Microsoft 365共有受信トレイ：オプションと代替案

Microsoft 365は、複数の方法で共有受信トレイをサポートできます。実用的な選択肢は通常、Outlook共有メールボックス、Microsoft 365グループ、および専用の共有受信トレイプラットフォームのいずれかです。

最適なオプションは、メッセージが到着した後にチームが何をしたいかに依存します。目標が単に少数の人々が1つのアドレスから返信できるようにすることである場合、共有メールボックスで十分かもしれません。チームがグループ会話の周りにワークスペースを望む場合、Microsoft 365グループは構造を追加します。メッセージをクライアントワークにする必要がある場合、受信トレイには広範なオペレーティングシステムが必要になるかもしれません。

クイックアンサー

使用する Outlook共有メールボックス 小規模チームが1つのアドレスから読み取りおよび返信する必要がある場合。 Microsoft 365グループ チームが共有カレンダー、ファイル、および受信トレイの周りの計画も望む場合。 専用共有受信トレイソフトウェア メールがCRM、電話、SMS、リクエスト、プロジェクト、ファイル、請求書、支払い、自動化、レポートに接続されたままであるとき。

Microsoft 365で共有受信トレイを作成する3つの方法

オプション1：Outlook共有メールボックス

Outlook共有メールボックスは、複数の人が1つのアドレス（support@やinfo@など）からメールを読み取り、送信できるようにします。これは、誰がどの返信を所有しているかをすでに知っている小規模な運用チームにとって、簡単な選択肢です。

以下の場合、共有メールボックスで十分なことが多いです。

• チームは小さいです
• 1つのアドレスが真実の源
• 所有権は非公式に調整されます
• 共有する必要があるのはメールチャネルのみである

限界は、メールボックスがメールで失敗することではありません。メールボックスアクセスだけでは、接続されたクライアントワークフロー — 説明責任のある割り当てなし、解決状態なし、クライアントレコードへのリンクなし — を作成しないことです。

オプション2：Microsoft 365グループ

Microsoft 365グループは、共有受信トレイをより広範なワークスペース（グループカレンダー、ドキュメントライブラリ、Plannerボード）でラップします。Microsoft 365環境を離れることなく、会話を中心としたコラボレーションをしたいチームに適しています。

グループが有用な構造を追加するのは、次の場合です。

• 会話には、関連ファイルとスケジューリングのための場所が必要
• チームはすでにOutlook、Teams、SharePointで生活しています
• 基本的な調整は、調整がないよりも優れている

トレードオフは、グループモデルがまだコラボレーションレイヤーに存在することです。会話をクライアントレコード、オープンプロジェクト、未払い請求書、またはフォローアップ自動化に接続しません。

オプション3：専用共有受信トレイソフトウェア

メッセージが単なるメールではなく、クライアントワークの開始である場合に、専用共有受信トレイソフトウェアが役立ちます。クライアントメッセージには、所有者、ステータス、およびそれらを取り巻くすべてへの接続が必要です。

つまり、受信トレイは次のものに接続されます。

• CRMレコードとクライアント履歴
• 電話、SMS、ボイスメールを同じ場所で
• リクエスト、プロジェクト、ファイル、およびタスク
• 見積もり、請求書、支払い、および支払いプラン
• フォローアップとリマインダーのための自動化
• チャネル全体でのレポート

Workspace369はその運用モデルを実行します。メール、SMS、電話、ボイスメールがクライアントレコード、プロジェクト、請求書の隣にある1つの共有受信トレイ。また、に接続します Microsoft 365 チームがそのエコシステムを維持したい場合。

最終推奨

チームが1つのアドレスからのみ返信する必要がある場合は、Outlook共有メールボックスから始めます。ファイルとスケジューリングをその隣に置きたい場合は、Microsoft 365グループに移行します。メッセージを所有権とコンテキストを持つクライアントワークにする必要がある場合は、専用ソフトウェアを選択します。

レビュー 共有受信トレイソフトウェアハブ 運用モデルのために、または比較してください Google Workspace共有受信トレイオプション チームがエコシステム間で決定している場合。