ki.

Az utókövetés is így működik. Egy késedelmes számla sürgetése automatizált munkafolyamatként fut ahelyett, hogy memóriára támaszkodna, és amikor a következő munka elkezdődik, az ajánlat, amely megnyerte a munkát számlává válik az újraírás helyett. A kép telefonon is megmarad – a számlalistában ügyfélként láthatók a státuszok és az összegek, és a kiadások mellette helyezkednek el, így a követelések nem élnek tovább egy második táblázatban.

Végső ajánlás

Használja a sablont az első számlához. Használjon számlázási szoftvert, amint a számlázás rendszeres — attól a pillanattól kezdve, amikor a számozás, az állapot, az emlékeztetők és a jelentések fontosabbak, mint a dokumentum.

Tekintse át a számlák funkció a működési modellhez, a CRM számlázási központtal a csatlakoztatott munkafolyamathoz, vagy a Excel számla sablon alternatíva a táblázat-oldali összehasonlításhoz.