クライアントオンボーディングを自動化するには、クライアントが「はい」と言った後に繰り返される各瞬間に1つのワークフローを構築します。提案書が承認された、契約が署名された、支払いを受け取った。各ワークフローは短い個人的なメールを送信し、担当者にタスクを作成し、適切な場合はクライアントを次のステージに移動させ、そのトリガーが発火するたびに自動的に実行されます。キックオフアジェンダなどの判断はあなたに残ります。
主なポイント
- クライアントオンボーディングを自動化するには、クライアントが「はい」と言った後に何が起こるかをリストし、繰り返される手順を保持し、トリガーごとに1つのワークフローを構築します。提案書が承認された、契約が署名された、支払いを受け取った。
- 承認後の予測可能な瞬間を自動化します：感謝のメッセージ、担当者へのタスク、ステージ変更、最初の請求書。判断が必要な部分は人間が行います。
- ワークフローを一度構築して有効化するまで、何も自動実行されません。その後は、同じトリガーが毎回起動します。
- 提案承認、契約署名、支払い受領に関連する3つのワークフローから始め、プランに含まれている場合のみSMSを追加します。
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クライアントオンボーディングをステップバイステップで自動化する方法自動化する価値があるもの重要な3つのトリガー利用可能なアクション3つの開始ワークフローWorkspace369で一度設定プランに含めるべきこと製品のどこに表示されるか避けるべき間違い作業例：ブランディングプロジェクトどのように機能しているかを知る方法最終推奨
クライアントオンボーディングをステップバイステップで自動化する方法
- 「はい」からキックオフまでの全ステップをリストアップしてください。 提案書が承認された後に今日行うことを書き留めてください。お礼、契約、頭金請求書、アンケート、キックオフコール。
- 毎回同じステップに印を付けてください。 それらは自動化されます。スコープ設定、キックオフアジェンダ、クリエイティブブリーフは担当者に残ります。
- 各グループのトリガーを選択してください： 提案承認、契約完了、または支払い受領。
- トリガーごとに1つのワークフローを構築します。 それぞれがメールを送信し、担当者にタスクを作成します。最初のものだけがクライアントのステージも移動させます。以下に示す3つの開始ワークフローはコピー可能です。
- あなた自身の言葉でメールを作成してください。 クライアント名とプロジェクト名が表示され、あなたが送信したように見えます。
- サンプルクライアントでテストしてから有効化してください。 あなたが実行するまで、何も実行されません。
- 実行ログを確認する 最初の実際のクライアントの後、二重に実行された、または全く実行されなかったステップを修正します。
同じ手順で、提案書が承認された後の自動化可能な部分を対象とするこのガイドに従って、あらゆるサービス業の顧客オンボーディングまたは新規クライアントオンボーディングを自動化します。 最高のクライアントオンボーディングソフトウェア比較 ツールをカバーし、 代理店向けクライアントオンボーディングチェックリスト プロセス全体をカバーします。
自動化する価値があるもの
簡単なテストを使用します：毎回同じメッセージを書き、同じクリックを行いますか？もしそうなら、自動化します。
| 瞬間 | 自動化 | 人間関係を維持する |
|---|---|---|
| 提案承認済み | お礼メール、タスク「キックオフをスケジュール」、クライアントはアクティブに移行 | キックオフ日の選択 |
| 契約署名済み | 確認、内部通知、最初のステップメール | 特別な条項を読む |
| 支払い済み | 領収書、「開始日は保持されます」というメモ | リソース計画 |
| キックオフ前 | アンケートリンク付きリマインダー | キックオフコール自体 |
重要な3つのトリガー
内で必要とするチームにとって強力なソリューションです。Workspace369のワークフローは、クライアントレコード全体で発生するイベントから開始できます。たとえば、 クライアントオンボーディング、3つがコアです。
- 提案書承諾済み。 クライアントが「はい」と言いました。これは、それを認識する最も速いチャンスです。
- 契約完了。 すべての署名者が完了しました。開始プロセスを確認しても安全です。
- 支払い済み。 保証金または請求書がクリアされました。開始日を保持しても安全です。
4つ目の、 予約作成済み、発見コールやオンボーディングセッションの予約ページを運営している場合に役立ちます。
知っておくべき組み込みステップが1つあります。提案書に契約書が添付されている場合、契約書は受諾時に自動的に送信されます。これはあなたが構築するワークフローではなく、手作業を1つ省きます。
利用可能なアクション
ワークフロー内でステップを連鎖させることができます。オンボーディングで重要なのは次のステップです。
- 送信する メール （全プラン）。
- 送信する SMS （Voyager以上）。
- タスクを作成する、あなたまたはチームメンバーに割り当てられます。
- 内部送信 通知.
- チームメンバーを割り当てる クライアントへ。
- クライアントのステージを移動する、例えばリードからアクティブへの移行など。
- フィールドを設定する または タグを追加、「オンボーディング」のような。
- 提案書を請求書に変換する および 請求書を送信する.
- 契約書を送る および リマインド 署名されていないものについて。
今日存在しないもの：プロジェクトを作成するステップ、またはクライアントをポータルに招待するステップ。これら2つは手動で計画するか、ウェルカムメールに指示として追加してください。
3つの開始ワークフロー
ワークフロー1：提案書承認
- トリガー： 提案書承諾済み。
- アクション： クライアントにメールし、「キックオフコールスケジュール」というタスクを2日以内に作成し、クライアントをアクティブに移動させます。
メールコピー：
件名：参加しました、 名
受け入れてくれてありがとう プロジェクト 提案書です。次に、契約書に署名していただき、その後、キックオフの質問をいくつかお送りします。キックオフの時間を決めるために、1営業日以内にご連絡します。
サイモン
ワークフロー2：契約署名
- トリガー： 契約完了。
- アクション： 内部通知を送信し、クライアントにアンケートをメールで送信し、「オンボーディング」タグを追加し、「アンケート回答の確認」タスクをキックオフ前に期限切れで作成します。
ワークフロー3：支払い受領
- トリガー： 支払い済み。
- アクション： クライアントに「開始日は確保されています」とメールし、「資産注文/請負業者予約」というタスクを作成し、担当チームメンバーに通知します。
デポジットの後に最初の請求書が続く場合、提案書から請求書を送信するステップを追加できます。文言については、 クライアントオンボーディングアンケート.
Workspace369で一度設定
あなたは作成者であり、セットアップは一度限りの作業です。
- ワークフローを開き、「承諾された提案書の引き渡し」や「契約書に署名済みのお礼」などのテンプレートから開始します。これらは単一のお礼メールなので、開始点として扱ってください。
- メールをあなた自身の声で書き直してください。クライアント名とプロジェクト名を使用してください。
- タスクとステージ変更を追加します。
- 有効化する前に、サンプルクライアントでテストを実行してください。
- アクティブ化します。最初の実際の承諾後に実行ログを確認してください。
有効化するまで何も実行されません。それが正直な取引です。今は数分、後で手作業なし。
プランに含めるべきこと
Cadet（$29/月）には、最大3つのアクティブなワークフローを持つメール自動化が含まれており、これは上記の3つを正確にカバーしています。Voyager（$74/月）はSMSステップと最大10のアクティブなワークフローを追加します。Specialist（$149/月）は25を許可します。CommanderとEnterpriseは無制限で、AIで作成されたワークフローを追加します。確認してください 価格設定 現在のマトリックスのために。
製品のどこに表示されるか
参照 ワークフロー自動化 トリガーとアクションの詳細については。この連鎖を開始する提案書は、 提案書と見積もり、そしてクライアントが後で表示するのは クライアントポータル.
上記の承認済み状態は、クライアントが「はい」と言った直後に表示されるものです。あなたの承認ワークフローは同時にトリガーされるため、お礼メールは契約書と同時に届きます。
避けるべき間違い
- 最初の週の過剰な自動化。 1日に3つのメッセージはスパムのように感じられます。間隔を空けてください。
- 一般的なコピー。 どの会社でも送信できるようなものであれば、書き直してください。
- 人間的なステップを忘れる。 すべての自動フローは、担当者に割り当てられたタスクで終了する必要があります。
- ポータルがセットアップされていると仮定します。 ポータルアクセスはクライアントにとって個別のオプトインなので、ウェルカムメールでその旨を伝えてください。
- テストなし。 最初にワークフローを自分自身に対して実行してください。
作業例：ブランディングプロジェクト
$4,800（仮の例金額）で価格設定されたブランドアイデンティティプロジェクトを販売し、40パーセントの前金と契約書が添付されているとします。前金は$4,800 × 0.40 = $1,920です。3つのワークフローがライブでどのように機能するかを以下に示します。
- クライアントは提案を受け入れ、$1,920（$4,800の40パーセント）の手付金をお支払いになります。ワークフロー1が感謝のメールを送信し、「キックオフのスケジュール設定」タスクを作成します。契約書は自動的に送信されます。
- クライアントが署名します。ワークフロー2はあなたに通知し、アンケートリンクを送信し、クライアントに「オンボーディング」タグを付けます。
- 支払いが記録されました。ワークフロー3は、保持された開始日を確認し、ブランドアセットを収集するためのタスクを作成します。
あなたはそれに何も触れていません。初日に行うことは、アンケートの回答を読み、キックオフコールを実行することです。これはクライアントがあなたに支払っている部分です。金額は、プロジェクトがどのように分割されるかを示すために発明されたものであり、ベンチマークや推奨価格ではありません。
どのように機能しているかを知る方法
最初の数人のクライアントの後、3つのことを確認してください。各トリガーは1回だけ発火しましたか？メールはあなたが書いたように読めましたか？すべてのタスクは、設定した時間内に担当者によって完了しましたか？実行ログは、何が実行されたかを示しているので、見逃されたステップや二重のステップは隠されるのではなく、表示されます。より多くのワークフローを追加する前にコピーを調整し、まだ会ったことのないクライアントのために12ステップのシーケンスを構築することは避けてください。
最終推奨
3つのワークフローから始めて、それぞれを人間のタスクで終了させ、最初の数人のクライアントの後に実行ログを確認してください。それらを取り巻くより広いプロセスについては、以下を参照してください。 オンボーディングチェックリスト そして オンボーディングソフトウェアショートリスト.
クライアントフォローアップを1つのワークスペースで実行。
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