代理人交接期間模糊的潛在客戶歸屬
當潛在客戶在代理人之間轉移時，行政檔案經常會失去明確的主管指定。若簡報中沒有記錄明確的所有者，任務和排定的會議就會發生衝突。這種責任不清的狀況會導致客戶對話中斷和重複的提案。經紀公司需要嚴格的行政記錄，以追蹤在任何特定時間點哪個代理人擁有客戶記錄，從而協助員工管理內部摩擦和未指派的檔案。
主要特色
Workspace369 的房地產經紀公司 CRM 涵蓋九個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「建立核心客戶記錄」到「開立行政發票並歸檔檔案」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
經紀業務中的行政摩擦
分散的物業提案和客戶檔案
行政人員經常將房產文件、客戶協議和初步提案分散在不同的電子郵件線程中。這種碎片化使得在安排看房前難以驗證最新的專案文件。當對話和文件分散在斷開的孤島中時，驗證客戶記錄需要手動搜尋。統一的行政框架將專案任務、客戶記錄和文件連結在一起，以實現清晰的營運可見性。
斷開連結的排程和客戶對話
協調房地產諮詢和行政審查，當排程工具獨立於客戶對話之外運作時，常會失敗。員工在安排約會時，未檢視客戶歷史記錄或活躍任務。這種差距導致錯過日期和未確認的提案。經紀公司需要一種方法將排程直接連結到客戶記錄，以便行政團隊能看到關於日期的對話。
未追蹤的發票和行政專案任務
行政費用與客戶發票常超出標準專案追蹤範圍。當員工開立發票卻未連結至特定客戶記錄或任務時，追蹤付款便成為一項手動的苦差事。經紀公司需要一個系統，將行政發票、提案與專案綁定至客戶記錄。這有助於在正確記錄時，每一項已完成的任務都能準確匹配其對應的財務記錄。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
經紀公司客戶工作流程
01
建立核心客戶記錄
工作流程始於將潛在買家或賣家輸入客戶記錄資料庫。行政人員記錄初步詢問參數，並在自訂擁有者欄位中指派明確的代理人。此記錄是主要的客戶檔案，錨定所有未來的提案、任務和排程。員工在啟動任何進一步的專案階段或行政指派之前，會檢查聯絡資訊是否完整。
02
起草和分發行政提案
建立客戶記錄後，員工會建立並寄送正式提案。這些文件概述了經紀服務條款和初步諮詢排程。提案直接透過客戶入口網站與客戶共用，實現透明審閱。員工會在平台內記錄所有相關客戶對話，以追蹤回饋、修訂和核准日期，然後再進入活躍專案。
03
初始化物業專案與任務清單
提案被接受後，操作員創建一個項目來管理參與任務。團隊概述具體任務，分配運營截止日期，並安排後續行動。與入職流程相關的所有對話和文件都存儲在此項目中。這種結構使公司能夠在一個地方跟踪每個參與的里程碑和進度。
04
協調排程與客戶對話
行政人員使用排程功能來安排房產諮詢和文件簽署會議。這些日曆事件直接連結回主要的客戶記錄和活躍的專案。日曆的變更可由員工在客戶入口網站內更新。關於日曆調整的對話會記錄在共享的溝通日誌中，在交易生命週期中維護所有互動的明確時間線。
05
開立行政發票和歸檔檔案
在完成專案里程碑後，經紀公司會開立行政或諮詢服務的發票。員工在平台內產生發票，將其連結到客戶記錄和已完成的任務。付款後，所有相關檔案、提案和對話都會封存在客戶記錄內。這可保留經紀公司可存取的整個參與記錄的清晰歷史。
產品涵蓋範圍
房地產經紀公司的客戶營運
- 當客戶記錄轉移時，自訂負責人欄位會在任務重新分配之前顯示新業務員。
- 客戶入口網站必須準確地向客戶顯示共享的提案和排程日期，而不會洩露內部代理人任務清單或私人對話。
- 員工可以產生直接連結到已完成專案任務的發票，並在客戶記錄中查看。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
潛在客戶歸屬與管理的評估標準
系統如何處理代理佣金和 MLS 列表？
將 MLS 列表和佣金計算保留在您的經紀公司系統中。Workspace369 處理客戶端事務，從客戶記錄和提案到排程和發票，並透過 Specialist 的 webhook 和 API 連接到其他系統。
當代理人離職時，我們可以追蹤潛在客戶所有權的變更嗎？
是的。當潛在客戶在代理之間移動時，員工會更新自訂的負責人欄位，角色和權限控制哪些代理可以查看記錄。經紀公司對與該特定客戶相關的所有專案、任務和排定的諮詢都保持清晰的責任歸屬。
客戶記錄中可以儲存哪些檔案？
簽署的提案會保留在每個客戶記錄中，而 Specialist 的經紀公司可以直接將檔案和排程大綱附加到記錄中。這使得所有必要文件都與活躍的專案和任務連結，以便在潛在客戶轉手時，下一位代理人能獲得完整的歷史記錄。
客戶如何透過平台與經紀公司互動？
客戶透過客戶入口網站存取經紀公司，以審閱提案、檢查排程日期並查看已開立的發票。他們也可以就其活躍專案進行對話。內部任務、代理人指派和私人內部檔案對客戶入口網站隱藏，以支援營運隱私。
