分散的團體活動詳細資訊
當美甲沙龍組織團體活動（例如新娘派對）時，活動細節經常會遺失在多個不連貫的文字訊息串和紙本筆記中。沙龍協調員難以追蹤每位客人的特定美甲、指甲油偏好和排程筆記。若沒有結構化的客戶記錄和專門的活動檔案，員工就會遺失重要的派對細節，在活動開始前就造成行政上的混亂。
主要特色
Workspace369 專為美甲沙龍設計的CRM涵蓋9個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「啟動團體活動記錄」到「開立團體訂金發票」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
美甲沙龍團體協調中的行政挑戰
未追蹤的客製化服務提案
大型團體預訂需要自訂定價方案和結構化的服務報價，而非標準的單次入場菜單項目。手動起草這些特殊協議會導致定價錯誤和未記錄的口頭協議。當提案未正式記錄並與客戶記錄一起儲存時，美甲沙龍無法驗證提供了哪些團體方案，從而導致付款爭議和最終帳單期間的行政摩擦。
錯位的活動準備任務管理
準備大型團體活動需要精確的內部協調，從訂購特定凝膠拋光劑到安排員工班表。沙龍經理經常未能將這些行政任務清楚分配給團隊成員，導致準備工作被遺忘。沒有直接連結到團體專案的清晰任務追蹤系統，關鍵的活動準備步驟就會被跳過，影響工作室的營運就緒度。
混亂的團體帳單發票
團體活動的計費涉及拆分費用或向活動組織者開具單一的綜合訂金發票。手動開票方式經常會遺漏在初步溝通中同意的自訂服務附加項目或高級美甲升級。若沒有直接連結到團體客戶記錄的整合式發票，沙龍管理員將花費數小時手動核對付款和更正帳單錯誤。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
團體活動協調的分步工作流程
01
初始化團體活動記錄
沙龍協調員在客戶記錄中為團體組織者建立一個新條目。所有初步活動參數，包括賓客人數、要求的指甲彩繪風格和偏好的日期，都直接寫在簡報中。此記錄是整個團體活動的錨點，以便員工能夠存取核心活動詳細資訊和檔案，而無需搜尋單獨的通訊管道。
02
起草並發送自訂提案
利用收集的活動詳細資訊，經理建立自訂服務提案，概述具體的修甲套餐、指甲延展和團體定價等級。此提案將發送到客戶入口網站，供組織者審閱、批准和電子簽名。透過書面形式正式化服務項目，美甲沙龍在預訂任何實體沙龍資源之前，就建立了關於套餐包含內容和定價的清晰期望。
03
指派營運準備任務
組織者批准提案後，經理會為團體活動啟動一個專屬專案。管理員會為沙龍員工建立特定任務，例如驗證指甲油庫存、檢查技術人員可用性以及準備實體空間。每個任務都會指派給特定的團隊成員，並設有明確的截止日期，以協助在團體抵達前系統性地追蹤營運先決條件。
04
協調客戶對話與檔案
隨著活動日期的臨近，組織者可能會要求更改指甲設計或賓客名單。沙龍透過對話追蹤這些更新，並將修改後的設計檔案直接上傳到專案。這可以防止更新被埋沒在私人訊息中，並為團隊提供所有群組需求的記錄。
05
開立團體訂金發票
沙龍管理員透過客戶入口網站為所需的活動押金產生並發出結構化發票。此發票反映已批准提案中確切同意的條款。組織者可透過信用卡線上付款，發票狀態顯示該團體預訂在日曆上最終確定排程區塊之前，沙龍所處的階段。
產品涵蓋範圍
美甲沙龍的客戶營運
- 人工審核員確認可以生成自訂提案，將其發送到客戶入口網站，並由模擬的群組組織者成功批准。
- 沙龍管理員驗證所有準備任務是否都可以指派給特定團隊成員，並在專案檔案內追蹤至完成。
- 評估者檢查是否可以從批准的提案詳細資訊中生成最終的團體發票，並直接連結到主要客戶記錄。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
團體活動預訂的評估標準
此系統可以追蹤我們每日的現場美甲客戶嗎？
將每日 walk-in 追蹤、即時座位分配和即時技術人員可用性保留在您的沙龍銷售點軟體中。Workspace369 在其周圍運行客戶工作：客戶記錄、團體活動、提案、專案和發票。
客戶入口網站如何協助團體預訂？
客戶入口網站允許團體組織者查看客製化服務提案、審閱活動時程、查看共用設計靈感檔案，並支付訂金發票。這消除了來回電子郵件的需要，將所有團體協調集中在一處，供沙龍員工參考。
我們可以將特定的指甲油配方儲存在客戶記錄中嗎？
您可以在客戶記錄或活動簡報的自訂欄位或備註中記錄特定的指甲油品牌、凝膠配方和自訂顏色混合。請在專為臨床美容記錄設計的專業軟體中保留詳細的健康記錄。
Workspace369 是否管理我們沙龍的每日攤位租賃？
將攤位租金、佣金分配和即時座位容量保留在專用的沙龍管理或 POS 平台中。Workspace369 在其旁邊運行客戶工作：客戶記錄、提案、專案和發票。
