請求書のための延滞金フォローアップシーケンス

支払い遅延のフォローアップシーケンスは、クライアントが残高を理解し、行動しやすくするはずです。それは非難から始まるべきではありません。請求書の遅延には多くの理由があります。バイヤーがメッセージを見逃した、承認者が不在、発注書が見つからない、支払いが別の参照で送信された、またはクライアントが作業の一部に異議を唱えている。

以下のシーケンスは運用上のガイダンスであり、法的アドバイスではありません。契約、会社方針、適用法に従ってください。各タッチがいつ送信されるか、つまりタイミングをカバーしています。文言自体については、 支払いリマインダーメッセージの例 すぐに送信できるテキストとメールを提供します。

リマインダーを送信する前に

確認:

• 請求書は正しい請求先担当者に送信されました
• 金額、期日、税金、支払い指示が正しい
• 必要な購入注文またはベンダーの詳細が存在します
• 他にクレジット、支払い、または紛争が記録されていない
• 約束された作業またはマイルストーンが完了しました
• 支払いリンクが機能します

期日の5日前：確認リマインダー

件名: 請求書1042は7月15日までに支払期日です

ジョーダンさん、こんにちは

請求書 1042（2,450 ドル）が 7 月 15 日に期日を迎えることを思い出してください。ここで確認して支払うことができます： 支払いリンク。便宜のためにコピーを添付しました。

チームが購入注文書、ベンダー文書、またはその他の詳細を処理するために必要とする場合は、お知らせください。

ありがとうございます、アレックス

期日: 支払い確認

件名: 請求書1042は本日支払期日です

ジョーダンさん、こんにちは

請求書1042（2,450ドル）は本日支払期日です。支払いリンクはこちらです： 支払いリンク。支払いがすでに送信されている場合は、参照を共有していただければ記録を更新します。

ありがとう、アレックス

3日遅延：直接フォローアップ

件名: 未払い請求書1042のフォローアップ

ジョーダンさん、こんにちは

請求書1042（2,450ドル）は7月15日に支払期日でしたが、まだ未払いとなっています。支払い予定日をお知らせいただくか、承認を妨げているものがないかお知らせください。

請求書： リンク 支払い: 支払いリンク

ありがとうございます、アレックス

10日超過：確実な期日を要求する

件名: 請求書1042の支払い期日リクエスト

ジョーダンさん、こんにちは

請求書1042について再度フォローアップいたします。現在10日遅延しています。7月27日までに支払い日を確認してください。異議がある場合や書類が不足している場合は、詳細を添えて返信してください。迅速に解決いたします。

アレックスより

エスカレーション

より大きな、または繰り返し遅延している残高については、プロジェクトスポンサーおよび請求担当者に連絡し、以前のフォローアップを文書化し、契約に定義されたエスカレーションプロセスを使用してください。作業の一時停止、契約上の遅延手数料の請求、正式な要求の送信、または回収の使用に関する決定は、適切な法的および管理レビューを受ける必要があります。

クライアントレコード内のシーケンスを追跡する

チームは、請求書、期日、支払いステータス、以前のリマインダー、クライアントの返信、異議、約束、および次のアクションを一緒に見るべきです。 フリーランサー向け請求ソフトウェア そして接続されたクライアントワークシステムは、スプレッドシートの推測ではなく、完全なレコードに基づいたリマインダーであるため、フォローアップをよりプロフェッショナルにします。