Asiakkaan perehdytyksen automaatio: mitä automatisoida tarjouksen hyväksymisen jälkeen (2026)
Mitä automatisoida asiakkaan hyväksyttyä tarjouksen: käynnistimet, rakennettavat toiminnot ja kertaluonteinen asennus, joka hoitaa perehdytyksesi puolestasi.
Tekijä Simon Dziak, perustaja, Workspace369 · LinkedIn
Paras perehdytys tuntuu henkilökohtaiselta ja vaatii sinulta lähes vaivatonta työtä, koska toistettavat osat ovat jo tapahtuneet siihen mennessä, kun avaat postilaatikkosi. Asiakas sanoo kyllä, ja tervetulotoivotus, tehtävä ja tilan muutos ovat jo valmiina.
Tämä opas luettelee, mitä kannattaa automatisoida ehdotuksen hyväksymisen jälkeen, mitä ei, ja miten se asetetaan kerran. Se on kumppani paras asiakkaan perehdytysohjelmistojen vertailu ja Asiakkaan perehdytysopas toimistoille, jotka kattavat työkalut ja koko prosessin. Tässä keskitymme automatisoitavaan osaan.
Mitä sisällä?
Nopea vastausMitä kannattaa automatisoidaKolme tärkeintä käynnistintäSaatavilla olevat toiminnotKolme aloitus työnkulkuaKuinka asentaa kerranMitä sisällyttää suunnitelmaasiMissä se näkyy tuotteessaVältettävät virheetTyöstetty esimerkki: brändäysprojektiKuinka tietää, että se toimiiLopullinen suositus
Nopea vastaus
Luo kolme työnkulkua: yksi tarjouksen hyväksyntää varten, yksi sopimuksen allekirjoitusta varten, yksi maksun vastaanottamista varten. Jokainen lähettää lyhyen, henkilökohtaisen sähköpostin, luo sinulle tehtävän ja siirtää asiakasta eteenpäin vaiheessa. Lisää ensimmäinen lasku sinne, missä se sopii. Rakennat ne kerran, ja ne toimivat aina, kun laukaisin tapahtuu. Kaikki, mikä vaatii harkintaa, kuten käynnistysagenda tai luova briiffi, pysyy omalla tehtävälistallasi.
Mitä kannattaa automatisoida
Käytä yksinkertaista testiä: kirjoittaisitko saman viestin ja tekisitkö saman napsautuksen joka kerta? Jos kyllä, automatisoi se.
| Hetki | Automatisoi | Pidä ihmismäisenä |
|---|---|---|
| Tarjous hyväksytty | Kiitosviesti, tehtävä "aikatauluta aloituskokous", asiakas siirtyy aktiiviseksi | Aloituspäivämäärän valinta |
| Sopimus allekirjoitettu | Vahvistus, sisäinen ilmoitus, ensimmäiset vaiheet -sähköposti | Erityislausekkeiden lukeminen |
| Maksu vastaanotettu | Kuitti, "aloituspäiväsi on varattu" -huomautus | Resurssisuunnittelu |
| Ennen käynnistystä | Muistutus kyselylinkillä | Aloituskokous itsessään |
Kolme tärkeintä käynnistintä
Workspace369-työnkulut voivat alkaa asiakastietueen tapahtumista. Perehdytystä varten kolme ovat ydin:
- Tarjous hyväksytty. Asiakas sanoi kyllä. Tämä on nopein tilaisuutesi tunnustaa se.
- Sopimus valmis. Jokainen allekirjoittaja valmis. Turvallista aloitusprosessin vahvistamiseksi.
- Maksu vastaanotettu. Käsiraha tai lasku selvitetty. Turvallista pitää aloituspäivä.
Neljäs, varaus luotu, on merkityksellinen, jos käytät varauskalenteria tutustumiskeskusteluille tai perehdytysistunnoille.
Yksi sisäänrakennettu vaihe tiedettäväksi: kun tarjoukseen liitetään sopimus, sopimus lähetetään automaattisesti hyväksymisen yhteydessä. Tämä ei ole työnkulku, jonka rakennat itse, ja se säästää manuaalisen vaiheen.
Saatavilla olevat toiminnot
Työnkulun sisällä voit ketjuttaa vaiheita. Ne, jotka ovat tärkeitä perehdytyksessä:
- Lähetä sähköposti (kaikki suunnitelmat).
- Lähetä SMS (Voyager ja sitä ylempi).
- Luo tehtävä, joka on osoitettu sinulle tai tiimikaverillesi.
- Lähetä sisäinen ilmoitus.
- Määritä tiimin jäsen asiakkaalle.
- Siirrä asiakkaan vaihetta, esimerkiksi Liidistä Aktiiviseksi.
- Aseta kenttä tai lisää tunniste, kuten "perehdytys".
- Muunna tarjous laskuksi ja lähetä lasku.
- Lähetä sopimus ja muistuta allekirjoittamattomasta.
Mitä ei ole olemassa tänään: vaihe, joka luo projektin, tai sellainen, joka kutsuu asiakkaan portaaliin. Suunnittele nämä kaksi käsin tai lisää ne tervetuloviestiisi ohjeina.
Kolme aloitus työnkulkua
Työnkulku 1: Tarjous hyväksytty
- Käynnistin: tarjous hyväksytty.
- Toiminnot: lähetä asiakkaalle sähköpostia, luo tehtävä "Aikatauluta aloituskokous" kahden päivän sisällä, siirrä asiakas aktiiviseksi.
Sähköpostiteksti:
Aihe: Olet mukana, Etunimi
Kiitos hyväksymisestä projekti tarjous. Seuraavaksi saat sopimuksen allekirjoitettavaksi, sitten lähetän muutaman käynnistyskysymyksen. Otan yhteyttä yhden arkipäivän kuluessa sopiaksemme käynnistysajan.
Simon
Työnkulku 2: Sopimus allekirjoitettu
- Käynnistin: sopimus valmis.
- Toiminnot: sisäinen ilmoitus sinulle, sähköpostiviesti asiakkaalle kyselylomakkeella, lisää tunniste "perehdytys".
Työnkulku 3: Maksu vastaanotettu
- Käynnistin: maksu vastaanotettu.
- Toiminnot: lähetä asiakkaalle sähköpostia "aloituspäiväsi on varattu", luo tehtävä "Tilaa resurssit / varaa urakoitsija", ilmoita nimetylle tiimin jäsenelle.
Jos ensimmäinen laskusi seuraa ennakkomaksua, voit lisätä vaiheen, joka lähettää laskun tarjouksesta. Sanamuotoja varten katso asiakkaan perehdytyskysely.
Kuinka asentaa kerran
Olet tekijä, ja asennus on kertaluonteinen tehtävä.
- Avaa työnkulut ja aloita mallista, kuten "Hyväksytty tarjousluovutus" tai "Sopimus allekirjoitettu kiitos". Nämä ovat yksittäisiä kiitossähköposteja, joten kohtele niitä lähtökohtana.
- Kirjoita sähköposti uudelleen omalla äänelläsi. Käytä asiakkaan ja projektin nimeä.
- Lisää tehtävä ja vaiheen muutos.
- Suorita testi näyteasiakkaan kanssa ennen aktivointia.
- Aktivoi. Tarkista suoritusloki ensimmäisen todellisen hyväksynnän jälkeen.
Mikään ei käynnisty, ennen kuin aktivoit sen. Se on rehellinen kauppa: muutama minuutti nyt, ei manuaalista työtä myöhemmin.
Mitä sisällyttää suunnitelmaasi
Cadet ($29/kk) sisältää sähköpostiautomaatiot enintään kolmella aktiivisella työnkululla, mikä kattaa täsmälleen yllä olevat kolme. Voyager ($74/kk) lisää tekstiviestivaiheet ja enintään kymmenen aktiivista työnkulkua. Specialist ($149/kk) sallii 25. Commander ja Enterprise ovat rajoittamattomia ja lisäävät tekoälyn luomia työnkulkuja. Tarkista hinnoittelu nykyistä matriisia varten.
Missä se näkyy tuotteessa
Katso työnkulun automaatio triggereistä ja toiminnoista yksityiskohtaisesti. Tarjous, joka aloittaa tämän ketjun, käsitellään kohdassa tarjoukset ja hinnoittelu, ja asiakkaan myöhempi näkymä on asiakasportaali.
Yllä oleva hyväksytty tila on se, mitä asiakas näkee heti sanottuaan kyllä. Hyväksymistyönkulkusi käynnistyy samalla hetkellä, joten kiitosviesti saapuu sopimuksen rinnalla.
Vältettävät virheet
- Liian aikainen automaatio ensimmäisellä viikolla. Kolme viestiä päivässä tuntuu roskapostilta. Ajoita ne.
- Yleinen kopio. Jos mikä tahansa yritys voisi lähettää sen, kirjoita se uudelleen.
- Ihmisvaiheen unohtaminen. Jokaisen automaattisen työnkulun tulisi päättyä henkilölle määritettyyn tehtävään.
- Olettaen, että portaali on asennettu. Portaalin käyttöoikeus on asiakkaalle erillinen valinnainen lisäosa, joten kerro siitä tervetuliaisviestissä.
- Ei testiä. Suorita työnkulku ensin itselläsi.
Työstetty esimerkki: brändäysprojekti
Sanotaan, että myyt 4 800 dollarin brändi-identiteettiprojektin 40 prosentin vakuudella ja liitetyllä sopimuksella. Tässä tapahtuu kolmella työnkululla:
- Asiakas hyväksyy ehdotuksen ja maksaa 1 920 dollarin käsirahan. Työnkulku 1 lähettää kiitokset ja luo "Aikatauluta aloituskokous" -tehtävän. Sopimus lähetetään automaattisesti.
- Asiakas allekirjoittaa. Työnkulku 2 ilmoittaa sinulle, lähettää kyselylinkin ja merkitsee asiakkaan "perehdytykseen".
- Maksu on kirjattu. Työnkulku 3 vahvistaa varatun aloituspäivän ja luo tehtävän brändi-omaisuuden keräämiseksi.
Et koskenut siihen. Mitä teet ensimmäisenä päivänä, on lukea kyselyvastaukset ja suorittaa aloituskokous, joka on se osa, josta asiakas maksaa sinulle. Luvut ovat havainnollistus siitä, miten projekti voidaan jakaa, eivät vertailukohta.
Kuinka tietää, että se toimii
Tarkista kolme asiaa ensimmäisten asiakkaiden jälkeen. Laukesiko jokainen triggeri kerran ja vain kerran? Kuulostiko sähköposti siltä kuin olisit kirjoittanut sen? Suoritettiinko jokainen tehtävä henkilön toimesta asettamassasi ajassa? Suoritusloki näyttää, mikä ajettiin, joten ohitettu tai kaksinkertainen vaihe on näkyvissä piilossa olemisen sijaan. Säädä tekstiä ennen kuin lisäät lisää työnkulkuja, ja vastusta kahdentoista vaiheen sekvenssin rakentamista asiakkaalle, jota et ole vielä tavannut.
Lopullinen suositus
Aloita kolmella työnkululla, anna jokaisen päättyä ihmiselle tehtävänä ja tarkista suoritusloki ensimmäisten asiakkaiden jälkeen. Laajempaa prosessia varten, käytä perehdytyslista ja perehdytys-ohjelmistojen lyhytlista.
Ota käyttöön
Hoida asiakasseuranta yhdessä työtilassa.
CRM, postilaatikko, puhelin, laskutus, maksut, projektit, tiedostot, tekoäly ja työnkulun automaatiot — yhdistettynä, ei vietyinä.
14 päivän ilmainen kokeilu. Kortti vaaditaan. Kokeilun jälkeen: alkaen 29 $/kk. Uusiutuu automaattisesti kuukausittain, kunnes peruutat. Voit peruuttaa milloin tahansa kohdasta Asetukset → Laskutus.