Workspace369でフォローアップを自動化する方法

ワークフローがフォローアップを代わりに行うので、抜け漏れを防げます。各ワークフローは、提案書が送信されたときや、請求書の支払期日が近づいたときなどのトリガーで始まり、その後は各ステップを自動で実行します。ワークフローは「コミュニケーション」の下にある「ワークフロー」で確認できます。

「コミュニケーション」の下にある「ワークフロー」を開きます。一覧には、どのワークフローが有効か、過去7日間にそれぞれ何回実行されたかが表示されます。

動画では、Apex Auto Spaの「請求書の期日が近い」ワークフローが、請求書の支払期日の3日前にクライアントへ事前のお知らせメールを送ります。請求書が支払われると、ワークフローはそこで停止します。支払われなければ、支払期日に2通目のメールが送信されます。クライアント名と請求書番号は自動で入力されます。

「テスト」をクリックします。テストでは何も送信されないので、誰にもメールを送らずにワークフローを試せます。「一時停止」を使えば、いつでもワークフローを止められます。

「ワークフロー」で「新規ワークフロー」をクリックします。作りたい内容を説明して AI に下書きを作成してもらうか、テンプレートを選びます。たとえば「連絡が途絶えたクライアントに連絡」は、60日間連絡のないクライアントに連絡するためのタスクを追加します。各テンプレートにはステップと選択する項目が表示されるので、合うものから始めて、ビジネスに合わせて調整しましょう。