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En resumen
Un acuerdo de retainer debe nombrar a las partes, el tipo de retainer (horas, entregables o acceso), el alcance mensual, la tarifa y la fecha de facturación, los términos de pago, qué sucede con el tiempo no utilizado, cómo se cotiza y factura el trabajo adicional, los tiempos de respuesta, el plazo y la renovación, cómo cualquiera de las partes puede rescindirlo, la propiedad, la confidencialidad y las firmas. Esta página es un punto de partida en lenguaje claro, no asesoramiento legal.
Elija primero el tipo de retainer
La mayoría de las disputas de retainer provienen de una respuesta vaga a "¿qué compra la tarifa mensual?". Elija un modelo y escríbalo:
- Retainer de horas: un bloque fijo de horas cada mes, como 20 horas por $2,000, con una tarifa por hora para tiempo extra
- Retainer de entregables: una salida establecida cada mes, como cuatro publicaciones de blog y un boletín informativo
- Retainer de acceso (asesoramiento): disponibilidad para asesoramiento y llamadas dentro de los límites acordados, sin un recuento fijo de horas
- Retainer prepagado: el cliente paga un depósito que usted descuenta contra facturas (a menudo utilizado por consultores y bufetes de abogados)
Plantilla de acuerdo de retainer: las cláusulas a incluir
Copie estos encabezados en su acuerdo y complete cada uno en lenguaje claro:
- Partes y fecha de entrada en vigor: su negocio, el cliente y cuándo comienza el retainer
- Servicios y alcance mensual: las horas, entregables o acceso incluidos, y lo que no está incluido
- Tarifa y facturación: el monto mensual, la fecha de facturación (por ejemplo, el día 1 de cada mes, por adelantado) y la moneda
- Términos de pago: fecha de vencimiento, métodos de pago aceptados y cualquier cargo por demora permitido donde usted trabaje
- Tiempo no utilizado: si las horas no utilizadas expiran, se acumulan durante un mes o se acumulan hasta un límite
- Exceso y trabajo adicional: la tarifa por tiempo adicional al retainer y si se necesita aprobación por escrito primero
- Tiempos de respuesta y disponibilidad: horario laboral, qué tan rápido responde y cómo se manejan las solicitudes urgentes
- Plazo, renovación y aviso: plazo mínimo, renovación mensual automática y el aviso que cualquiera de las partes da para finalizarlo (a menudo 30 días)
- Propiedad y uso de portafolio: quién es el propietario del trabajo finalizado una vez pagado y si puede mostrarlo
- Confidencialidad, responsabilidad y firmas, con la fecha en que cada parte firma
Ejemplo de redacción para las cláusulas clave
Tarifa: "El cliente paga un retainer mensual de $2,000, facturado el día 1 de cada mes y pagadero dentro de los 7 días." Alcance: "El retainer cubre hasta 20 horas de soporte de diseño y desarrollo por mes." Tiempo no utilizado: "Las horas no utilizadas se acumulan para el mes siguiente únicamente, hasta 10 horas." Exceso: "El trabajo más allá de las 20 horas se factura a $110 por hora y requiere aprobación por escrito primero." Finalización: "Cualquiera de las partes puede rescindir este acuerdo con 30 días de aviso por escrito." Ajuste los números y la redacción a su trabajo.
Cómo fijar el precio y facturar un retainer
Fije el precio del retainer en función del trabajo que espera, no de una suposición: estime las horas mensuales, multiplíquelas por su tarifa, luego decida si ofrecer un pequeño descuento por el compromiso. Facture por adelantado para que el cliente pague antes de que comience el trabajo del mes, y rastree las horas o entregables utilizados para que cada conversación de renovación se base en hechos. En Workspace369, las facturas recurrentes facturan el retainer automáticamente cada mes, y el seguimiento del tiempo en el registro del cliente muestra cuánto se ha utilizado.
Propuesta de retención 2027: qué incluir en la renovación
Una renovación es más fácil de acordar cuando se presenta como una propuesta corta, no como un nuevo contrato desde cero. Envíala en diciembre para que el cliente pueda aprobarla antes de la primera factura de 2027. Usa este esquema:
- Resumen del alcance: qué cubrió la retención este año, en los términos del cliente (por ejemplo, hasta 20 horas de soporte de diseño al mes)
- Resultados: qué entregó el trabajo, tomado de tus propios registros, como proyectos enviados y horas utilizadas cada mes
- Alcance 2027: qué se mantiene, qué cambia y qué ya no se incluye
- Cambio de tarifa: la nueva tarifa mensual, la fecha de inicio y el motivo, indicados claramente (cifras de muestra: $2,000 a $2,200 al mes a partir del 1 de enero de 2027)
- Plazo: el plazo mínimo, renovación y período de preaviso para 2027, coincidiendo con las cláusulas de tu acuerdo
- Cómo firmar: un próximo paso con una fecha, como aprobar y firmar la propuesta en línea antes del 15 de diciembre
Cómo renovar una retención en diciembre
Comienza a principios de mes, para que la decisión no caiga en la semana de vacaciones:
- Primera semana: extrae las horas o entregables de este año de tus registros de tiempo y facturas
- Segunda semana: envía la propuesta de retención 2027 y solicita la aprobación antes de una fecha determinada
- Si el cliente solicita cambios: revisa la propuesta en lugar de acordar cambios por correo electrónico, para que la versión firmada sea la que facturas
- Una vez firmado: cambia la factura recurrente al nuevo monto y fecha de inicio, para que enero facture a la nueva tarifa
En Workspace369, los clientes aprueban y firman propuestas en línea, se puede tomar un depósito al aceptar, una propuesta aceptada se convierte en factura y las facturas recurrentes con pago automático con tarjeta cobran la nueva tarifa cada mes. Todo está en todos los planes.
Leer a continuación: Cómo escribir una propuesta, Propuestas en Workspace369
14 días de prueba gratuita. Se requiere tarjeta. Después de la prueba: $29/mes para Cadet. Se renueva automáticamente cada mes hasta que canceles. Cancela en cualquier momento en Configuración → Facturación.
Conserve el acuerdo con el registro del cliente
Un retainer es una relación a largo plazo, por lo que el acuerdo, las facturas mensuales, las horas utilizadas y las solicitudes de cambio deben vivir juntas. Workspace369 mantiene los contratos enviados para firma electrónica, facturas recurrentes, registros de tiempo y mensajes en el mismo registro de cliente, por lo que las renovaciones y las preguntas sobre el alcance comienzan desde la misma fuente.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un acuerdo de retainer?
Un acuerdo de retainer es un contrato en el que un cliente paga una tarifa regular, generalmente mensual, para reservar el tiempo de un freelancer o consultor, un conjunto de entregables o acceso continuo a su asesoramiento. Establece el alcance, la tarifa, los términos de pago, las reglas para el tiempo no utilizado y el trabajo adicional, y cómo cualquiera de las partes puede rescindirlo.
¿Deben acumularse las horas de retainer no utilizadas?
Es su elección, pero escríbalo. Muchos autónomos dejan que las horas no utilizadas expiren cada mes, o las acumulan durante un mes solamente hasta un límite. La acumulación ilimitada puede generar un gran atraso de horas que el cliente espera más tarde, así que establezca un límite.
¿Con cuánta antelación debe requerir un acuerdo de retainer?
Treinta días es común para los retainers mensuales, a menudo después de un plazo mínimo de tres meses. Elija un período de aviso que le dé tiempo para reemplazar los ingresos y al cliente tiempo para transferir el trabajo.
¿Es reembolsable una tarifa de anticipo recurrente?
Depende del acuerdo y de la ley donde usted trabaje. Una tarifa pagada por disponibilidad reservada a menudo se trata de manera diferente a un depósito prepago que se descuenta del trabajo. Indique claramente en el acuerdo si alguna parte es reembolsable y consulte las reglas con un abogado.
¿Es esta plantilla de acuerdo de retainer un consejo legal?
No. Es un punto de partida en lenguaje claro. Las leyes difieren según el estado y el país, así que haga que un abogado calificado revise su acuerdo antes de confiar en él.
