Cách chuyển đổi giờ làm việc có thể thanh toán thành hóa đơn (mà không bị lỗ)

Khoảng cách giữa bảng chấm công đã hoàn thành và hóa đơn đã thanh toán là nơi các doanh nghiệp dịch vụ âm thầm mất doanh thu: giờ làm bị bỏ sót, mức giá áp dụng không nhất quán, các mục quá mơ hồ để phê duyệt. Đây là quy trình làm việc rõ ràng để thu hẹp khoảng cách đó — cho dù bạn sử dụng phần mềm chuyển đổi thời gian tự động hay bảng tính bạn thực hiện thủ công.

Trả lời nhanh

Xem lại bảng chấm công cho kỳ thanh toán, đánh dấu những gì có thể tính phí, nhân số giờ với tỷ lệ đã thỏa thuận cho mỗi vai trò, cộng thêm chi phí, nêu rõ chính sách làm tròn và điều khoản thanh toán trên hóa đơn, gửi nó và theo dõi cho đến khi được thanh toán. Toàn bộ quy trình nên mất vài phút cho mỗi khách hàng, không phải cả buổi chiều.

Bước 1: Theo dõi thời gian để nó có thể được xem xét

Chuyển đổi bắt đầu từ khi thu thập. Mỗi mục nhập thời gian cần ba điều ngoài thời lượng: khách hàng hoặc dự án mà nó thuộc về, nhiệm vụ hoặc hoạt động, và một ghi chú ngắn được viết cho người đọc trong tương lai — khách hàng — chứ không phải cho chính bạn. "Gọi" không có ý nghĩa gì sau ba tuần. "Gọi: xem xét lại chuỗi giới thiệu sau phản hồi khởi động" tự nó phê duyệt.

Đồng hồ bấm giờ tốt hơn trí nhớ. Tái tạo giờ làm việc của thứ Sáu vào thứ Hai là cách các nhiệm vụ 20 phút biến mất, và những nhiệm vụ đó biến mất khỏi doanh thu của bạn, không phải hóa đơn của khách hàng.

Bước 2: Xem lại bảng chấm công trước khi thanh toán bất kỳ khoản nào

Không bao giờ lập hóa đơn thời gian thô. Trước khi kỳ thanh toán kết thúc, hãy xem xét:

• Các mục nhập thiếu dự án, nhiệm vụ hoặc ghi chú
• Công việc không thể thanh toán đã bị lọt vào — các cuộc họp nội bộ, các bản sửa đổi do lỗi của chính bạn
• Các mục trùng lặp từ bộ hẹn giờ bị bỏ quên
• Các mục nhập thuộc về một kỳ hoặc một khách hàng khác

Trên một nhóm, đánh giá này là bước phê duyệt của người quản lý. Đối với một hoạt động độc lập, đó là sự khác biệt giữa một hóa đơn bạn có thể bảo vệ từng dòng và một hóa đơn bạn hy vọng không ai thắc mắc.

Bước 3: Áp dụng các mức giá đã thỏa thuận, theo vai trò

Tính phí theo tỷ lệ × giờ sử dụng tỷ lệ cho người hoặc vai trò đã thực hiện công việc — không phải một số liệu trung bình, trừ khi khách hàng đồng ý với một số liệu trung bình. Một người cấp cao với giá 150 USD và một người cấp thấp với giá 85 USD trong cùng một dự án nên được hiển thị dưới dạng hai nhóm dòng, vì đó là những gì khách hàng đã ký hợp đồng.

Nếu bạn đang đặt hoặc xem lại mức giá của mình, máy tính tỷ lệ hàng giờ hoạt động ngược từ thu nhập mục tiêu và năng lực có thể lập hóa đơn của bạn đến số tiền bạn nên tính phí.

Quyết định chính sách làm tròn của bạn ở đây, và ghi lại nó: các khoảng thời gian 6 phút hoặc 15 phút là phổ biến. Chính sách đó hiếm khi là vấn đề trong một tranh chấp — việc áp dụng nó một cách không rõ ràng mới là vấn đề.

Bước 4: Thêm chi phí và bất kỳ khoản cố định nào

Chi phí có thể hoàn lại bị mất trong khoảng trống giữa biên lai và hóa đơn. Kéo chi phí của kỳ cho khách hàng — đi lại, vật liệu, phần mềm đã mua thay mặt họ — lên hóa đơn dưới dạng các dòng chi tiết với số tiền và ngày tháng, không phải một khoản tổng "chi phí". Nếu dự án kết hợp công việc theo giờ với giai đoạn phí cố định, hãy giữ chúng dưới dạng các phần được phân tách rõ ràng để khách hàng có thể đối chiếu từng phần với thỏa thuận.

Bước 5: Đặt các điều khoản mà khách hàng có thể thực hiện

Một hóa đơn không có điều khoản rõ ràng sẽ được thanh toán bất cứ khi nào khách hàng có thời gian. Nêu rõ ngày đến hạn, thời hạn thanh toán và bất kỳ chính sách phí trễ hạn nào trên chính tài liệu. Nếu bạn đang quyết định về một thời hạn, hướng dẫn của chúng tôi về điều khoản thanh toán ròng 30 ngày bao gồm khi kỳ hạn hàng tháng tiêu chuẩn phù hợp và khi các kỳ hạn ngắn hơn bảo vệ dòng tiền. Sau đó, hãy làm cho việc thanh toán trở nên liền mạch: tùy chọn Thanh toán ngay trực tuyến tốt hơn chuyển khoản ngân hàng mà không ai lên lịch.

Bước 6: Gửi, sau đó theo dõi — mỗi lần

Gửi không phải là kết thúc của quy trình làm việc; thanh toán mới là. Theo dõi trạng thái của hóa đơn và cho phép nhắc nhở được gửi theo lịch trình thay vì từ bộ nhớ: một lời nhắc trước hạn chót, một lời nhắc vào ngày quá hạn, một lời nhắc sau một tuần. Việc theo dõi được gắn với cùng một hồ sơ khách hàng với công việc giúp cuộc trò chuyện mang tính thực tế — hóa đơn, kỳ hạn, các dòng chi tiết — thay vì một chuỗi email khó xử được xây dựng từ bộ nhớ.

Khách hàng mong đợi thấy gì trên hóa đơn

Đặt mình vào vị trí người phê duyệt. Người thanh toán muốn xác minh, không điều tra:

• Thời hạn thanh toán — phạm vi ngày chính xác mà các giờ làm việc bao gồm
• Tóm tắt hoạt động — mô tả ngắn gọn, cụ thể cho từng dòng mục, được nhóm theo giai đoạn dự án hoặc người thực hiện
• Phân tích tỷ lệ — giờ × tỷ lệ cho mỗi vai trò, khớp với thỏa thuận
• Chi phí — chi tiết, có ngày tháng
• Chính sách làm tròn — mức tăng được áp dụng, được nêu rõ ràng
• Điều khoản và tổng cộng — ngày đến hạn, cửa sổ thanh toán và tổng số tiền đang chạy được cộng lại mà không cần máy tính

Một hóa đơn tự trả lời những câu hỏi này sẽ được phê duyệt mà không cần cuộc họp. Một hóa đơn không trả lời sẽ tạo ra cuộc họp.

Những sai lầm tốn kém tiền thật

Hai mẫu kích hoạt hầu hết các tranh chấp thanh toán. Đầu tiên là làm tròn mà không có chính sách đã nêu: số liệu của chính khách hàng cho thấy 37,2 giờ, hóa đơn của bạn cho thấy 39 giờ và bây giờ toàn bộ tài liệu đều đáng ngờ — ngay cả khi việc làm tròn của bạn là trung thực. Thứ hai là các dòng mục không rõ ràng: "tư vấn — 14 giờ — $2.100" đặt ra một thách thức mà "14 giờ bao gồm cuộc gọi khởi động, kiểm toán và hội thảo kết quả, ngày 1-12 tháng 9" thì không. Gần đó: trộn hai kỳ thanh toán vào một hóa đơn và lập hóa đơn cho thời gian mà không ai xem xét.

Lộ trình Workspace369

Trong Workspace369, chuỗi trên là một hệ thống thay vì bàn giao. Bộ hẹn giờ, bảng chấm công và theo dõi thời gian có thể thanh toán có sẵn trên tất cả các gói; bạn xem lại kỳ trong bảng chấm công, đánh dấu các mục có thể thanh toán và thời gian-đến-hóa đơn chuyển đổi chúng thành hóa đơn các mục dòng với ngữ cảnh dự án được đính kèm — trên mọi gói, bắt đầu với Cadet với giá 29 đô la/tháng cho một chỗ ngồi. Cái phần mềm theo dõi thời gian và lập hóa đơn trang hiển thị toàn bộ vòng lặp, và theo dõi thời gian tốt nhất kèm theo hóa đơn danh sách rút gọn so sánh nó với các trình theo dõi chuyên dụng.

Con đường thủ công, được thực hiện đúng cách

Bảng tính có thể thực hiện quy trình làm việc này nếu bạn cung cấp cho nó kỷ luật mà phần mềm thực thi theo mặc định. Một hàng cho mỗi mục thời gian với ngày, khách hàng, dự án, ghi chú hoạt động, thời lượng, có thể thanh toán có/không và tỷ lệ. Một lần xem xét cố định hàng tuần — thứ Sáu, trước khi bạn quên cả tuần. Một pivot hoặc bộ lọc cho mỗi khách hàng vào thời điểm lập hóa đơn sẽ trở thành các dòng mục. Và một quy tắc cứng: một khi một kỳ đã được lập hóa đơn, hãy khóa nó. Chỉnh sửa bảng chấm công sau khi hóa đơn đã được gửi là cách hai bản ghi không khớp sau này.

Nơi mà quy trình thủ công bị phá vỡ là theo dõi và bằng chứng: không có trạng thái thanh toán, không có lời nhắc và không có liên kết giữa các dòng mục và các mục nhập cơ bản khi khách hàng đặt câu hỏi về hóa đơn vào tháng thứ ba. Nếu bạn lập hóa đơn theo giờ mỗi tuần, đó thường là lúc phần mềm kiếm được phí đăng ký của nó.

Khuyến nghị cuối cùng

Bất kể công cụ nào, chuỗi không thay đổi: theo dõi bằng ghi chú, xem xét trước khi lập hóa đơn, tỷ lệ × giờ theo vai trò, liệt kê chi phí, nêu chính sách làm tròn và điều khoản của bạn, gửi, theo dõi. Thực hiện hàng tuần và hóa đơn sẽ tự viết; thực hiện hàng tháng từ trí nhớ và nó sẽ ghi giảm doanh thu của bạn.

Nếu bạn muốn tự động hóa việc bàn giao, bắt đầu dùng thử Workspace369 miễn phí 14 ngày — thời gian xuất hóa đơn có trên mọi gói từ $29/tháng — hoặc so sánh các gói trên trang giá.