文件录入不完整
稅務客戶經常在關鍵報稅截止日期前提交不完整的資料。沒有指定的行政追蹤區域，稅務 preparer 會花費數小時檢查個別檔案以驗證缺少什麼。這會延遲專案的啟動，並造成行政瓶頸，減緩整個公司的處理能力。
主要特色
Workspace369 的稅務準備人員 CRM 涵蓋 9 個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「啟動客戶提案」到「完成發票和專案結案」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
報稅的營運痛點
分散的客戶對話
關於遺失 W-2 或 1099 表格的溝通通常跨越多個個人簡訊和零散的電子郵件線程。稅務準備人員花費寶貴的時間搜尋歷史對話以查找客戶提供的特定說明或澄清，這導致在開始申報前，初始管理記錄出現錯誤。
未追蹤的行政任務
當報稅客戶在報稅截止日期臨近時提交了不完整的 વારસા (文件集)，手動跟進任務很容易被遺忘。如果沒有直接連結到客戶記錄的清晰任務列表，團隊成員就不知道誰負責請求剩餘的文件，這會導致錯過里程碑和延誤報稅。
提案管理效率低下
透過分離的文件發送委任書和收集初步行政細節，經常會造成混淆。稅務準備人員難以將初步提案連結到活躍的專案，導致對工作範圍的混淆，並延遲在正式稅務準備工作開始前收取初步預付款項。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
稅務委任工作流程步驟
01
初始化客戶提案
首先，在系統內產生清晰的提案，概述稅務準備服務的範圍。客戶透過客戶入口網站審閱提案詳細資訊。一旦客戶批准並電子簽署條款，公司就會將批准的提案轉換為預付款項發票，並在客戶記錄中開啟委任。
02
排程和文件要求
使用排程功能來設定所需的初步諮詢會議，或立即為稅務年度建立專屬專案。在客戶記錄中，稅務準備人員會列出所需的稅務文件。人工操作員會指示客戶直接將其初始文件組上傳到入口網站的檔案區。
03
處理不完整的文檔集
當報稅客戶在報稅截止日期臨近時提交了不完整的 વારસા (文件集)，報稅員會根據所需清單審閱上傳的文件。操作員會在簡報中記錄缺失的項目，並在入口網站內與客戶開啟特定的對話線程，為缺失的文件創建明確的任務。
04
參與專案追蹤
準備者管理收集所有必要項目所需的任務。團隊成員在項目到達時更新任務狀態。所有客戶對話都保留在客戶記錄中，因此任何團隊成員都可以在數據移入已批准的稅務申報系統之前確認文件已準備就緒。
05
完成發票開立與專案結案
在清單完成並在您的稅務軟件中歸檔退稅後，操作員通過 Workspace369 發出最終發票。客戶通過客戶入口網站支付發票，項目標記為關閉，為未來幾年保留完整的客戶歷史記錄。
產品涵蓋範圍
稅務準備人員的客戶營運
- 人類操作員可以成功將樣本稅務文件組上傳到客戶入口網站，並驗證該檔案是否立即出現在相應的客戶記錄中。
- 系統允許管理員建立遺失稅務文件的任務清單，並將其直接連結到活躍的專案以進行追蹤。
- 客戶可以在客戶入口網站介面內查看、開啟和回覆有關其未完成稅務文件的對話線程。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
營運驗收標準
稅務申報表和政府識別碼放在哪裡？
將稅務申報表、政府識別碼和官方文件保留在您批准的稅務軟體中。Workspace369 處理其中的事務所業務：客戶記錄、委託提案、文件收集、任務、檔案、客戶訊息和發票。
當截止日期臨近時，我們應如何處理不完整的文檔集？
操作員在入口網站中審核上傳的檔案，在簡報中記錄遺失的項目，並建立特定的後續任務。您可以啟動與客戶在入口網站內的對話線程，以在將數據移至歸檔系統之前請求特定的遺失稅務表格。
當稅務客戶上傳檔案時，系統是否會自動將任務分配給我的團隊？
工作流程自動化利用九種觸發條件類型、條件和計時等待來建立任務、發送電子郵件或簡訊、發出提醒並通知團隊成員。電子郵件自動化從 Cadet 開始，簡訊步驟從 Voyager 開始，AI 草擬的工作流程從 Commander 開始；電話觸發條件隨附 Specialist 的語音功能。在啟用工作流程之前，透過模擬測試運行來檢查確切的觸發條件、負責人和審核步驟。
我們可以在一處管理客戶委託書和帳單嗎？
是的。將委託書作為提案發送並附帶電子簽名，然後將其轉換為發票。客戶在客戶入口網站內審閱提案並支付發票，因此您的公司可以在活躍專案和任務旁邊追蹤財務里程碑。
