Miten hankkia yritysnumero asiakastyöhön

Yrityksen puhelinnumero antaa asiakkaille yhden ammattimaisen paikan soittaa tai tekstata paljastamatta henkilökohtaista linjaa. Oikean asetuksen tulisi myös reitittää puhelut, kunnioittaa työaikoja, tallentaa vastaaja, yhdistää soittajat CRM-tietoihin ja muuttaa keskustelut vastuullisiksi jatkotoimenpiteiksi.

Nopea vastaus

Yrityspuhelinnumeron hankkimiseksi valitse numerotyyppi, etsi saatavilla oleva valikoima, täytä vaadittu henkilöllisyys- tai viestintärekisteröinti, provisioi numero ja määritä reititys, aukioloajat, ääniviesti, tekstiviestit, soittajan tunnus ja tiimin omistajuus. Workspace369 tukee uusien numeroiden hakua ja provisiointia Workspace Voice -palvelussa.

Päätä, mitä numeron on tehtävä

Ennen numeroiden valintaa, kirjoita ylös todelliset operatiiviset vaatimukset:

• Kenen pitäisi vastaanottaa saapuvia puheluita?
• Pitäisikö useamman henkilön soida yhtä aikaa vai peräkkäin?
• Mitä tapahtuu tuntien jälkeen, juhlapyhinä tai kun kukaan ei vastaa?
• Tarvitsevatko soittajat IVR-valikon?
• Lähettääkö ja vastaanottaako numero yritysten tekstiviestejä?
• Pitäisikö puhelut tallentaa vai tehdä niistä yhteenveto?
• Mikä CRM-tietue tulee näkyviin, kun asiakas soittaa?
• Mitä tulisi tapahtua vastaamattoman puhelun tai puhepostin jälkeen?

Tämä luettelo on tärkeämpi kuin mieleenpainuvan numeron löytäminen. Numero ilman reititys- ja seurantasuunnitelmaa luo vain toisen postilaatikon.

Paikallinen, maksuton tai muu numerotyyppi

Paikallinen numero

Paikallinen numero käyttää maantieteelliseen alueeseen liittyvää suuntanumeroa. Se voi olla vahva vaihtoehto, kun asiakkaat odottavat paikallista yrityksen läsnäoloa.

Maksuton numero

Ilmaisnumero voi toimia yrityksille, jotka palvelevat asiakkaita useilla alueilla tai tarjoavat yhden valtakunnallisen yhteyspisteen.

Olemassa oleva numero

Jotkut palveluntarjoajat tukevat olemassa olevan numeron siirtoa. Workspace369 ei tällä hetkellä tarjoa numeron siirtoa, joten Workspace Voicea arvioivien tiimien tulisi suunnitella uuden numeron hankkiminen.

Määritä täydellinen puhelureitti

Määrityksen jälkeen määritä:

1. Aukioloajat ja pyhäpäivät: päätä, milloin tiimi on käytettävissä ja mitä tapahtuu sen aikataulun ulkopuolella.
2. Soittoryhmät: käytä samanaikaista, vuorottelu- tai pisimpään vapaana olevaa jakelua tiimin kattavuuden perusteella.
3. IVR ja automaattinen vastaaja: tervehdi soittajia ja reititä näppäinvalinnat henkilölle, ryhmälle, jonoon tai puhelinvastaajaan.
4. Ei vastaamatta jääneen puhelun edelleenohjaus: määritä, siirtyvätkö vastaamattomat puhelut toiseen numeroon vai puhelinvastaajaan.
5. Vastaajan tervehdys: käytä selkeää tervehdystä, joka selittää, milloin ja miten tiimi vastaa.
6. Soittajan tunnistus ja asiakkaan yhdistäminen: yhdistä saapuva numero oikeaan asiakashistoriaan.
7. Vastaamatta jääneiden puheluiden jälkihoito: päätä, luodaanko tekstiviestivastaus, tehtävä, muistutus vai takaisinsoitto.

Yhdistä puhelinnumero CRM:ään

Yritysnumero arvostuu enemmän, kun tiimi näkee soittajan projektit, pyynnöt, laskut, tiedostot, aiemmat viestit ja muistiinpanot ennen vastaamista.

Workspace369 pitää Työtilan puhelin, tekstiviestit, puheposti, puheluiden yhdistäminen, tallenteet, tekoälytiivistelmät, muistiinpanot, tehtävät, projektit ja laskutustiedot asiakastietueen yhteydessä. Puhelinnumerosta tulee osa työnkulkua erillisen työkalun sijaan.

Yritysten tekstiviestit ja rekisteröinti

Yritysten tekstiviestit voivat vaatia rekisteröintiä ja suostumus työnkulkuja kohdemaasta, käyttötapauksesta ja operaattorisäännöistä riippuen. Tiimien tulisi varautua henkilöllisyyden varmistukseen, hyväksyttyihin viestintätapauksiin, opt-out-käsittelyyn, estämiseen ja toimituksen seurantaan sen sijaan, että oletetaan, että uusi numero voi välittömästi lähettää kaiken tyyppisiä kampanjoita.

Workspace369 paljastaa A2P- ja kansainvälisten viestien vaatimustilan, opt-out-käsittelyn, estolistat ja toimitustilan, kun ne on määritetty. Yritykset ovat edelleen vastuussa lainmukaisista viestintäkäytännöistä ja suostumuksesta.

Mitä Workspace369 tällä hetkellä tukee

Työtilan puhelin sisältää:

• Puhelinnumerohaku ja provisiointi
• Saapuva ja lähtevä VoIP
• Soittoryhmät, jonot, IVR, edelleenohjaus ja aukioloajat
• Puhelun siirto, usean puhelun käsittely ja 3-suuntaiset neuvottelupuhelut
• Vastaaja, ladatut tai tekstistä puheeksi -tervehdykset ja transkriptio
• Puhelutallenne, soittajan tunnistus, tekoälytiivistelmät, muistiinpanot ja analytiikka
• Kaksisuuntainen tekstiviesti, MMS, mallit, ajastetut lähetykset ja vastaamattomien puheluiden vastaukset
• Tehtävät, muistutukset, tiedostot, projektit, laskut ja raportointi lähellä

Lopullinen suositus

Valitse numero vasta, kun olet määritellyt sen ympärillä olevan työnkulun. Paras yritysnumero on se, jonka asiakkaat tunnistavat, jonka tiimi voi reitittää luotettavasti ja jonka toimintajärjestelmä voi yhdistää seuraavaan työhön.

Numerointikäytännön taustaa varten katso FCC-puhelinnumeron opas. Workspace369:n nykyisen toteutuksen osalta tarkista Työtilan puhelin.