Πώς να κινείστε στο Workspace369: πλήρης ξενάγηση στην εφαρμογή

Καλώς ήρθατε στο Workspace369. Σε αυτό το βίντεο, θα σας ξεναγήσω σε κάθε μέρος της εφαρμογής, ώστε να ξέρετε πού βρίσκεται το καθετί.

Όταν συνδέεστε, ξεκινάτε από τον πίνακα ελέγχου σας. Όσο κάνετε τα πρώτα σας βήματα, αυτή η κάρτα στο επάνω μέρος σάς βοηθά να ρυθμίσετε τον χώρο εργασίας σας ή να περάσετε κατευθείαν σε ένα νέο τιμολόγιο, πελάτη ή εργασία. Από κάτω, αυτές οι τρεις κάρτες δείχνουν τι χρειάζεται την προσοχή σας σήμερα: τις εργασίες που λήγουν, τα σημερινά συμβάντα και τις επερχόμενες υπενθυμίσεις σας. Κάτω από αυτές βρίσκονται τα έσοδά σας. Χρησιμοποιήστε αυτά τα κουμπιά για να αλλάξετε τη χρονική περίοδο. Εγώ θα επιλέξω από την αρχή του έτους έως σήμερα. Καθώς κάνετε κύλιση προς τα κάτω, θα δείτε μια επισκόπηση της ημέρας, τα έξοδά σας ανά κατηγορία, ποια τιμολόγια είναι ληξιπρόθεσμα και πόσο χρόνο έχετε καταγράψει αλλά δεν έχετε χρεώσει ακόμα. Πίσω στο επάνω μέρος, το καμπανάκι δείχνει τις ειδοποιήσεις σας. Για παράδειγμα, όταν ένας πελάτης ανοίγει μια προσφορά ή πληρώνει ένα τιμολόγιο. Και για να προσθέσετε κάτι γρήγορα, κάντε κλικ στο «Νέο». Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία, ένα συμβάν, μια σημείωση ή μια υπενθύμιση.

Τώρα ας δούμε το μενού στα αριστερά, μία ενότητα κάθε φορά. Πρώτα, το AI AutoPilot. Στη σελίδα Σήμερα, το Workspace AI μπορεί να ταξινομεί για εσάς τα νέα σας email, γραπτά μηνύματα και αιτήματα, και αυτοί οι διακόπτες ελέγχουν τι κάνει. Στη σελίδα Συνομιλία, μπορείτε να ρωτήσετε το Workspace AI για την επιχείρησή σας. Εδώ, του ζήτησα να οργανώσει τη μέρα μου και μου έδειξε τι έχει καθυστερήσει και τι να κάνω πρώτα.

Ακολουθούν οι Πελάτες, η λίστα των πελατών σας. Βλέπετε το στάδιο κάθε πελάτη, πότε πρέπει να επικοινωνήσετε ξανά μαζί του και από πού ήρθε. Κάντε κλικ σε έναν πελάτη για να δείτε τα στοιχεία του στο πλάι. Για να προσθέσετε κάποιον νέο, κάντε κλικ στο «Προσθήκη πελάτη». Στα Αιτήματα φτάνουν τα ερωτήματα από τις φόρμες του ιστότοπού σας. Τα νέα περιμένουν εδώ απάντηση. Στην καρτέλα Όλα, βλέπετε κάθε αίτημα, από πού ήρθε και αν έγινε πελάτης.

Στην ενότητα Εργασία, στα Έργα παρακολουθείτε κάθε δουλειά, με τον πελάτη, την κατάσταση, την προτεραιότητα και την προθεσμία της. Το Ημερολόγιο δείχνει όλα τα ραντεβού και τις δουλειές σας για τον μήνα. Κάντε κλικ σε ένα για να δείτε τις λεπτομέρειες, όπως την ώρα, τον τόπο και ποιοι θα πάνε. Οι Εργασίες είναι ο πίνακας με όσα έχετε να κάνετε. Κάθε κάρτα είναι μια εργασία και μετακινείται από στήλη σε στήλη καθώς προχωρά η δουλειά. Κάντε κλικ σε μια εργασία για να την ανοίξετε, με την κατάστασή της, σε ποιον έχει ανατεθεί και τις υποεργασίες της. Οι Υπενθυμίσεις κρατούν σημείωση για όσα δεν θέλετε να ξεχάσετε, όπως να επικοινωνήσετε ξανά με έναν πελάτη. Κάντε κλικ σε μία για να δείτε πότε είναι προγραμματισμένη και ποιος τη λαμβάνει. Στην Παρακολούθηση χρόνου, μπορείτε να ξεκινήσετε ένα χρονόμετρο ή να καταγράψετε τις ώρες σας και να δείτε πόσος χρόνος είναι έτοιμος για χρέωση.

Στην ενότητα Οικονομικά, στις Προτάσεις δημιουργείτε προσφορές τιμών και τις στέλνετε στους πελάτες για να τις αποδεχτούν ηλεκτρονικά. Οι Συμβάσεις σάς επιτρέπουν να στέλνετε συμφωνητικά για να τα υπογράψουν οι πελάτες ηλεκτρονικά. Τα Τιμολόγια δείχνουν όλα όσα έχετε τιμολογήσει και αν έχουν πληρωθεί, πληρωθεί εν μέρει ή είναι ληξιπρόθεσμα. Στα Έξοδα, καταγράφετε τι ξοδεύει η επιχείρησή σας, όπως αναλώσιμα και καύσιμα. Η Λογιστική σάς δίνει τη μεγάλη εικόνα: τα διαθέσιμα μετρητά σας, τι σας οφείλουν, τι οφείλετε και τα καθαρά σας κέρδη. Και ο Κατάλογος προϊόντων περιέχει τις υπηρεσίες και τα προϊόντα που πουλάτε, με τις τιμές τους, ώστε να τα προσθέτετε σε προσφορές και τιμολόγια. Η καρτέλα Απόθεμα δείχνει πόσο απόθεμα σας έχει απομείνει.

Στην ενότητα Επικοινωνίες, τα Εισερχόμενα συγκεντρώνουν σε ένα σημείο τα email, τα γραπτά μηνύματα και τα φωνητικά σας μηνύματα. Τα Μηνύματα email είναι ένα πλήρες γραμματοκιβώτιο email, όπου μπορείτε να διαβάζετε, να γράφετε και να στέλνετε email. Το Κινητό είναι για τα γραπτά μηνύματα και τις κλήσεις σας. Οι Ροές εργασίας κάνουν για εσάς τις επαναλαμβανόμενες δουλειές, όπως την αποστολή υπενθύμισης όταν ένα τιμολόγιο είναι ληξιπρόθεσμο. Κάντε κλικ στο «Νέα ροή εργασίας» για να ξεκινήσετε από ένα έτοιμο πρότυπο και δείτε κάθε βήμα πριν την ενεργοποιήσετε. Με τις Χοάνες, μπορείτε να δημιουργείτε απλές ιστοσελίδες που μετατρέπουν τους επισκέπτες σε νέους υποψήφιους πελάτες. Ξεκινήστε από ένα πρότυπο, όπως αυτή η σελίδα επικοινωνίας και κρατήσεων, και αλλάξτε ό,τι θέλετε.

Στην ενότητα Εργαλεία, στις Σημειώσεις γράφετε σημειώσεις και τις οργανώνετε σε φακέλους που μπορείτε να μοιραστείτε με την ομάδα σας. Τα Αρχεία αποθηκεύουν τα έγγραφα και τις φωτογραφίες σας και τα συνδέουν με πελάτες και έργα. Ανοίξτε έναν φάκελο για να δείτε τι περιέχει. Και οι Συνήθειες σάς βοηθούν να χτίσετε καλές καθημερινές ρουτίνες και να βλέπετε πόσο σταθερά τις τηρείτε.

Όποτε ψάχνετε κάτι, χρησιμοποιήστε την αναζήτηση. Κάντε κλικ στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος ή πατήστε Command K. Αρχίστε να πληκτρολογείτε ένα όνομα και θα δείτε κάθε πελάτη, τιμολόγιο και ραντεβού που ταιριάζει. Κάντε κλικ σε ένα αποτέλεσμα για να το ανοίξετε. Αυτή είναι η σελίδα πελάτη της Maya, με τα τιμολόγια, τα ραντεβού, τα έργα και τα έγγραφά της, όλα σε ένα σημείο.

Τα στοιχεία της επιχείρησής σας, η ομάδα σας και οι ρυθμίσεις πληρωμών βρίσκονται όλα στις Ρυθμίσεις. Και αν χρειαστείτε ποτέ βοήθεια, κάντε κλικ στην Υποστήριξη, ακριβώς από κάτω. Αυτή ήταν η ξενάγηση στο Workspace369. Στο επόμενο βίντεο, θα ρυθμίσουμε τα στοιχεία της επιχείρησής σας, ώστε να είστε έτοιμοι να στείλετε την πρώτη σας προσφορά.