斷開連結的藝術品校樣對話
當買家訂購客製化批次時，關於藝術品調整的交流經常分散在零散的溝通管道中。員工會失去對哪個檔案版本代表最終批准的校樣的追蹤。沒有結構化的客戶記錄和對話區域，營運人員就有可能在批次訂單中使用不正確的檔案，導致在工作進入生產系統之前就出現印刷錯誤和浪費材料。
主要特色
Workspace369 的隨選列印業務 CRM 涵蓋九個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「客戶導入和記錄建立」到「發票開立和移交生產」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
客製化隨選列印批次的營運摩擦
批量定制提案不准确
為大型客製化印刷品定價需要仔細評估數量和規格。操作員經常在不連結原始客戶請求的單獨文件中生成報價。這種分離會導致行政錯誤，最終發票與約定條款不符。將提案與客戶記錄一起追蹤，有助於使用者在初始訂單承諾階段驗證這些詳細資訊。
零散的檔案版本管理
隨選列印買家經常為單一客製化批次上傳多個圖形檔案版本。在本地磁碟機上管理這些資產，使得管理員難以驗證哪個檔案已準備好進行路由。如果沒有直接連結到特定專案或任務的清晰檔案附加功能，員工可能會意外地將過時的圖稿發送到外部生產設施。
未追蹤的預生產任務
在自訂批次進入印刷階段之前，必須完成多個行政里程碑，例如校稿驗證和排程確認。當這些步驟透過記憶或便利貼管理時，就會錯過截止日期。將這些里程碑追蹤為專案中的獨立任務，有助於員工追蹤訂單何時等待客戶確認。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
自訂批次工作流程
01
客戶導入和記錄創建
工作流程始於列印買家要求自訂批次訂單時。管理員會在客戶記錄中建立新條目，以儲存聯絡資訊和具體要求。員工可以直接在此個人檔案中記錄有關自訂列印規格的所有初步對話。這在您為客戶產生任何藝術檔案或定價提案之前，建立了一個清晰的起點。
02
作品集校樣檔案上傳與審閱
管理員創建一個專門用於客製化批次的專案。買家將高解析度圖形檔案上傳到平台，其中檔案版本控制（來自 Specialist）保留每次校樣的迭代。員工使用對話功能討論修改，並在簡報中記錄圖稿校樣已準備好供客戶審閱。客戶入口網站用於授予買家存取權限以查看檔案並確認其設計選擇。
03
提案生成和定價批准
確認圖稿證明後，管理員會在系統中建立詳細提案，概述數量、印刷方法和自訂批次定價。此提案會連結至客戶記錄以供審閱。買家透過公開提案連結核准並電子簽署，因此在排定任何製作任務前，財務協議即已記錄在案。
04
排程和預生產任務追蹤
提案被接受後，管理員會設置具體任務，為外部供應商準備訂單。這些任務包括驗證文件尺寸和安排交接日期。日程安排功能跟踪這些內部截止日期，幫助員工跟踪預生產檢查，然後將訂單詳細信息手動輸入到專業印刷品履行軟件中。
05
開立發票和移交生產
最後一步是將批准的提案轉換為發票。買家透過信用卡或付款連結在線付款，一旦記錄付款，管理員就會將專案任務標記為完成。然後將批准的藝術品檔案和批次詳細資訊轉移到獨立的生產和供應商路由系統。
產品涵蓋範圍
按訂單生產業務的客戶營運
- 系統必須成功將高解析度藝術作品檔案和自訂定價提案連結到單一客戶記錄，且在審閱過程中不會遺失對話記錄。
- 人工測試人員必須驗證，買家可以根據記錄的簡報訪問客戶入口網站，查看已排程的任務並下載已批准的藝術作品預覽檔案。
- 人工測試人員必須驗證，可以創建一個發票來匹配已接受提案的項目明細，並與正確的按需列印客戶檔案關聯。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
評估接受標準
自訂批次訂單如何送達我的印刷供應商？
供應商路線規劃、生產和履行在您的印刷和商業系統中運行。Workspace369 管理客戶記錄、提案和圖稿檔案直至生產，然後透過人工或（從 Specialist）透過 Webhooks 和 API 將最終訂單詳細資訊傳輸到您的生產軟體。
客戶入口網站如何協助處理藝術作品校樣批准？
客戶入口網站允許買家登入並檢視共享檔案、專案、發票、通訊和批准。若要驗證藝術品預覽，您可以透過入口網站共享檔案並請求批准，或指示某人將決定記錄在同意的簡報中。
我們可以在自訂批次最終確定前追蹤內部設計任務嗎？
是的。您可以建立專案和任務來管理內部里程碑，例如檔案準備和尺寸檢查。這些任務可以與客戶對話和記錄一起排程和追蹤。這有助於您的員工在向買家開立發票並將批次移至外部履行系統之前，追蹤預生產需求。
是否可以管理大量隨選列印買家的自訂定價？
是的。您可以使用提案功能為批量訂單概述自訂價格、數量和條款。買方批准並電子簽署提案後，即可將其轉換為匹配的發票，並在將工作交給您的印刷設備或外部供應商之前在線上收款。
