Microsoft 365は、複数の方法で共有受信トレイをサポートできます。実用的な選択肢は通常、Outlook共有メールボックス、Microsoft 365グループ、および専用の共有受信トレイプラットフォームのいずれかです。
最適なオプションは、メッセージが到着した後にチームが何をしたいかに依存します。目標が単に少数の人々が1つのアドレスから返信できるようにすることである場合、共有メールボックスで十分かもしれません。チームがグループ会話の周りにワークスペースを望む場合、Microsoft 365グループは構造を追加します。メッセージをクライアントワークにする必要がある場合、受信トレイには広範なオペレーティングシステムが必要になるかもしれません。
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クイックアンサーMicrosoft 365で共有受信トレイを作成する3つの方法オプション1：Outlook共有メールボックスオプション2：Microsoft 365グループオプション3：専用共有受信トレイソフトウェア最終推奨
クイックアンサー
使用する Outlook共有メールボックス 小規模チームが1つのアドレスから読み取りおよび返信する必要がある場合。 Microsoft 365グループ チームが共有カレンダー、ファイル、および受信トレイの周りの計画も望む場合。 専用共有受信トレイソフトウェア メールがCRM、電話、SMS、リクエスト、プロジェクト、ファイル、請求書、支払い、自動化、レポートに接続されたままであるとき。
Microsoft 365で共有受信トレイを作成する3つの方法
| アプローチ | ～に最適 | 重要なトレードオフ |
|---|---|---|
| Outlook共有メールボックス | 1つのアドレスから返信する少人数のグループ | 広範なワークキューまたはクライアントオペレーションレイヤーなしの共有メールアクセス |
| Microsoft 365グループ | 受信トレイに加えてカレンダー、ファイル、Plannerを求めるチーム | コラボレーションは、完全なCRM、プロジェクト、および請求ワークフローではなく、Microsoft 365グループモデル内に留まります |
| 専用共有受信トレイソフトウェア | メール、通話、SMS、納品、請求を網羅するクライアントコミュニケーション | 周囲のクライアントワークも統合しない限り、別のプラットフォームを追加します |
オプション1：Outlook共有メールボックス
Outlook共有メールボックスは、複数の人が1つのアドレス（support@やinfo@など）からメールを読み取り、送信できるようにします。これは、誰がどの返信を所有しているかをすでに知っている小規模な運用チームにとって、簡単な選択肢です。
Microsoftの 共有メールボックスのガイダンス、2026年10月24日に読み取られたものは、制限を設定します。共有メールボックスは、独自のライセンスなしで最大50GBを保持できますが、それを開くすべてのユーザーはライセンス付きのExchange Onlineメールボックスが必要です。最大25ユーザーをサポートし、組織内のユーザーのみが使用でき、メンバーがメッセージを削除するのを防ぐことはできません。より大規模なチーム、外部メンバー、または削除に対するより厳格な制御のために、Microsoftは代わりにMicrosoft 365グループを推奨しています。
以下の場合、共有メールボックスで十分なことが多いです。
- チームは小さいです
- 1つのアドレスが真実の源
- 所有権は非公式に調整されます
- 共有する必要があるのはメールチャネルのみである
限界は、メールボックスがメールで失敗することではありません。メールボックスアクセスだけでは、接続されたクライアントワークフロー — 説明責任のある割り当てなし、解決状態なし、クライアントレコードへのリンクなし — を作成しないことです。
オプション2：Microsoft 365グループ
Microsoft 365グループは、共有受信トレイをより広範なワークスペース（グループカレンダー、ドキュメントライブラリ、Plannerボード）でラップします。Microsoft 365環境を離れることなく、会話を中心としたコラボレーションをしたいチームに適しています。
Microsoftの グループタイプの比較 各グループは、メンバーにグループメールと、会話、ファイル、カレンダーイベント用の共有ワークスペース、およびプランナーを提供すると述べています。管理者は、社外のゲストを招待でき、メンバーがグループアドレスから送信できるように設定できます。
グループが有用な構造を追加するのは、次の場合です。
- 会話には、関連ファイルとスケジューリングのための場所が必要
- チームはすでにOutlook、Teams、SharePointで生活しています
- 基本的な調整は、調整がないよりも優れている
トレードオフは、グループモデルがまだコラボレーションレイヤーに存在することです。会話をクライアントレコード、オープンプロジェクト、未払い請求書、またはフォローアップ自動化に接続しません。
オプション3：専用共有受信トレイソフトウェア
メッセージが単なるメールではなく、クライアントワークの開始である場合に、専用共有受信トレイソフトウェアが役立ちます。クライアントメッセージには、所有者、ステータス、およびそれらを取り巻くすべてへの接続が必要です。
つまり、受信トレイは次のものに接続されます。
- CRMレコードとクライアント履歴
- 電話、SMS、ボイスメールを同じ場所で
- リクエスト、プロジェクト、ファイル、およびタスク
- 提案、請求書、支払い、および支払いプラン（Specialistからの支払いプラン）
- フォローアップとリマインダーのための自動化
- チャネル全体でのレポート
Workspace369はその運用モデルを実行します。メール、SMS、通話、ボイスメールがクライアントレコード、プロジェクト、請求書の隣に配置される共有受信トレイです。Microsoft 365メールは、ワークスペースアドレスにコピーを送信するルール（管理者が外部転送を許可する必要がある場合があります）で転送でき、管理者が有効にしたSMTP経由での送信とワンクリックで Microsoft 365 接続は近日提供開始。
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最終推奨
チームが1つのアドレスからのみ返信する必要がある場合は、Outlook共有メールボックスから始めます。ファイルとスケジューリングをその隣に置きたい場合は、Microsoft 365グループに移行します。メッセージを所有権とコンテキストを持つクライアントワークにする必要がある場合は、専用ソフトウェアを選択します。
レビュー 共有受信トレイソフトウェアハブ 運用モデルのために、または比較してください Google Workspace共有受信トレイオプション チームがエコシステム間で決定している場合。
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