Выставление счетов в Microsoft 365: шаблоны, Power Automate и когда вам нужна настоящая система

Microsoft 365 охватывает многое для малого бизнеса — электронную почту, документы, электронные таблицы, встречи. Одно из того, что он не включает, — это приложение для выставления счетов. Поэтому большинство команд выставляют счета вручную: шаблон Word или Excel, сохраненный как PDF, отправленный из Outlook.

Этот подход работает — до тех пор, пока не перестанет. Это руководство описывает, как на самом деле выглядит выставление счетов с Microsoft 365, где ломается подход с шаблоном и когда счетам нужна настоящая система вокруг них.

Быстрый ответ

Microsoft 365 имеет нет встроенного инструмента для выставления счетовКоманды выставляют счета с помощью шаблонов Word или Excel, отправляемых из Outlook, иногда добавляя потоки Power Automate для напоминаний. Такая настройка ломается, когда счетам требуется автоматическая нумерация, ссылки на онлайн-оплату, планы платежей, запланированные напоминания и статус по клиенту — в этот момент настоящая система выставления счетов окупается за дни, а не месяцы.

Три способа выставления счетов с помощью Microsoft 365

Вариант 1: подход с шаблоном

Стандартная настройка: файл Excel или Word с вашими данными, номером счета, датами, позициями, итоговыми суммами и инструкциями по оплате. Экспортируйте в PDF, прикрепите к электронному письму Outlook, отправьте.

Он ломается в предсказуемых местах. Номера счетов дублируются, потому что ничто их не нумерует. Клиенты, желающие оплатить картой, отвечают с вопросом, как это сделать. Никто не знает, какой из сорока выставленных счетов до сих пор не оплачен, не открывая электронную таблицу. А последующие действия — напоминание, которое фактически обеспечивает оплату счетов — зависит от того, помните ли вы отправить его.

Вариант 2: шаблон плюс Power Automate

Power Automate может добавлять потоки напоминаний: отправить счет, подождать, напомнить, если не оплачено. Это помогает, но добавляет уровень обслуживания, который большинство малых команд недооценивают. Потоки ломаются, когда кто-то редактирует структуру электронной таблицы, а у вас все еще нет ссылки на оплату, планов оплаты и представления статуса в реальном времени.

Вариант 3: настоящая система выставления счетов

Настоящая система рассматривает счет как часть цикла, а не документ: запись клиента содержит историю, предложение становится счетом, счет несет ссылку на оплату, а напоминания отправляются по расписанию без вашего участия. В Workspace369 этот цикл также включает планы платежей для депозитов и остатков, повторяющиеся счета для постоянных клиентов, клиентский портал, где счет находится рядом с файлами и статусом, а также отчетность, показывающую, что осталось неоплаченным по каждому клиенту.

Для части документа прямо сейчас, бесплатный генератор счетов создает счет, готовый к печати, в браузере, и бесплатный шаблон счета загружает CSV-файл, который открывается непосредственно в Excel или Google Sheets.

Окончательная рекомендация

Используйте подход с шаблоном Microsoft 365, пока объем счетов составляет несколько штук в месяц. Когда счета станут еженедельным ритмом — или когда вам понадобятся ссылки на оплату, планы, напоминания и наглядность — перенесите цикл в программное обеспечение для выставления счетов и управления проектами создан для этого, с планами от $29/мес за одно рабочее место.