Nhận thanh toán
Cách viết hóa đơn mà khách hàng có thể thanh toán mà không cần câu hỏi.
Một hóa đơn tốt trả lời mọi câu hỏi trước khi khách hàng hỏi. Hướng dẫn này bao gồm những gì cần đưa vào, cách cấu trúc hóa đơn và cách gửi hóa đơn để thanh toán là bước tiếp theo dễ dàng.
Nói tóm lại
Một hóa đơn nên xác định ai đang lập hóa đơn cho ai, những gì đã được bàn giao, chi phí là bao nhiêu, khi nào thanh toán đến hạn và cách thanh toán. Bao gồm thông tin doanh nghiệp của bạn, khách hàng, số hóa đơn, ngày tháng, các dòng sản phẩm chi tiết với mức giá và số lượng, tổng cộng, thuế (nếu có), điều khoản thanh toán và một cách rõ ràng để thanh toán.
Mọi hóa đơn phải bao gồm những gì
Khách hàng thanh toán nhanh hơn khi không có gì trên hóa đơn cần giải thích. Mỗi hóa đơn nên mang những thông tin cơ bản này:
- Tên doanh nghiệp, logo và thông tin liên hệ của bạn
- Tên khách hàng và chi tiết thanh toán
- Một số hóa đơn duy nhất và ngày phát hành
- Các khoản mục chi tiết: mô tả, số lượng, đơn giá và số tiền cho mỗi mục
- Tổng phụ, thuế hoặc chiết khấu nếu có, và tổng số tiền phải trả
- Ngày đến hạn và các điều khoản thanh toán áp dụng
- Một cách rõ ràng để thanh toán — một liên kết thanh toán hoặc hướng dẫn thanh toán
Cấu trúc các khoản mục chi tiết để chúng tự phê duyệt
Viết các khoản mục theo cách khách hàng ghi nhớ công việc. Nhóm theo giai đoạn hoặc sản phẩm bàn giao thay vì liệt kê giờ theo thứ tự bảng chữ cái, và giữ cho mỗi khoản mục đủ cụ thể để giá trị rõ ràng. “Thiết kế lại website — ý tưởng trang chủ (2 vòng)” sẽ ít câu hỏi hơn “Công việc thiết kế, 6 giờ”.
Đặt điều khoản thanh toán trước khi bạn gửi
Các điều khoản dễ dàng được tôn trọng hơn khi khách hàng nhìn thấy chúng trước khi công việc bắt đầu — trong đề xuất hoặc ước tính — và một lần nữa trên hóa đơn. Nêu rõ ngày đến hạn một cách rõ ràng ("Đến hạn ngày 31 tháng 7 năm 2026"), không chỉ "Net 14". Nếu bạn tính phí trễ hạn hoặc cung cấp chiết khấu thanh toán sớm, hãy ghi rõ bằng ngôn ngữ rõ ràng trên chính hóa đơn.
Gửi để thanh toán chỉ mất một bước
Việc thanh toán càng dễ dàng, nó càng xảy ra sớm hơn. Gửi hóa đơn với một tin nhắn ngắn, cụ thể — những gì hóa đơn bao gồm và khi nào đến hạn — và bao gồm một cách trực tiếp để thanh toán. Trong Workspace369, hóa đơn được gửi với bản xem trước trực tiếp và tùy chọn "Thanh toán ngay", và trạng thái tự động cập nhật thành "Đã thanh toán" khi khách hàng thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa hóa đơn và ước tính là gì?
Ước tính (hoặc báo giá) đề xuất giá trước khi bắt đầu công việc và trở thành thỏa thuận khi khách hàng phê duyệt. Hóa đơn yêu cầu thanh toán cho công việc đã bàn giao hoặc đã lên lịch. Trong Workspace369, ước tính và hóa đơn nằm trong cùng một hồ sơ, vì vậy một ước tính đã được phê duyệt có thể chuyển đổi thành hóa đơn.
Tôi có nên lập hóa đơn trước hay sau khi làm việc?
Cả hai mô hình đều hoạt động — nhiều doanh nghiệp dịch vụ lập hóa đơn tạm ứng và phần còn lại khi bàn giao hoặc theo lịch trình. Bất kể bạn chọn gì, hãy đưa lịch trình vào đề xuất trước để hóa đơn không bao giờ làm khách hàng ngạc nhiên.
Làm thế nào để tôi đánh số hóa đơn?
Sử dụng một sơ đồ tuần tự đơn giản không bao giờ lặp lại — ví dụ: 26-1, 26-2 trong suốt cả năm. Việc đánh số nhất quán giúp các hồ sơ có thể tìm kiếm được và làm cho các cuộc trò chuyện với khách hàng và kế toán trở nên rõ ràng.
Sẵn sàng khi bạn muốn
Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.
Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.
