クライアントオンボーディング自動化：提案書承諾後に自動化すること（2026年）

クイックアンサー

3つのワークフローを作成します：提案承諾用、契約書署名用、支払い受領用。それぞれが短く個人的なメールを送信し、あなたのためにタスクを作成し、クライアントをステージに沿って移動させます。最初の請求書を適切な場所に追加します。これらは一度作成すれば、トリガーが発生するたびに実行されます。判断が必要なもの、例えばキックオフアジェンダやクリエイティブブリーフなどは、自分のタスクリストに残しておきます。

自動化する価値があるもの

簡単なテストを使用します：毎回同じメッセージを書き、同じクリックを行いますか？もしそうなら、自動化します。

重要な3つのトリガー

Workspace369のワークフローは、クライアントレコード全体にわたるイベントで開始できます。オンボーディングには、3つがコアです：

1. 提案書承諾済み。 クライアントが「はい」と言いました。これは、それを認識する最も速いチャンスです。
2. 契約完了。 すべての署名者が完了しました。開始プロセスを確認しても安全です。
3. 支払い済み。 保証金または請求書がクリアされました。開始日を保持しても安全です。

4つ目の、 予約作成済み、発見コールやオンボーディングセッションの予約ページを運営している場合に役立ちます。

知っておくべき組み込みステップが1つあります。提案書に契約書が添付されている場合、契約書は受諾時に自動的に送信されます。これはあなたが構築するワークフローではなく、手作業を1つ省きます。

利用可能なアクション

ワークフロー内でステップを連鎖させることができます。オンボーディングで重要なのは次のステップです。

• 送信する メール （全プラン）。
• 送信する SMS （Voyager以上）。
• タスクを作成する、あなたまたはチームメンバーに割り当てられます。
• 内部送信 通知.
• チームメンバーを割り当てる クライアントへ。
• クライアントのステージを移動する、例えばリードからアクティブへの移行など。
• フィールドを設定する または タグを追加、「オンボーディング」のような。
• 提案書を請求書に変換する および 請求書を送信する.
• 契約書を送る および リマインド 署名されていないものについて。

今日存在しないもの：プロジェクトを作成するステップ、またはクライアントをポータルに招待するステップ。これら2つは手動で計画するか、ウェルカムメールに指示として追加してください。

3つの開始ワークフロー

ワークフロー1：提案書承認

• トリガー： 提案書承諾済み。
• アクション： クライアントにメールし、「キックオフコールスケジュール」というタスクを2日以内に作成し、クライアントをアクティブに移動させます。

メールコピー：

件名：参加しました、 名

受け入れてくれてありがとう プロジェクト 提案書です。次に、契約書に署名していただき、その後、キックオフの質問をいくつかお送りします。キックオフの時間を決めるために、1営業日以内にご連絡します。

サイモン

ワークフロー2：契約署名

• トリガー： 契約完了。
• アクション： あなたへの内部通知、クライアントへのアンケートメール送信、「オンボーディング」タグの追加。

ワークフロー3：支払い受領

• トリガー： 支払い済み。
• アクション： クライアントに「開始日は確保されています」とメールし、「資産注文/請負業者予約」というタスクを作成し、担当チームメンバーに通知します。

デポジットの後に最初の請求書が続く場合、提案書から請求書を送信するステップを追加できます。文言については、 クライアントオンボーディングアンケート.

一度設定すれば完了

あなたは作成者であり、セットアップは一度限りの作業です。

1. ワークフローを開き、「承諾された提案書の引き渡し」や「契約書に署名済みのお礼」などのテンプレートから開始します。これらは単一のお礼メールなので、開始点として扱ってください。
2. メールをあなた自身の声で書き直してください。クライアント名とプロジェクト名を使用してください。
3. タスクとステージ変更を追加します。
4. 有効化する前に、サンプルクライアントでテストを実行してください。
5. アクティブ化します。最初の実際の承諾後に実行ログを確認してください。

有効化するまで何も実行されません。それが正直な取引です。今は数分、後で手作業なし。

プランに含めるべきこと

Cadet（$29/月）には、最大3つのアクティブなワークフローを持つメール自動化が含まれており、これは上記の3つを正確にカバーしています。Voyager（$74/月）はSMSステップと最大10のアクティブなワークフローを追加します。Specialist（$149/月）は25を許可します。CommanderとEnterpriseは無制限で、AIで作成されたワークフローを追加します。確認してください 価格設定 現在のマトリックスのために。

製品のどこに表示されるか

参照 ワークフロー自動化 トリガーとアクションの詳細については。この連鎖を開始する提案書は、 提案書と見積もり、そしてクライアントが後で表示するのは クライアントポータル.

上記の承認済み状態は、クライアントが「はい」と言った直後に表示されるものです。あなたの承認ワークフローは同時にトリガーされるため、お礼メールは契約書と同時に届きます。

避けるべき間違い

• 最初の週の過剰な自動化。 1日に3つのメッセージはスパムのように感じられます。間隔を空けてください。
• 一般的なコピー。 どの会社でも送信できるようなものであれば、書き直してください。
• 人間的なステップを忘れる。 すべての自動フローは、担当者に割り当てられたタスクで終了する必要があります。
• ポータルがセットアップされていると仮定します。 ポータルアクセスはクライアントにとって個別のオプトインなので、ウェルカムメールでその旨を伝えてください。
• テストなし。 最初にワークフローを自分自身に対して実行してください。

作業例：ブランディングプロジェクト

4,800ドルのブランドアイデンティティプロジェクトを、40%のデポジットと添付された契約書で販売するとします。3つのワークフローがライブの場合、何が起こるかはこちらです:

1. クライアントが提案書を受け入れ、1,920ドルの保証金を支払います。ワークフロー1はお礼を送信し、「キックオフをスケジュール」タスクを作成します。契約書は自動的に送信されます。
2. クライアントが署名します。ワークフロー2はあなたに通知し、アンケートリンクを送信し、クライアントに「オンボーディング」タグを付けます。
3. 支払いが記録されました。ワークフロー3は、保持された開始日を確認し、ブランドアセットを収集するためのタスクを作成します。

あなたは何も触れていません。初日に行うことは、アンケートの回答を読み、キックオフコールを実行することです。これはクライアントがあなたに支払っている部分です。数値は、プロジェクトがどのように分割されるかの例であり、ベンチマークではありません。

どのように機能しているかを知る方法

最初の数人のクライアントの後、3つのことを確認してください。各トリガーは1回だけ発火しましたか？メールはあなたが書いたように読めましたか？すべてのタスクは、設定した時間内に担当者によって完了しましたか？実行ログは、何が実行されたかを示しているので、見逃されたステップや二重のステップは隠されるのではなく、表示されます。より多くのワークフローを追加する前にコピーを調整し、まだ会ったことのないクライアントのために12ステップのシーケンスを構築することは避けてください。

最終推奨

3つのワークフローから始めて、それぞれを人間のタスクで終了させ、最初の数人のクライアントの後に実行ログを確認してください。それらを取り巻くより広いプロセスについては、以下を参照してください。 オンボーディングチェックリスト そして オンボーディングソフトウェアショートリスト.