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Kurz gesagt
Eine Mandatsgebühr ist eine Vorauszahlung oder eine wiederkehrende Zahlung, die ein Kunde leistet, um Ihre Dienste zu reservieren. Die beiden gängigen Modelle sind wiederkehrende Mandate (ein fester Betrag pro Monat für einen vereinbarten Umfang) und abrufbare Mandate (eine Vorauszahlung, die bei Arbeitsbeginn abgerechnet wird). Mandate funktionieren am besten, wenn der Umfang, der Abrechnungsplan und die Übertragungsregeln in der Vereinbarung schriftlich festgehalten sind – und die Rechnungen pünktlich und ohne manuellen Aufwand versendet werden.
Was ist eine Retainer-Rechnung?
Eine Retainer-Rechnung ist die Rechnung für einen Retainer: die feste Gebühr für den nächsten Zeitraum der vereinbarten Arbeit oder der Vorauszahlungsbetrag, den ein Kunde auf ein Guthaben einzahlt, das Sie im Laufe der Arbeit abbuchen. Sie nennt den abgedeckten Zeitraum oder das Guthaben, den Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsweise und wird vor Beginn der Arbeiten versandt.
- Beispiel (Musterzahlen): „Design-Support-Retainer, November 2026, bis zu 20 Stunden“
- Betrag $2,000, ausgestellt am 1. November, fällig am 8. November
- Unbenutzte Stunden: Bis zu 10 können auf Dezember übertragen werden
- Arbeiten über 20 Stunden hinaus: separat abgerechnet zu $110 pro Stunde, nach schriftlicher Genehmigung
Die beiden Honorarmodelle
Wählen Sie das Modell, das zu Ihrer Arbeitsweise passt – und schreiben Sie es in die Vereinbarung:
- Wiederkehrendes Mandat – der Kunde zahlt eine feste Gebühr pro Periode (normalerweise monatlich) für einen vereinbarten Arbeitsumfang. Vorhersehbar für beide Seiten; das gängigste Modell für Agenturen, MSPs, Buchhalter und Berater.
- Abrufbare Mandate – der Kunde zahlt eine Vorauszahlung, und Sie rechnen die Arbeit gegen den Saldo ab, bis dieser aufgebraucht ist, und stocken ihn dann auf. Üblich für Rechts-, Beratungs- und variable Umfangsarbeiten.
- Hybrid – eine kleinere wiederkehrende Basis plus stundenweise Abrechnung für Überstunden, die jeweils pro Periode abgerechnet werden.
Wie man den Betrag festlegt
Belegen Sie das Mandat aus dem Umfang, nicht aus Ihren Hoffnungen:
- Beginnen Sie mit dem vereinbarten Umfang: Stunden, Liefergegenstände oder Ergebnisse pro Zeitraum
- Multiplizieren Sie mit Ihrem Ziel-Stundensatz und prüfen Sie dann, was der Kunde schätzt (eingesparte Personalkosten, Reaktionszeit, vorrangiger Zugang)
- Geben Sie an, was enthalten ist, was extra ist und was mit ungenutzter Zeit geschieht (verfällt, wird auf den nächsten Zeitraum übertragen oder läuft unbegrenzt weiter)
- Vierteljährliche Überprüfung – der Umfang ändert sich, und das Mandat sollte ihm folgen
Machen Sie die Abrechnung langweilig
Das Honorar funktioniert nur, wenn die Rechnung jeden Zeitraum ohne Neuanfertigung automatisch versendet wird. Wiederkehrende Rechnungen und Zahlungspläne in Workspace369 berechnen Honorare automatisch, automatisierte Erinnerungen jagen alles Offene, und die Berichterstattung zeigt die Honorareinnahmen pro Kunde – so kommt der geplante Umsatz pünktlich an.
Mandatsgebühr vs. Anzahlung vs. Vorauszahlung
Eine Anzahlung sichert ein bestimmtes Projekt und wird von diesem verbraucht. Eine Vorauszahlung ist jede Vorauszahlung. Ein Mandat sichert die laufende Verfügbarkeit oder den Umfang über einen bestimmten Zeitraum – es handelt sich um die wiederkehrende Beziehung, nicht um den einmaligen Auftrag. Viele Vereinbarungen kombinieren sie: ein Mandat für laufende Arbeiten, eine Anzahlung für ein bestimmtes Projekt darin.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Retainer-Rechnung?
Eine Retainer-Rechnung stellt einen Retainer in Rechnung: die feste Gebühr für den nächsten Zeitraum der vereinbarten Arbeit oder einen Vorauszahlungsbetrag, den der Kunde auf ein Guthaben einzahlt, das Sie abbuchen. Sie zeigt den abgedeckten Zeitraum oder das Guthaben, den Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsweise an und wird vor Beginn der Arbeiten versandt.
Ist eine Mandatsgebühr erstattungsfähig?
Das hängt von der Vereinbarung ab. Wiederkehrende Honorare für einen definierten Umfang werden normalerweise verdient, wenn der Zeitraum abgedeckt ist; Drawdown-Guthaben sind oft für den nicht verdienten Teil erstattungsfähig. Geben Sie dies explizit in der Vereinbarung an, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Wie hoch sollte eine Mandatsgebühr sein?
Belegen Sie den vereinbarten Umfang pro Periode zu Ihrem Ziel-Stundensatz, und passen Sie ihn dann an das an, was der Kunde am meisten schätzt – vorrangiger Zugang, garantierte Verfügbarkeit oder eingesparte Personalkosten. Überprüfen Sie den Betrag vierteljährlich, wenn sich der Umfang ändert.
Wie berechne ich ein Mandat automatisch?
Wiederkehrende Rechnungen mit automatischer Kartenabbuchung, in jedem Plan. In Workspace369 wird die Retainer-Rechnung in jeder Periode zum gleichen Zeitpunkt versendet, automatisierte Erinnerungen kümmern sich um die Nachverfolgung und die Berichterstattung zeigt die Retainer-Einnahmen pro Kunde an – Pläne beginnen bei $29/Monat für einen Sitz.
