請求書のための延滞金フォローアップシーケンス
期日前、期日、期日超過、およびエスカレーションのための実際的なタイミングとメッセージ例を含む、プロフェッショナルな支払い遅延フォローアップシーケンス。
クイックアンサー
- 請求書が大幅に延滞するのを待つのではなく、期日の前に丁寧なリマインダーから始めます。
- 各メッセージには、請求書番号、金額、期日、支払いリンク、および異議申し立てを報告する方法を含める必要があります。
- エスカレーションは、契約、関係、内部ポリシー、および適用される法律に従う必要があります。
支払い遅延のフォローアップシーケンスは、クライアントが残高を理解し、行動しやすくするはずです。それは非難から始まるべきではありません。請求書の遅延には多くの理由があります。バイヤーがメッセージを見逃した、承認者が不在、発注書が見つからない、支払いが別の参照で送信された、またはクライアントが作業の一部に異議を唱えている。
以下のシーケンスは運用ガイダンスであり、法的アドバイスではありません。契約、会社方針、および適用法に従ってください。
リマインダーを送信する前に
確認:
- 請求書は正しい請求先担当者に送信されました
- 金額、期日、税金、支払い指示が正しい
- 必要な購入注文またはベンダーの詳細が存在します
- 他にクレジット、支払い、または紛争が記録されていない
- 約束された作業またはマイルストーンが完了しました
- 支払いリンクが機能します
期日の5日前：確認リマインダー
件名: 請求書1042は7月15日までに支払期日です
ジョーダンさん、こんにちは
請求書 1042（2,450 ドル）が 7 月 15 日に期日を迎えることを思い出してください。ここで確認して支払うことができます： 支払いリンク。便宜のためにコピーを添付しました。
チームが購入注文書、ベンダー文書、またはその他の詳細を処理するために必要とする場合は、お知らせください。
ありがとうございます、アレックス
期日: 支払い確認
件名: 請求書1042は本日支払期日です
ジョーダンさん、こんにちは
請求書1042（2,450ドル）は本日支払期日です。支払いリンクはこちらです： 支払いリンク。支払いがすでに送信されている場合は、参照を共有していただければ記録を更新します。
ありがとう、アレックス
3日遅延：直接フォローアップ
件名: 未払い請求書1042のフォローアップ
ジョーダンさん、こんにちは
請求書1042（2,450ドル）は7月15日に支払期日でしたが、まだ未払いとなっています。支払い予定日をお知らせいただくか、承認を妨げているものがないかお知らせください。
請求書： リンク 支払い: 支払いリンク
ありがとうございます、アレックス
10日超過：確実な期日を要求する
件名: 請求書1042の支払い期日リクエスト
ジョーダンさん、こんにちは
請求書1042について再度フォローアップいたします。現在10日遅延しています。7月27日までに支払い日を確認してください。異議がある場合や書類が不足している場合は、詳細を添えて返信してください。迅速に解決いたします。
アレックスより
エスカレーション
より大きな、または繰り返し遅延している残高については、プロジェクトスポンサーおよび請求担当者に連絡し、以前のフォローアップを文書化し、契約に定義されたエスカレーションプロセスを使用してください。作業の一時停止、契約上の遅延手数料の請求、正式な要求の送信、または回収の使用に関する決定は、適切な法的および管理レビューを受ける必要があります。
クライアントレコード内のシーケンスを追跡する
チームは、請求書、期日、支払いステータス、以前のリマインダー、クライアントの返信、異議、約束、および次のアクションを一緒に見るべきです。 フリーランサー向け請求ソフトウェア そして接続されたクライアントワークシステムは、スプレッドシートの推測ではなく、完全なレコードに基づいたリマインダーであるため、フォローアップをよりプロフェッショナルにします。