Cara mengautomasikan onboarding pelanggan, langkah demi langkah (2026)
Cara mengautomasikan onboarding pelanggan dalam 7 langkah: petakan apa yang berlaku selepas pelanggan berkata ya, pilih pencetus, bina tiga aliran kerja dan uji sekali.
Oleh Simon Dziak, Pengasas, Workspace369 · LinkedIn
Untuk mengautomasikan onboarding pelanggan, bina aliran kerja sekali untuk setiap detik yang berulang selepas pelanggan berkata ya: cadangan diterima, kontrak ditandatangani, pembayaran diterima. Setiap aliran kerja menghantar e-mel peribadi yang ringkas, mencipta tugasan untuk seseorang dan, di mana ia sesuai, menggerakkan pelanggan ke peringkat seterusnya, kemudian berjalan dengan sendirinya setiap kali pencetus itu api. Panggilan pertimbangan seperti agenda permulaan kekal bersama anda.
Pengajaran utama
- Untuk mengautomasikan onboarding pelanggan, senaraikan apa yang berlaku selepas pelanggan berkata ya, simpan langkah yang berulang, dan bina satu aliran kerja setiap pencetus: cadangan diterima, kontrak ditandatangani, pembayaran diterima.
- Automatiskan detik-detik yang boleh diramal selepas penerimaan: ucapan terima kasih, tugasan untuk anda, perubahan peringkat, invois pertama. Biarkan panggilan penghakiman menjadi manusia.
- Tiada apa yang berjalan dengan sendirinya sehingga anda membina dan mengaktifkan aliran kerja sekali. Selepas itu, pencetus yang sama akan berfungsi setiap kali.
- Mulakan dengan tiga aliran kerja yang dikaitkan dengan cadangan diterima, kontrak ditandatangani dan pembayaran diterima, dan tambahkan SMS hanya jika pelan anda termasuknya.
Apa yang ada di dalam?
Cara mengautomasikan onboarding pelanggan, langkah demi langkahApa yang berbaloi untuk diautomatiTiga pencetus yang pentingTindakan yang tersediaTiga aliran kerja permulaanSediakan sekali dalam Workspace369Apa yang perlu dimasukkan dalam pelan andaDi mana ia muncul dalam produkKesilapan yang perlu dielakkanContoh kerja: projek penjenamaanCara mengetahui ia berfungsiCadangan akhir
Cara mengautomasikan onboarding pelanggan, langkah demi langkah
- Senaraikan setiap langkah daripada "ya" hingga permulaan. Tuliskan apa yang anda lakukan hari ini selepas cadangan diterima: ucapan terima kasih, kontrak, invois deposit, soal selidik, panggilan permulaan.
- Tandakan langkah-langkah yang sama setiap kali. Itu diotomatiskan. Skop, agenda permulaan dan taklimat kreatif kekal bersama seseorang.
- Pilih pencetus untuk setiap kumpulan: cadangan diterima, kontrak selesai atau pembayaran diterima.
- Bina satu aliran kerja setiap pencetus. Setiap satu menghantar e-mel dan mencipta tugasan untuk seseorang; yang pertama juga menggerakkan peringkat pelanggan. Tiga aliran kerja permulaan di bawah sedia untuk disalin.
- Tulis e-mel dalam suara anda sendiri, dengan nama pelanggan dan nama projek, jadi ia dibaca seperti anda menghantarnya.
- Uji dengan klien sampel, kemudian aktifkan. Tiada apa yang berjalan sehingga anda melakukannya.
- Semak log pelaksanaan selepas pelanggan sebenar pertama anda, dan betulkan sebarang langkah yang terpapar dua kali atau tidak sama sekali.
Langkah yang sama mengautomasikan onboarding pelanggan atau onboarding pelanggan baharu untuk mana-mana perniagaan perkhidmatan; hanya perkataan yang berubah. Panduan ini merangkumi bahagian yang boleh diotomatiskan selepas cadangan diterima. Yang perbandingan perisian orientasi klien terbaik meliputi alatan, dan Senarai semak penyerahan pelanggan untuk agensi meliputi keseluruhan proses.
Apa yang berbaloi untuk diautomati
Gunakan ujian mudah: adakah anda akan menulis mesej yang sama dan melakukan klik yang sama setiap kali? Jika ya, automasikan.
| Momen | Automasi | Kekalkan manusia |
|---|---|---|
| Cadangan diterima | E-mel terima kasih, tugas "jadualkan permulaan", pelanggan beralih kepada Aktif | Memilih tarikh permulaan |
| Kontrak ditandatangani | Pengesahan, pemberitahuan dalaman, e-mel langkah pertama | Membaca klausa khas |
| Pembayaran diterima | Resit, nota "tarikh mula anda dipegang" | Perancangan sumber |
| Sebelum permulaan | Peringatan dengan pautan soal selidik | Panggilan permulaan itu sendiri |
Tiga pencetus yang penting
Aliran kerja Workspace369 boleh bermula pada acara merentasi rekod klien. Untuk penghantaran pelanggan, tiga adalah teras:
- Cadangan diterima. Pelanggan bersetuju. Ini adalah peluang terpantas anda untuk mengakuinya.
- Kontrak selesai. Setiap penandatangan selesai. Selamat untuk mengesahkan proses permulaan.
- Pembayaran diterima. Deposit atau invois dijelaskan. Selamat untuk memegang tarikh mula.
Keempat, tempahan dicipta, relevan jika anda menjalankan halaman tempahan untuk panggilan penemuan atau sesi orientasi.
Satu langkah terbina dalam untuk diketahui: apabila cadangan mempunyai kontrak yang dilampirkan, kontrak dihantar secara automatik semasa penerimaan. Itu bukan aliran kerja yang anda bina, dan ia menjimatkan langkah manual.
Tindakan yang tersedia
Di dalam aliran kerja anda boleh merangkai langkah. Yang penting untuk onboarding:
- Hantar satu e-mel (semua pelan).
- Hantar satu SMS (Voyager dan ke atas).
- Cipta tugasan, ditugaskan kepada anda atau rakan sepasukan.
- Hantar satu dalaman pemberitahuan.
- Tugaskan rakan sepasukan kepada pelanggan.
- Alihkan peringkat pelanggan, contohnya daripada Prospek kepada Aktif.
- Tetapkan medan atau tambah teg, seperti "orientasi".
- Tukar cadangan kepada invois dan hantar invois.
- Hantar kontrak dan ingatkan tentang yang tidak ditandatangani.
Apa yang tiada hari ini: langkah yang mencipta projek, atau langkah yang menjemput pelanggan ke portal. Rancang kedua-duanya secara manual, atau tambahkan pada e-mel alu-aluan anda sebagai arahan.
Tiga aliran kerja permulaan
Aliran kerja 1: Cadangan diterima
- Pemicu: cadangan diterima.
- Tindakan: e-mel pelanggan, cipta tugasan "Jadualkan panggilan permulaan" perlu diselesaikan dalam dua hari, pindahkan pelanggan kepada Aktif.
Salinan e-mel:
Subjek: Anda masuk, Nama Pertama
Terima kasih kerana menerima projek cadangan. Seterusnya, anda akan mendapat kontrak untuk ditandatangani, kemudian saya akan menghantar beberapa soalan permulaan. Saya akan menghubungi dalam masa satu hari perniagaan untuk memilih masa untuk permulaan kami.
Simon
Aliran kerja 2: Kontrak ditandatangani
- Pemicu: kontrak selesai.
- Tindakan: pemberitahuan dalaman kepada anda, e-mel pelanggan dengan soal selidik, tambah tag "onboarding", cipta tugasan "Semak jawapan soal selidik" perlu diselesaikan sebelum permulaan.
Aliran kerja 3: Pembayaran diterima
- Pemicu: pembayaran diterima.
- Tindakan: e-mel pelanggan "tarikh mula anda dipegang", cipta tugasan "Pesan aset / tempah kontraktor", maklumkan rakan sepasukan yang ditugaskan.
Jika invois pertama anda mengikuti deposit, anda boleh menambah langkah yang menghantar invois daripada cadangan. Untuk perkataan, lihat soal selidik penyerahan pelanggan.
Sediakan sekali dalam Workspace369
Anda adalah pengarang, dan persediaan adalah kerja sekali sahaja.
- Buka aliran kerja dan mulakan dari templat, seperti "Handoff cadangan yang diterima" atau "Terima kasih kerana menandatangani kontrak". Ini adalah e-mel terima kasih tunggal, jadi anggap ia sebagai titik permulaan.
- Tulis semula e-mel dalam suara anda sendiri. Gunakan nama pelanggan dan nama projek.
- Tambah tugasan dan perubahan peringkat.
- Jalankan ujian dengan pelanggan sampel sebelum mengaktifkan.
- Aktifkan. Semak log pelaksanaan selepas penerimaan sebenar pertama.
Tiada apa yang berjalan sehingga anda mengaktifkannya. Itulah urusan yang jujur: beberapa minit sekarang, tiada kerja manual kemudian.
Apa yang perlu dimasukkan dalam pelan anda
Cadet ($29/bulan) termasuk automasi e-mel dengan sehingga tiga aliran kerja aktif, yang merangkumi tiga di atas dengan tepat. Voyager ($74/bulan) menambah langkah SMS dan sehingga sepuluh aliran kerja aktif. Specialist ($149/bulan) membenarkan 25. Commander dan Enterprise tidak terhad dan menambah aliran kerja draf AI. Semak harga untuk matriks semasa.
Di mana ia muncul dalam produk
Lihat automasi aliran kerja untuk pencetus dan tindakan secara terperinci. Cadangan yang memulakan rantaian ini dibincangkan dalam cadangan dan sebut harga, dan pandangan klien kemudian ialah portal pelanggan.
Keadaan diterima di atas adalah apa yang pelanggan lihat serta-merta selepas bersetuju. Aliran kerja penerimaan anda dicetuskan pada saat yang sama, jadi nota terima kasih tiba bersama-sama kontrak.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Automasi berlebihan minggu pertama. Tiga mesej dalam sehari terasa seperti spam. Jarangkan.
- Salinan generik. Jika ia boleh dihantar oleh mana-mana syarikat, tulis semula.
- Melupakan langkah manusia. Setiap aliran automatik harus berakhir dengan tugasan yang ditugaskan kepada seseorang.
- Dengan mengandaikan portal telah disediakan. Akses portal adalah pilihan berasingan untuk pelanggan, jadi nyatakan demikian dalam e-mel alu-aluan.
- Tiada ujian. Jalankan aliran kerja terhadap diri anda dahulu.
Contoh kerja: projek penjenamaan
Katakan anda menjual projek identiti jenama berharga $4,800 (jumlah contoh andaian) dengan deposit 40 peratus dan kontrak yang dilampirkan. Deposit ialah $4,800 × 0.40 = $1,920. Berikut ialah apa yang berlaku dengan tiga aliran kerja langsung:
- Pelanggan menerima cadangan dan membayar deposit $1,920 (40 peratus daripada $4,800). Aliran kerja 1 menghantar ucapan terima kasih dan mencipta tugasan "Jadualkan permulaan" anda. Kontrak dihantar secara automatik.
- Pelanggan menandatangani. Aliran Kerja 2 memberitahu anda, menghantar pautan soal selidik dan menandai pelanggan "penghantaran".
- Pembayaran direkodkan. Aliran kerja 3 mengesahkan tarikh mula yang dipegang dan mencipta tugas untuk mengumpul aset jenama.
Anda tidak menyentuh apa-apa daripadanya. Apa yang anda lakukan pada hari pertama ialah membaca jawapan soal selidik dan menjalankan panggilan permulaan, yang merupakan bahagian yang dibayar oleh pelanggan anda. Jumlah yang dicipta untuk menunjukkan bagaimana projek mungkin dibahagikan, bukan penanda aras atau harga yang disyorkan.
Cara mengetahui ia berfungsi
Semak tiga perkara selepas beberapa pelanggan pertama anda. Adakah setiap pencetus berfungsi sekali, dan hanya sekali? Adakah e-mel itu berbunyi seperti anda menuliskannya? Adakah setiap tugasan diselesaikan oleh seseorang dalam masa yang anda tetapkan? Log pelaksanaan menunjukkan apa yang berjalan, jadi langkah yang terlepas atau berganda kelihatan bukannya tersembunyi. Laraskan salinan sebelum anda menambah lebih banyak aliran kerja, dan tahan daripada membina urutan dua belas langkah untuk pelanggan yang belum anda temui lagi.
Cadangan akhir
Mulakan dengan tiga aliran kerja, jadikan setiap satu berakhir dengan tugas untuk manusia, dan semak log pelaksanaan selepas beberapa pelanggan pertama anda. Untuk proses yang lebih luas di sekelilingnya, gunakan senarai semak onboarding dan senarai pendek perisian onboarding.
Jalankan susulan pelanggan dalam satu ruang kerja.
CRM, peti masuk, suara, invois, pembayaran, projek, fail, AI, dan automasi aliran kerja — bersambung bukannya dieksport.
Percubaan percuma 14 hari. Kad diperlukan. Selepas percubaan: dari $29/bulan. Diperbaharui secara automatik setiap bulan sehingga anda membatalkan. Boleh dibatalkan bila-bila masa dalam Tetapan → Bil.
Lihat harga