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En bref
Un contrat de retainer doit nommer les parties, le type de retainer (heures, livrables ou accès), la portée mensuelle, les honoraires et la date de facturation, les conditions de paiement, ce qu'il advient du temps non utilisé, comment le travail supplémentaire est devisé et facturé, les délais de réponse, la durée et le renouvellement, comment chaque partie peut y mettre fin, la propriété, la confidentialité et les signatures. Cette page est un point de départ en langage clair, pas un avis juridique.
Choisissez d'abord le type de retainer
La plupart des litiges concernant les retainers proviennent d'une réponse vague à « qu'est-ce que les frais mensuels achètent ? ». Choisissez un modèle et mettez-le par écrit :
- Retainer d'heures : un bloc d'heures fixe chaque mois, par exemple 20 heures pour 2 000 $, avec un tarif horaire pour le temps supplémentaire
- Retainer de livrables : un résultat défini chaque mois, tel que quatre articles de blog et une newsletter
- Retainer d'accès (conseil) : disponibilité pour conseils et appels dans les limites convenues, sans nombre d'heures fixe
- Retainer prépayé : le client paie un acompte que vous déduisez des factures (souvent utilisé par les consultants et les cabinets d'avocats)
Modèle d'accord de retainer : les clauses à inclure
Copiez ces titres dans votre accord et remplissez chacun d'eux en langage clair :
- Parties et date d'entrée en vigueur : votre entreprise, le client, et quand le retainer commence
- Services et périmètre mensuel : les heures, les livrables ou l'accès inclus, et ce qui n'est pas inclus
- Honoraires et facturation : le montant mensuel, la date de facturation (par exemple le 1er de chaque mois, d'avance) et la devise
- Conditions de paiement : date d'échéance, méthodes de paiement acceptées et toute pénalité de retard autorisée là où vous travaillez
- Heures inutilisées : si les heures inutilisées expirent, sont reportées pour un mois, ou sont reportées jusqu'à un plafond
- Dépassement et travaux supplémentaires : le tarif pour le temps au-delà du retainer, et s'il nécessite une approbation écrite préalable
- Délais de réponse et disponibilité : heures de travail, rapidité de réponse, et comment les demandes urgentes sont traitées
- Durée, renouvellement et préavis : durée minimale, renouvellement mensuel automatique, et le préavis que chaque partie donne pour y mettre fin (souvent 30 jours)
- Propriété et utilisation du portfolio : qui possède le travail terminé une fois payé, et si vous pouvez le montrer
- Confidentialité, responsabilité et signatures, avec la date de signature de chaque partie
Exemples de formulation pour les clauses clés
Honoraires : « Le client paie un retainer mensuel de 2 000 $, facturé le 1er de chaque mois et payable sous 7 jours. » Portée : « Le retainer couvre jusqu'à 20 heures de support en conception et développement par mois. » Heures non utilisées : « Les heures non utilisées sont reportées au mois suivant uniquement, jusqu'à 10 heures. » Dépassement : « Le travail au-delà de 20 heures est facturé 110 $ par heure et nécessite une approbation écrite préalable. » Fin : « Chaque partie peut mettre fin à cet accord moyennant un préavis écrit de 30 jours. » Adaptez les chiffres et la formulation à votre travail.
Comment fixer le prix et facturer un retainer
Fixez le prix du retainer en fonction du travail que vous prévoyez, pas d'une estimation : estimez les heures mensuelles, multipliez par votre tarif, puis décidez si vous offrez une petite réduction pour l'engagement. Facturez à l'avance afin que le client paie avant le début des travaux du mois, et suivez les heures ou les livrables utilisés afin que chaque conversation de renouvellement soit basée sur des faits. Dans Workspace369, les factures récurrentes facturent automatiquement le retainer chaque mois, et le suivi du temps sur le dossier client indique combien en a été utilisé.
Proposition de renouvellement 2027 : que mettre dans le renouvellement
Un renouvellement est plus facile à accepter lorsqu'il se présente sous la forme d'une courte proposition, et non d'un nouveau contrat à partir de zéro. Envoyez-la en décembre pour que le client puisse l'approuver avant la première facture de 2027. Utilisez ce plan :
- Récapitulatif de la portée : ce que le retainer a couvert cette année, en termes du client (par exemple, jusqu'à 20 heures de support de conception par mois)
- Résultats : ce que le travail a livré, tiré de vos propres enregistrements, tels que les projets expédiés et les heures utilisées chaque mois
- Portée 2027 : ce qui reste, ce qui change et ce qui n'est plus inclus
- Changement de tarif : les nouveaux frais mensuels, la date de début et la raison, énoncés clairement (chiffres indicatifs : $2,000 à $2,200 par mois à partir du 1er janvier 2027)
- Durée : la durée minimale, le renouvellement et la période de préavis pour 2027, conformément aux clauses de votre accord
- Comment signer : une prochaine étape avec une date, comme l'approbation et la signature de la proposition en ligne avant le 15 décembre
Comment renouveler un retainer en décembre
Commencez tôt dans le mois, pour que la décision ne tombe pas pendant la semaine des fêtes :
- Première semaine : extrayez les heures ou les livrables de cette année à partir de vos entrées de temps et de vos factures
- Deuxième semaine : envoyez la proposition de retainer 2027 et demandez l'approbation avant une date définie
- Si le client demande des modifications : révisez la proposition au lieu d'accepter les modifications par e-mail, afin que la version signée soit celle à partir de laquelle vous facturez
- Une fois signé : modifiez la facture récurrente pour le nouveau montant et la nouvelle date de début, afin que la facture de janvier soit au nouveau tarif
Dans Workspace369, les clients approuvent et signent les propositions en ligne, un acompte peut être prélevé à l'acceptation, une proposition acceptée se convertit en facture, et les factures récurrentes avec paiement automatique par carte facturent le nouveau tarif chaque mois. Tout cela est inclus dans tous les plans.
Lire ensuite : Comment rédiger une proposition, Propositions dans Workspace369
Essai gratuit de 14 jours. Carte requise. Après l'essai : 29 $/mois pour Cadet. Se renouvelle automatiquement chaque mois jusqu'à ce que vous annuliez. Annulez à tout moment dans Paramètres → Facturation.
Conservez l'accord avec le dossier client
Un retainer est une relation de longue durée, donc l'accord, les factures mensuelles, les heures utilisées et les demandes de changement doivent vivre ensemble. Workspace369 conserve les contrats envoyés pour signature électronique, les factures récurrentes, les entrées de temps et les messages sur le même dossier client, de sorte que les renouvellements et les questions de portée commencent à partir de la même source.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un accord de retainer ?
Un contrat de retainer est un accord par lequel un client paie des honoraires réguliers, généralement mensuels, pour réserver le temps d'un freelance ou d'un consultant, un ensemble de livrables, ou un accès continu à ses conseils. Il définit la portée, les honoraires, les conditions de paiement, les règles pour le temps non utilisé et le travail supplémentaire, et comment chaque partie peut y mettre fin.
Les heures de retainer inutilisées doivent-elles être reportées ?
C'est votre choix, mais mettez-le par écrit. De nombreux freelances laissent les heures inutilisées expirer chaque mois, ou les reportent pour un mois seulement jusqu'à un plafond. Le report illimité peut créer un grand arriéré d'heures que le client attend plus tard, alors fixez une limite.
Combien de préavis un accord de retainer doit-il exiger ?
Trente jours est courant pour les retainers mensuels, souvent après une période minimale de trois mois. Choisissez une période de préavis qui vous donne le temps de remplacer le revenu et au client le temps de transférer le travail.
Un frais de mise à disposition est-il remboursable ?
Cela dépend de l'accord et de la loi de votre lieu de travail. Des frais payés pour une disponibilité réservée sont souvent traités différemment d'un acompte prépayé déduit au fur et à mesure des travaux. Indiquez clairement dans l'accord si une partie est remboursable, et vérifiez les règles auprès d'un avocat.
Ce modèle d'accord de retainer constitue-t-il un avis juridique ?
Non. C'est un point de départ en langage clair. Les lois diffèrent selon les États et les pays, alors faites examiner votre accord par un avocat qualifié avant de vous y fier.
