Cómo configurar retainers y facturas recurrentes en Workspace369
Cómo facturar a tus clientes habituales de forma periódica en Workspace369. Abre “Retainers”, en “Finanzas”: un retainer le factura a un cliente, en cada ciclo, una asignación acordada, como banco de horas, alcance mensual fijo o depósito prepago. Haz clic en “Nuevo retainer”, elige al cliente y define las horas y el precio de cada ciclo. Las horas extra se agregan a la próxima factura, y las horas no usadas pueden caducar o acumularse. La vista previa muestra lo que ve el cliente: las condiciones en la primera factura y las horas restantes en su portal del cliente. No se cobra nada hasta que el cliente pague la primera factura. Para un monto fijo de forma periódica, configura una factura recurrente desde “Facturas” → “Recurrente”: empieza con una plantilla como un plan de mantenimiento mensual, elige con qué frecuencia se envía y cuándo termina, deja que los clientes paguen cada factura con un enlace o activen el pago automático, y envía cada una automáticamente o revisa primero los borradores.
Lo que aprenderás
- Dónde encontrar “Retainers”, en “Finanzas”, y los tres tipos: un banco de horas, un alcance mensual fijo o un depósito prepago
- Cómo configurar un banco de horas: haz clic en “Nuevo retainer”, elige al cliente y luego define las horas y el precio de cada ciclo
- Qué pasa con las horas extra y las no usadas: las horas extra se agregan a la próxima factura, y las horas no usadas pueden caducar o acumularse
- Lo que ve el cliente: las condiciones en la primera factura y las horas restantes en su portal del cliente
- Cómo configurar una factura recurrente desde “Facturas” y luego “Recurrente”, empezando con una plantilla como un plan de mantenimiento mensual
- Cómo elegir con qué frecuencia se envía la factura y cómo pagan los clientes, y si enviar cada factura automáticamente o revisar primero los borradores
Preguntas frecuentes
¿Qué es un retainer en Workspace369?
Un retainer le factura a un cliente, en cada ciclo, una asignación acordada: un banco de horas, un alcance mensual fijo o un depósito prepago. Encontrarás “Retainers” en “Finanzas”.
¿Cómo configuro un banco de horas?
Abre “Retainers” y haz clic en “Nuevo retainer”. Un banco de horas le da al cliente un número fijo de horas cada mes: elige al cliente y luego define las horas y el precio de cada ciclo. Las horas extra se agregan a la próxima factura, y las horas no usadas pueden caducar o acumularse.
¿Cuándo se le cobra al cliente un retainer?
No se cobra nada hasta que el cliente pague la primera factura. La vista previa de la derecha muestra lo que ve: las condiciones en la primera factura y las horas restantes en su portal del cliente.
¿Cómo configuro una factura recurrente?
Para un monto fijo de forma periódica, abre “Facturas”, luego “Recurrente”, y empieza con una plantilla, como un plan de mantenimiento mensual. En la pestaña “Repetir”, elige con qué frecuencia se envía la factura, desde cada semana hasta cada año, y cuándo termina. El resumen muestra las fechas de las próximas facturas. Cuando todo esté bien, haz clic en “Iniciar plan”.
¿Cómo pagan los clientes una factura recurrente?
Los clientes pagan cada factura con un enlace, o activan el pago automático al pagar la primera. Puedes enviar cada factura automáticamente o revisar primero los borradores: cada borrador se crea tres días antes y te espera.
Transcripción completa
Hola de nuevo. En este video, configuraremos retainers y facturas recurrentes, para que a tus clientes habituales se les facture de forma periódica.
Abre “Retainers”, en “Finanzas”. Un retainer le factura a un cliente, en cada ciclo, una asignación acordada: un banco de horas, un alcance mensual fijo o un depósito prepago. Haz clic en “Nuevo retainer”. Un banco de horas le da al cliente un número fijo de horas cada mes. Elige al cliente y luego define las horas y el precio de cada ciclo. Las horas extra se agregan a la próxima factura, y las horas no usadas pueden caducar o acumularse. A la derecha está lo que ve el cliente: las condiciones en la primera factura y las horas restantes en su portal del cliente. No se cobra nada hasta que el cliente pague la primera factura.
Para un monto fijo de forma periódica, configura una factura recurrente. Abre “Facturas” y luego “Recurrente”. Empieza con una plantilla, como un plan de mantenimiento mensual. En la pestaña “Repetir”, elige con qué frecuencia se envía la factura, desde cada semana hasta cada año, y cuándo termina. Los clientes pagan cada factura con un enlace, o activan el pago automático al pagar la primera. Envía cada una automáticamente, o revisa primero los borradores. Cada borrador se crea tres días antes y te espera. El resumen muestra las fechas de las próximas facturas. Cuando todo esté bien, haz clic en “Iniciar plan”. Y eso es todo sobre los retainers y las facturas recurrentes. En el próximo video, enviaremos un contrato para firma electrónica.
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