Trên trang này
Nói tóm lại
Để chấm dứt hợp đồng với khách hàng một cách chuyên nghiệp, hãy kiểm tra thời hạn thông báo và chấm dứt hợp đồng của bạn, quyết định xem có nên hoàn thành giai đoạn hiện tại hay dừng ngay bây giờ, thông báo cho khách hàng bằng một email ngắn, trung lập (hoặc gọi điện, sau đó gửi email), đưa ra ngày kết thúc rõ ràng, gửi hóa đơn cuối cùng cho công việc đã hoàn thành, bàn giao tệp và quyền truy cập, và đóng hồ sơ khách hàng. Giữ cho thông điệp tập trung vào sự phù hợp, không đổ lỗi.
Dấu hiệu đã đến lúc cho một khách hàng nghỉ
Một tuần tồi tệ không phải là lý do. Một mô hình là:
- Hóa đơn thường xuyên được thanh toán trễ, hoặc chỉ sau khi thúc giục nhiều lần
- Phạm vi công việc ngày càng tăng mà không có thỏa thuận thanh toán cho nó
- Tin nhắn thiếu tôn trọng, hoặc liên hệ vào mọi thời điểm với các yêu cầu khẩn cấp
- Công việc không còn phù hợp với kỹ năng của bạn hoặc hướng kinh doanh của bạn
- Dự án trở nên không có lãi với mức giá đã thỏa thuận
Từng bước một
Thực hiện các bước này trước khi bạn gửi bất cứ điều gì:
- Đọc hợp đồng: thời gian thông báo, điều khoản chấm dứt, thanh toán cho công việc đã thực hiện và quyền sở hữu
- Quyết định điểm kết thúc: hoàn thành cột mốc hiện tại, hoặc dừng ngay bây giờ với việc bàn giao
- Chuẩn bị hóa đơn cuối cùng và danh sách các tệp và quyền truy cập cần trả lại
- Thông báo cho khách hàng: một cuộc gọi ngắn theo sau là email, hoặc chỉ email
- Bàn giao tệp, xóa quyền truy cập của bạn và giới thiệu nếu có thể
- Đóng hồ sơ khách hàng với một ghi chú về lý do, để bạn nhớ vào lần tới
Mẫu email chấm dứt mối quan hệ khách hàng
Chủ đề: Các bước tiếp theo về [dự án]. “Chào [Tên], sau nhiều suy nghĩ, tôi đã quyết định rằng tôi không còn phù hợp để tiếp tục hỗ trợ [dự án] sau [ngày]. Theo thỏa thuận của chúng ta, tôi sẽ [hoàn thành cột mốc hiện tại / ngừng làm việc vào ngày đó], gửi hóa đơn cuối cùng cho công việc đã hoàn thành và bàn giao tất cả các tệp và quyền truy cập trước [ngày]. Nếu hữu ích, tôi sẵn lòng giới thiệu [người làm freelancer hoặc agency khác] có thể phù hợp hơn. Cảm ơn bạn vì công việc chúng ta đã làm cùng nhau. Trân trọng, [Tên của bạn]”
Nhận thanh toán và bàn giao gọn gàng
Gửi hóa đơn cuối cùng cùng với email ngày kết thúc hoặc ngay sau đó, và liệt kê chính xác những gì nó bao gồm. Trả lại tệp và xóa quyền truy cập của bạn một cách kịp thời — thực hiện điều này tốt là điều làm cho việc kết thúc trở nên chuyên nghiệp. Nếu bạn có hóa đơn chưa thanh toán, hãy quyết định trước email xem việc bàn giao có chờ thanh toán hay không, và nói như vậy một cách lịch sự nếu hợp đồng của bạn cho phép.
Tránh cùng một khách hàng vào lần tới
Hầu hết các khách hàng khó tính đều có những dấu hiệu sớm. Một biểu mẫu tiếp nhận rõ ràng, tiền đặt cọc trước khi bắt đầu công việc và một hợp đồng với giới hạn sửa đổi, điều khoản thanh toán và điều khoản thông báo sẽ loại bỏ nhiều người trong số họ. Trong Workspace369, hồ sơ khách hàng giữ các câu trả lời tiếp nhận, tin nhắn, hóa đơn và ghi chú cùng nhau, vì vậy các mẫu dễ dàng được phát hiện trước khi chúng trở thành vấn đề.
Các câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để chấm dứt hợp đồng với khách hàng một cách lịch sự?
Giữ cho ngắn gọn, trung lập và tập trung vào sự phù hợp thay vì đổ lỗi. Đưa ra ngày kết thúc rõ ràng, giải thích những gì xảy ra với công việc đang tiến hành, hóa đơn cuối cùng và việc bàn giao, và cảm ơn họ vì công việc bạn đã làm cùng nhau. Đề nghị giới thiệu nếu bạn có thể.
Tôi có nên chấm dứt hợp đồng với khách hàng qua email hay điện thoại?
Một cuộc gọi ngắn theo sau là email thường là cách tử tế nhất cho các mối quan hệ lâu dài, và email cung cấp cho bạn một bản ghi bằng văn bản. Đối với các mối quan hệ ngắn hạn hoặc khó khăn, chỉ cần một email rõ ràng là đủ.
Tôi có thể ngừng làm việc nếu khách hàng chưa thanh toán không?
Kiểm tra hợp đồng của bạn. Nhiều hợp đồng làm việc tự do cho phép bạn tạm dừng công việc khi hóa đơn quá hạn. Nếu hợp đồng của bạn không có, hãy gửi thông báo theo điều khoản chấm dứt và lập hóa đơn cho công việc đã hoàn thành.
Tôi có phải đưa ra lý do để chấm dứt hợp đồng với khách hàng không?
Không, một tuyên bố ngắn gọn rằng công việc không còn phù hợp nữa là đủ. Đưa ra một danh sách dài các lời phàn nàn hiếm khi hữu ích và có thể biến cuộc trò chuyện thành một tranh chấp.
