Jak se vyznat ve Workspace369: kompletní prohlídka aplikace

Vítejte ve Workspace369. V tomto videu vás provedu všemi částmi aplikace, abyste věděli, kde co najdete.

Po přihlášení začínáte na svém přehledu. Na začátku vám tato karta nahoře pomůže nastavit váš pracovní prostor nebo rovnou založit novou fakturu, klienta či úkol. Pod ní tyto tři karty ukazují, co dnes vyžaduje vaši pozornost: úkoly, které je třeba splnit, dnešní události a nadcházející připomenutí. Pod nimi jsou vaše tržby. Těmito tlačítky změníte časové období. Vyberu období od začátku roku. Když se posunete níž, uvidíte souhrn dnešního dne, výdaje podle kategorií, které faktury jsou po splatnosti a kolik času jste zaznamenali, ale ještě nevyfakturovali. Zpátky nahoře ukazuje zvonek vaše oznámení. Například když klient otevře nabídku nebo zaplatí fakturu. A pokud chcete něco rychle přidat, klikněte na „Nový“. Můžete vytvořit úkol, událost, poznámku nebo připomenutí.

Teď projdeme menu vlevo, jednu sekci po druhé. Nejdřív AI AutoPilot. Na stránce Dnes za vás může Workspace AI třídit nové e-maily, SMS a požadavky a těmito přepínači určujete, co bude dělat. Na stránce Chat se můžete Workspace AI ptát na svou firmu. Tady ji žádám, aby mi naplánovala den, a ona vypíše, co je po termínu a co udělat jako první.

Dále jsou tu Klienti, váš seznam zákazníků. Vidíte fázi každého klienta, kdy ho máte znovu kontaktovat a odkud přišel. Kliknutím na klienta zobrazíte jeho údaje v postranním panelu. Chcete-li přidat někoho nového, klikněte na „Přidat klienta“. Na stránku Požadavky přicházejí dotazy z formulářů na vašem webu. Nové tu čekají na odpověď. Na kartě Vše vidíte každý požadavek, odkud přišel a jestli se z něj stal klient.

V sekci Práce najdete Projekty, kde sledujete každou zakázku s jejím klientem, stavem, prioritou a termínem dokončení. Kalendář ukazuje všechny vaše schůzky a zakázky za celý měsíc. Kliknutím na kteroukoli z nich zobrazíte podrobnosti, například čas, místo a kdo se účastní. Úkoly jsou vaše nástěnka úkolů. Každá karta je jeden úkol a s postupem práce se posouvá napříč sloupci. Kliknutím na úkol ho otevřete i s jeho stavem, tím, komu je přiřazen, a jeho dílčími úkoly. Připomenutí hlídají věci, na které nechcete zapomenout, například ozvat se klientovi. Klikněte na některé z nich a uvidíte, kdy je termín a kdo ho dostane. V části Sledování času můžete spustit časovač nebo zapsat odpracované hodiny a vidět, kolik času je připraveno k fakturaci.

V sekci Finance najdete Návrhy, kde vytváříte cenové nabídky a posíláte je klientům k online přijetí. Smlouvy vám umožní posílat klientům dohody k online podpisu. Faktury ukazují vše, co jste vyfakturovali, a zda je to zaplacené, částečně zaplacené nebo po splatnosti. Na stránce Výdaje zaznamenáváte, za co vaše firma utrácí, například za materiál a palivo. Účetnictví vám dává celkový obrázek: kolik máte peněz, co vám dluží ostatní, co dlužíte vy a jaký je váš čistý zisk. A Katalog produktů obsahuje služby a produkty, které prodáváte, i s cenami, takže je můžete přidávat do nabídek a faktur. Karta Sklad ukazuje, kolik zásob vám zbývá.

V sekci Komunikace spojuje Schránka vaše e-maily, SMS a hlasové zprávy na jednom místě. E-maily jsou plnohodnotný e-mailový klient, ve kterém můžete e-maily číst, psát a odesílat. Mobil slouží pro textové zprávy a hovory. Pracovní postupy za vás dělají opakovanou práci, například odešlou připomenutí, když je faktura po splatnosti. Klikněte na „Nový pracovní postup“, začněte z připravené šablony a před zapnutím si prohlédněte každý krok. Na stránce Trychtýře můžete vytvářet jednoduché webové stránky, které z návštěvníků udělají nové potenciální klienty. Začněte ze šablony, třeba z této kontaktní a rezervační stránky, a změňte, co chcete.

V sekci Nástroje najdete Poznámky, kde si píšete poznámky a ukládáte je do složek, které můžete sdílet se svým týmem. Soubory uchovávají vaše dokumenty a fotky a propojují je s klienty a projekty. Otevřete složku a uvidíte, co obsahuje. A Návyky vám pomáhají budovat dobré denní rutiny a sledovat, jak se vám daří je dodržovat.

Když budete cokoli hledat, použijte vyhledávání. Klikněte na vyhledávací pole nahoře nebo stiskněte Command K. Začněte psát jméno a zobrazí se všichni klienti, faktury a schůzky, které odpovídají. Kliknutím na výsledek ho otevřete. Tady je stránka klientky Maya s jejími fakturami, schůzkami, projekty a dokumenty, vše na jednom místě.

Údaje o firmě, váš tým i nastavení plateb najdete v Nastavení. A pokud budete někdy potřebovat pomoc, klikněte na položku Podpora hned pod ním. Tím končí prohlídka Workspace369. V dalším videu nastavíme údaje o vaší firmě, abyste mohli poslat svou první nabídku.