分散的續約通訊
保險經紀人常在續約日期臨近時，追蹤潛在客戶的對話記錄。由於保單系統僅包含保障指標，卻缺乏彈性的溝通記錄，導致經紀人需要在不同平台間切換。這種斷層會造成錯過後續預約和未回應的潛在客戶問題。在 Workspace369 客戶記錄中追蹤這些互動，有助於團隊在保單到期前安排聯繫，確保續約順利進行。
主要特色
Workspace369 的專為保險業務員設計的 CRM 涵蓋九個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「初步潛在客戶記錄建立」到「開票和任務結案」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
獨立代理機構的營運瓶頸
非結構化的潛在客戶入職任務
在沒有結構化任務分配的情況下，收集初步客戶詳細資訊經常停滯不前。代理人手動追蹤誰需要提供車輛識別碼或財產詳細資訊。如果沒有與客戶記錄連結的明確管理任務，後續追蹤就會延遲。在專門的任務框架內管理這些營運步驟，有助於員工追蹤何時請求文件，然後將驗證後的資訊傳遞到單獨的承保或比較定價引擎。
斷開連結的行政排程
透過斷開連結的行事曆預約年度保單審查會導致排程衝突和錯失保留機會。當諮詢日期未直接連結到客戶記錄或進行中的任務時，代理人缺乏會議所需的背景資訊。將行政排程與客戶檔案整合，讓員工能夠在會議前查看過去的對話和待處理的提案，減少準備延遲並提高客戶服務效率。
模糊的提案追蹤
發送商業或個人線路承保摘要而不具備追蹤功能，會讓代理商對潛在客戶的意圖感到困惑。當代理商發送摘要時，他們無法驗證潛在客戶是否已審閱時間表。透過提案，代理商可以看到潛在客戶何時打開（來自 Specialist 的參與追蹤），附加標準文件，並將互動連結到客戶入口網站，潛在客戶可以在其中查看服務時間表，而不會暴露內部保單管理數據。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
政策續約的客戶工作流程
01
初始潛在客戶記錄建立
工作流程始於在客戶記錄中輸入基本聯絡資訊。員工在簡報中記錄潛在客戶需要在九十天內進行續約跟進。記錄保存了通訊詳細資訊、聯絡電話和偏好的排程時間，以便在續約窗口開啟時，員工能以正確的方式聯繫潛在客戶。
02
安排續約審查
代理機構使用排程模組預訂與潛在客戶的初步報導諮詢。此日曆項目直接連結到客戶記錄，允許代理機構將會議前任務指派給員工。員工會驗證預約詳細資訊，並使用對話來確認潛在客戶的可用性。這會在正式報價開始前很久就設定好續約時間表。
03
收集初步文件
員工創建特定任務以收集潛在客戶的非敏感文件。潛在客戶上傳這些項目，這些項目會儲存在其個人資料的文件區中。代理人審查這些文件以準備諮詢，並直接在客戶記錄中註記完成狀態，確保諮詢開始時沒有遺漏任何內容。
04
開立服務提案
代理機構會生成一份正式提案，概述服務時程、代理機構費用和諮詢排程。潛在客戶透過其公開連結或客戶入口網站進行審閱、批准和電子簽署，並可完全了解代理機構的服務承諾。
05
發票開立與任務結案
服務條款獲接受後，代理商會開立任何適用諮詢或經紀費用的發票。員工會在發票模組中追蹤付款狀態。確認後，最終任務會標記為完成，並排定未來的續約任務。然後，營運人員會將已驗證的潛在客戶資訊移至保單系統進行最終核保和簽訂，透過手動或透過 Specialist 的 webhook 和 API 進行。
產品涵蓋範圍
保險代理人的客戶營運
- 人類操作員必須在保單到期日前九十天手動驗證已排定的續約任務，並在同意的摘要中記錄後續追蹤時間表。
- 客戶入口網站必須允許測試潛在客戶登入、查看活躍服務提案，並在沒有錯誤的情況下存取共用檔案。
- 操作員必須確認連結到特定客戶記錄的對話與指派的入門任務同時顯示，且不顯示任何保單承保欄位。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
營運驗證標準
保費計算和比較報價如何處理？
在 EZLynx 等評級平台中運行保費計算和比較報價，並檢查它是否支援您所需的承保費率和保單管理詳細資訊。Workspace369 在這些報價周圍運行客戶關係：記錄、排程、任務、提案、客戶訊息和發票。
如何為活躍客戶儲存特定的保險涵蓋範圍詳細資訊？
承保細節應保留在您的專用代理機構管理系統中。在 Workspace369 中，請在簡報中記錄現有保單並安排其續約任務。客戶記錄和文件包含聯絡資訊和服務文件，因此每次續約對話都從完整的背景資訊開始。
潛在客戶在哪裡簽署具約束力的保險合約？
在您的保單管理軟體中綁定保單並執行承保商合約。Workspace369 客戶入口網站涵蓋了其餘的關係：檔案、專案、發票、訊息和核准，並提供代理機構服務提案的電子簽名。
平台內如何處理代理諮詢費用？
代理機構使用發票模組向客戶收取諮詢費或經紀服務費，並可透過 Stripe 進行線上刷卡付款。這些發票獨立於承保保費帳單追蹤付款，因此代理機構收入和客戶記錄永遠不會與保單保費會計混淆。
