Automasi penyerahan pelanggan: apa yang perlu diuruskan selepas cadangan diterima (2026)
Apa yang perlu diautomati selepas pelanggan menerima cadangan: pemicu, tindakan yang berbaloi untuk dibina, dan persediaan sekali sahaja yang menguruskan pendaftaran anda untuk anda.
Oleh Simon Dziak, Pengasas, Workspace369 · LinkedIn
Penghantaran terbaik terasa peribadi dan hampir tidak memerlukan usaha anda, kerana bahagian yang boleh diulang telah berlaku pada masa anda membuka peti masuk anda. Pelanggan bersetuju, dan nota alu-aluan, tugas, dan perubahan status telah pun selesai.
Panduan ini menyenaraikan apa yang berbaloi untuk diotomatiskan selepas cadangan diterima, apa yang tidak, dan cara menyediakannya sekali. Ia adalah rakan kongsi kepada perbandingan perisian orientasi klien terbaik dan Senarai semak penyerahan pelanggan untuk agensi, yang merangkumi alatan dan keseluruhan proses. Di sini kami fokus pada bahagian yang boleh diautomasi.
Apa yang ada di dalam?
Jawapan pantasApa yang berbaloi untuk diautomatiTiga pencetus yang pentingTindakan yang tersediaTiga aliran kerja permulaanCara menetapkannya sekaliApa yang perlu dimasukkan dalam pelan andaDi mana ia muncul dalam produkKesilapan yang perlu dielakkanContoh kerja: projek penjenamaanCara mengetahui ia berfungsiCadangan akhir
Jawapan pantas
Bina tiga aliran kerja: satu untuk cadangan diterima, satu untuk kontrak ditandatangani, satu untuk pembayaran diterima. Setiap satu menghantar e-mel pendek dan peribadi, mencipta tugasan untuk anda, dan menggerakkan klien sepanjang peringkat. Tambah invois pertama di mana ia sesuai. Anda membina mereka sekali, dan mereka berjalan setiap kali pencetus berlaku. Apa-apa yang memerlukan pertimbangan, seperti agenda permulaan atau taklimat kreatif, kekal pada senarai tugasan anda sendiri.
Apa yang berbaloi untuk diautomati
Gunakan ujian mudah: adakah anda akan menulis mesej yang sama dan melakukan klik yang sama setiap kali? Jika ya, automasikan.
| Momen | Automasi | Kekalkan manusia |
|---|---|---|
| Cadangan diterima | E-mel terima kasih, tugas "jadualkan permulaan", pelanggan beralih kepada Aktif | Memilih tarikh permulaan |
| Kontrak ditandatangani | Pengesahan, pemberitahuan dalaman, e-mel langkah pertama | Membaca klausa khas |
| Pembayaran diterima | Resit, nota "tarikh mula anda dipegang" | Perancangan sumber |
| Sebelum permulaan | Peringatan dengan pautan soal selidik | Panggilan permulaan itu sendiri |
Tiga pencetus yang penting
Aliran kerja Workspace369 boleh bermula pada acara merentasi rekod pelanggan. Untuk pendaftaran, tiga adalah teras:
- Cadangan diterima. Pelanggan bersetuju. Ini adalah peluang terpantas anda untuk mengakuinya.
- Kontrak selesai. Setiap penandatangan selesai. Selamat untuk mengesahkan proses permulaan.
- Pembayaran diterima. Deposit atau invois dijelaskan. Selamat untuk memegang tarikh mula.
Keempat, tempahan dicipta, relevan jika anda menjalankan halaman tempahan untuk panggilan penemuan atau sesi orientasi.
Satu langkah terbina dalam untuk diketahui: apabila cadangan mempunyai kontrak yang dilampirkan, kontrak dihantar secara automatik semasa penerimaan. Itu bukan aliran kerja yang anda bina, dan ia menjimatkan langkah manual.
Tindakan yang tersedia
Di dalam aliran kerja anda boleh merangkai langkah. Yang penting untuk onboarding:
- Hantar satu e-mel (semua pelan).
- Hantar satu SMS (Voyager dan ke atas).
- Cipta tugasan, ditugaskan kepada anda atau rakan sepasukan.
- Hantar satu dalaman pemberitahuan.
- Tugaskan rakan sepasukan kepada pelanggan.
- Alihkan peringkat pelanggan, contohnya daripada Prospek kepada Aktif.
- Tetapkan medan atau tambah teg, seperti "orientasi".
- Tukar cadangan kepada invois dan hantar invois.
- Hantar kontrak dan ingatkan tentang yang tidak ditandatangani.
Apa yang tiada hari ini: langkah yang mencipta projek, atau langkah yang menjemput pelanggan ke portal. Rancang kedua-duanya secara manual, atau tambahkan pada e-mel alu-aluan anda sebagai arahan.
Tiga aliran kerja permulaan
Aliran kerja 1: Cadangan diterima
- Pemicu: cadangan diterima.
- Tindakan: e-mel pelanggan, cipta tugasan "Jadualkan panggilan permulaan" perlu diselesaikan dalam dua hari, pindahkan pelanggan kepada Aktif.
Salinan e-mel:
Subjek: Anda masuk, Nama Pertama
Terima kasih kerana menerima projek cadangan. Seterusnya, anda akan mendapat kontrak untuk ditandatangani, kemudian saya akan menghantar beberapa soalan permulaan. Saya akan menghubungi dalam masa satu hari perniagaan untuk memilih masa untuk permulaan kami.
Simon
Aliran kerja 2: Kontrak ditandatangani
- Pemicu: kontrak selesai.
- Tindakan: pemberitahuan dalaman kepada anda, e-mel pelanggan dengan soal selidik, tambahkan teg "onboarding".
Aliran kerja 3: Pembayaran diterima
- Pemicu: pembayaran diterima.
- Tindakan: e-mel pelanggan "tarikh mula anda dipegang", cipta tugasan "Pesan aset / tempah kontraktor", maklumkan rakan sepasukan yang ditugaskan.
Jika invois pertama anda mengikuti deposit, anda boleh menambah langkah yang menghantar invois daripada cadangan. Untuk perkataan, lihat soal selidik penyerahan pelanggan.
Cara menetapkannya sekali
Anda adalah pengarang, dan persediaan adalah kerja sekali sahaja.
- Buka aliran kerja dan mulakan dari templat, seperti "Handoff cadangan yang diterima" atau "Terima kasih kerana menandatangani kontrak". Ini adalah e-mel terima kasih tunggal, jadi anggap ia sebagai titik permulaan.
- Tulis semula e-mel dalam suara anda sendiri. Gunakan nama pelanggan dan nama projek.
- Tambah tugasan dan perubahan peringkat.
- Jalankan ujian dengan pelanggan sampel sebelum mengaktifkan.
- Aktifkan. Semak log pelaksanaan selepas penerimaan sebenar pertama.
Tiada apa yang berjalan sehingga anda mengaktifkannya. Itulah urusan yang jujur: beberapa minit sekarang, tiada kerja manual kemudian.
Apa yang perlu dimasukkan dalam pelan anda
Cadet ($29/bulan) termasuk automasi e-mel dengan sehingga tiga aliran kerja aktif, yang merangkumi tiga di atas dengan tepat. Voyager ($74/bulan) menambah langkah SMS dan sehingga sepuluh aliran kerja aktif. Pakar ($149/bulan) membenarkan 25. Commander dan Enterprise tidak terhad dan menambah aliran kerja draf AI. Semak harga untuk matriks semasa.
Di mana ia muncul dalam produk
Lihat automasi aliran kerja untuk pencetus dan tindakan secara terperinci. Cadangan yang memulakan rantaian ini dibincangkan dalam cadangan dan sebut harga, dan pandangan klien kemudian ialah portal pelanggan.
Keadaan diterima di atas adalah apa yang pelanggan lihat serta-merta selepas bersetuju. Aliran kerja penerimaan anda dicetuskan pada saat yang sama, jadi nota terima kasih tiba bersama-sama kontrak.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Automasi berlebihan minggu pertama. Tiga mesej dalam sehari terasa seperti spam. Jarangkan.
- Salinan generik. Jika ia boleh dihantar oleh mana-mana syarikat, tulis semula.
- Melupakan langkah manusia. Setiap aliran automatik harus berakhir dengan tugasan yang ditugaskan kepada seseorang.
- Dengan mengandaikan portal telah disediakan. Akses portal adalah pilihan berasingan untuk pelanggan, jadi nyatakan demikian dalam e-mel alu-aluan.
- Tiada ujian. Jalankan aliran kerja terhadap diri anda dahulu.
Contoh kerja: projek penjenamaan
Katakan anda menjual projek identiti jenama $4,800 dengan deposit 40 peratus dan kontrak yang dilampirkan. Inilah yang berlaku dengan tiga aliran kerja langsung:
- Pelanggan menerima cadangan dan membayar deposit $1,920. Aliran Kerja 1 menghantar terima kasih dan mencipta tugas "Jadualkan permulaan" anda. Kontrak dihantar secara automatik.
- Pelanggan menandatangani. Aliran Kerja 2 memberitahu anda, menghantar pautan soal selidik dan menandai pelanggan "penghantaran".
- Pembayaran direkodkan. Aliran kerja 3 mengesahkan tarikh mula yang dipegang dan mencipta tugas untuk mengumpul aset jenama.
Anda tidak menyentuh apa-apa daripadanya. Apa yang anda lakukan pada hari pertama ialah membaca jawapan soal selidik dan menjalankan panggilan permulaan, yang merupakan bahagian yang dibayar oleh pelanggan kepada anda. Angka-angka itu adalah ilustrasi tentang bagaimana projek mungkin dibahagikan, bukan penanda aras.
Cara mengetahui ia berfungsi
Semak tiga perkara selepas beberapa pelanggan pertama anda. Adakah setiap pencetus berfungsi sekali, dan hanya sekali? Adakah e-mel itu berbunyi seperti anda menuliskannya? Adakah setiap tugasan diselesaikan oleh seseorang dalam masa yang anda tetapkan? Log pelaksanaan menunjukkan apa yang berjalan, jadi langkah yang terlepas atau berganda kelihatan bukannya tersembunyi. Laraskan salinan sebelum anda menambah lebih banyak aliran kerja, dan tahan daripada membina urutan dua belas langkah untuk pelanggan yang belum anda temui lagi.
Cadangan akhir
Mulakan dengan tiga aliran kerja, jadikan setiap satu berakhir dengan tugas untuk manusia, dan semak log pelaksanaan selepas beberapa pelanggan pertama anda. Untuk proses yang lebih luas di sekelilingnya, gunakan senarai semak onboarding dan senarai pendek perisian onboarding.
Masukkan ke dalam amalan
Jalankan susulan pelanggan dalam satu ruang kerja.
CRM, peti masuk, suara, invois, pembayaran, projek, fail, AI, dan automasi aliran kerja — bersambung bukannya dieksport.
Percubaan percuma 14 hari. Kad diperlukan. Selepas percubaan: dari $29/bulan. Diperbaharui secara automatik setiap bulan sehingga anda membatalkan. Boleh dibatalkan bila-bila masa dalam Tetapan → Bil.