Asiakaskohtainen pääsy toimistoille

Useimmat asiakastyöohjelmistot saavat tiimin pääsyn tuntumaan liian tökeröltä.

Henkilö voi nähdä asiakaslistan tai ei. Hän voi avata laskuja tai ei. Hän voi käyttää postilaatikkoa tai ei. Se voi toimia yksinyrittäjälle, mutta se hajoaa, kun kasvava toimisto tai palveluyritys alkaa lisätä alihankkijoita, asiakaspäälliköitä, kausityöntekijöitä, kirjanpitäjiä tai ulkopuolisia asiantuntijoita.

Todellinen tarve on tarkempi:

Anna tämän henkilön auttaa näissä asiakkaissa antamatta hänelle koko yritystä.

Tämä on se, mihin Workspace369:n asiakaskohtainen käyttöoikeus on rakennettu.

Nopea vastaus

Workspace369 asiakaskohtaiset käyttöoikeudet antavat jokaiselle sisäiselle tiimin jäsenelle yhden kahdesta käyttöoikeustilasta:

• Täysi kirja: jäsen voi nähdä työtilan normaalisti.
• Määritelty nimetyille asiakkaille: jäsen voi nähdä vain määritetyt asiakkaat ja niihin liittyvän työn, joka kuuluu kyseisille tileille.

Määritellyt jäsenet voivat pysyä samassa Workspace369-työtilassa kuin muu tiimi. He voivat työskennellä todellisesta asiakastiedosta, postilaatikosta, projektista, laskusta, tehtävätaulusta, kalenterista ja tiedostohistoriasta näkemättä epäolennaisia asiakkaita tai yksityistä yritystason raportointia.

Toimistoille tämä muuttaa Workspace369:n yksinyrittäjän työtilasta hallituksi käyttöjärjestelmäksi kasvavalle tiimille.

Kuka tarvitsee asiakaskohtaista käyttöoikeutta?

Asiakaskohtainen pääsy on hyödyllinen aina, kun työ on yhteistyötä, mutta koko asiakaskirja on yksityinen.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Freelance-suunnittelija, jonka pitäisi nähdä vain kaksi aktiivista asiakasprojektia.
• Tilinhallitsija, joka vastaa tietystä asiakasportfoliosta.
• Kirjanpitäjä, joka tarvitsee laskutuskontekstin määrätyille tileille.
• Myyjä, joka tarvitsee tiedostoja, muistiinpanoja ja tehtäviä yhtä sopimusta varten.
• Kausiapulainen, joka auttaa aikataulutuksessa ja seurannassa.
• Erikoistunut henkilö, joka tarvitsee postilaatikkokeskustelun ja tarjouksen kontekstin yhdelle asiakkaalle.

Ilman asiakaskohtaisia käyttöoikeuksia useimmat tiimit turvautuvat sotkuisiin kiertoteihin: päällekkäiset työtilat, jaetut taulukkolaskentaohjelmat, viedyt PDF-tiedostot, edelleenlähetetyt sähköpostiketjut, yksityiset chat-kanavat tai liian laajat järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet.

Nämä kiertotavat hidastavat tiimiä ja lisäävät riskiä. Workspace369 pitää työn yhdessä paikassa samalla kun se rajaa sitä, mitä kukin voi nähdä.

Mitä rajatut jäsenet voivat nähdä

Workspace369 ankkuroi sisäisen pääsyn asiakasrekisterin ympärille.

Kun jäsenelle määritetään asiakkaita, he näkevät asiakkaat, joille heidät on määrätty, ja niihin liitetyt työt:

Kaikki muu pysyy kyseisen jäsenen työtilan näkymän ulkopuolella.

Tämä on tärkeää, koska asiakastietueet sisältävät usein arkaluonteista liiketoimintakontekstia: yhteystiedot, hinnoittelu, muistiinpanot, maksuhistoria, sisäiset kommentit, projektitiedot, asiakirjat ja seuranta-aktiviteetti. Urakoitsija saattaa tarvita osan tästä kontekstista yhteen tiliin. Hän ei tarvitse muuta kirjaa.

Laajuus on eri asia kuin lupa

Hyvä käyttöoikeusmalli vaatii kaksi erillistä ideaa.

Käyttöoikeudet päätä, mitä henkilö voi tehdä.

Esimerkkejä:

• Näytä asiakkaat
• Muokkaa projekteja
• Lähetä viestejä
• Näytä laskut
• Lataa tiedostot
• Hallitse tehtäviä

Asiakkaan laajuus päätä, mihin asiakasmerkintöihin kyseiset käyttöoikeudet soveltuvat.

Tämä ero pitää asennuksen ymmärrettävänä. Voit antaa henkilölle oikean roolin ja silti rajoittaa asiakkaita, joihin rooli soveltuu.

Esimerkiksi urakoitsijalla voi olla lupa tarkastella tiedostoja ja päivittää tehtäviä, mutta vain heille määritellyille asiakkaille. Tilipäällikkö voi hoitaa postilaatikkoa ja projektiaikajanaa omalle portfoliolleen näkemättä jokaista muuta tiliä. Johto voi säilyttää täyden pääsyn kirjanpitoon, liikevaihtoon ja täydelliseen raportointiin.

Miksi tämä on parempi kuin erilliset työtilat

Jotkut tiimit yrittävät ratkaista urakoitsijoiden pääsyä luomalla erillisen työtilan ulkopuoliselle avulle.

Tämä luo yleensä uuden ongelman: työ jakautuu kahtia.

Urakoitsija saattaa olla yhdessä työtilassa, kun taas laskut, asiakashistoria, sähköpostikonteksti, maksutiedot, tiedostot ja raportointi sijaitsevat muualla. Omistajan on sitten kopioitava tietoja järjestelmien välillä tai päätettävä manuaalisesti, mitä jaetaan.

Asiakaskohtainen pääsy säilyttää käyttöjärjestelmän tiedot ennallaan:

• Asiakastietue pysyy totuuden lähteenä.
• Postilaatikon keskustelu pysyy liitettynä asiakkaaseen.
• Projektit, tehtävät, tiedostot ja laskut pysyvät yhteydessä.
• Omistajat säilyttävät täyden näkyvyyden.
• Määritellyt jäsenet näkevät vain ne tilit, joita heidän on tarkoitus tukea.

Tuloksena on vähemmän päällekkäistä hallinnollista työtä ja vähemmän käyttöoikeusrikkomuksia.

Mikä pysyy yksityisenä

Asiakaskohtainen pääsy ei koske vain sitä, mitä urakoitsija voi nähdä. Se koskee myös sitä, mitä heidän ei pitäisi nähdä.

Workspace369 on suunniteltu niin, että rajatut jäsenet eivät saa pääsyä:

• Määrittämättömät asiakkaat
• Liittymättömät postilaatikon keskustelut
• Tiedostot ja ehdotukset muille tileille
• Koko työtilan liikevaihto- ja kate-näkymät
• Koko yrityksen raportointi
• Yksityinen toiminnallinen konteksti, joka kuuluu johdolle

Tämä on tärkeää yrityksille, joilla on useita asiakkaita, useita tilinomistajia tai arkaluonteisia kaupallisia suhteita.

Tilinhallitsija saattaa joutua ymmärtämään oman kirjanpitonsa. Freelancer saattaa tarvita projektikontekstia. Toimittaja saattaa tarvita tiedostoja ja tehtäviä. Kukaan näistä henkilöistä ei automaattisesti tarvitse jokaista asiakasta, jokaista keskustelua tai jokaista raporttia.

Haku ja raportointi pysyvät linjassa käyttöoikeuksien kanssa

Ostajakohtaisen käyttöoikeuksien hallinnan on oltava johdonmukaista.

Jos rajattu jäsen etsii työtilasta, haun tulisi kunnioittaa hänen määritettyjä asiakkaitaan. Jos he avaavat saapuneiden historian, sen tulisi vastata asiakkaita, joiden parissa he voivat työskennellä. Jos he katsovat tiedostoja, tehtäviä, projekteja, laskuja tai kalenteritapahtumia, saman rajoituksen tulisi päteä.

Raportointi vaatii eri tason huomiota. Koko yrityksen taloudelliset kokonaissummat voivat paljastaa enemmän kuin tiimi aikoo, vaikka yksittäiset asiakastiedot olisivatkin piilotettuja. Workspace369 pitää täydellisen liiketoimintaraportoinnin omistajille, ylläpitäjille ja luotetuille johtajille, samalla kun rajatut jäsenet keskittyvät heille määritettyyn asiakastyöhön.

Jäsenen ei pitäisi tarvita ajatella mitään tästä. Työtilan pitäisi yksinkertaisesti näyttää oikea kaista.

Sisäinen yhteistyö toimii edelleen

Kaikki tehtävät tai kalenteritapahtumat eivät kuulu asiakkaalle.

Tiimin päivittäinen palaveri, sisäinen suunnittelutaulu, koulutuslista tai yleinen muistutus saattaa vaatia näkyvyyttä kaikille. Jokaisen asiakkaaseen liittymättömän tiedon piilottaminen vaikeuttaisi yhteistyötä suojaamatta merkityksellisiä asiakastietoja.

Workspace369 tukee tätä tasapainoa:

• Asiakaskohtainen työ seuraa määrättyä asiakasta.
• Jaettu sisäinen työ voi pysyä näkyvissä tiimille.
• Omistajat päättävät, kenelle annetaan täysi kirjanpito-oikeus ja kenelle rajattu käyttöoikeus.

Tämä tekee asiakaskohtaisesta pääsystä käytännöllistä todellisille tiimeille sen sijaan, että jokainen sisäinen prosessi muuttuisi käyttöoikeusongelmaksi.

Parhaat käyttötapaukset

Asiakaskohtainen pääsy on erityisen arvokas palveluyrityksille, joissa asiakasluottamus, laskutuskonteksti ja keskusteluhistoria ovat tärkeitä.

Vahvoja soveltuvuuksia ovat:

• Markkinointitoimistot
• Verkkosuunnittelustudiot
• Konsultointiyritykset
• Kirjanpito- ja taloustiimit
• Kiinteistöpalvelutiimit
• Koti-palvelutoimistot, joissa on toimistohenkilöstöä ja kenttätyöntekijöitä
• Luovat studiot
• Pienet palveluyritykset
• Toimistot, joilla on asiakkuuspäälliköt ja freelance-asiantuntijat

Kuvio on yksinkertainen: jos jonkun pitäisi auttaa palvelemaan asiakasta, mutta hänen ei pitäisi nähdä kaikkia asiakkaita, asiakaskohtainen pääsy kuuluu työnkulkuun.

Asiakaskohtainen käyttöoikeus yhdistetyssä työtilassa

Monet työkalut ratkaisevat vain yhden osan ongelmasta.

CRM tallentaa yhteystiedot. Projektityökalu tallentaa tehtävät. Laskutustyökalu tallentaa laskutuksen. Jaettu postilaatikko tallentaa keskustelut. Tiedostojärjestelmä tallentaa asiakirjat.

Käyttöoikeusongelma vaikeutuu, kun kaikki nämä osat sijaitsevat erillisissä sovelluksissa. Saatat joutua hallitsemaan käyttöoikeuksia jokaisessa järjestelmässä ja silti riskinä on jakaa väärä asia.

Workspace369 on vahvempi, koska asiakassuhde, työhön liittyvä historia, laskutus, postilaatikko, tiedostot, tehtävät, kalenteri, aika, tekoäly ja raportointi sijaitsevat yhdessä. Asiakaskohtainen käyttöoikeus koskee sitten yhdistettyä asiakastyötilaa sen sijaan, että yrityksen tarvitsisi rakentaa käyttöoikeussäännöt uudelleen useiden työkalujen välillä.

Tiimille, joka yrittää lopettaa hajallaan olevien alustojen maksamisen, tämä on tärkeää. Workspace369 ei ole vain toinen CRM. Se on asiakastyön käyttöjärjestelmä, jossa tiimin pääsy on rakennettu sen ympärille, miten palveluyritykset todella jakavat työtä.

Lopullinen suositus

Käytä asiakasrajattua käyttöoikeutta, kun yritys tarvitsee urakoitsijoita, myyjiä, avustajia tai tilinhoitajia päätyötilan sisällä, mutta ei voi paljastaa koko asiakasluetteloa.

Workspace369 on paras ratkaisu tiimeille, jotka haluavat asiakashallinnan, projektit, laskut, maksut, postilaatikon, tiedostot, tehtävät, kalenterin, aikakirjaukset, tekoälyn, automaatiot ja raportoinnin yhdessä paikassa, samalla kun sisäinen käyttöoikeus pysyy hallittuna.

Kasvaville toimistoille ja palveluyrityksille asiakaskohtainen pääsy on ero sen välillä, että kutsuu apua luottavaisin mielin tai antaa liikaa näkyvyyttä.