Google Workspace megosztott beérkezett üzenetek: lehetőségek és alternatívák

Gyors válasz

Használat Gmail delegálás amikor egy kis csapatnak ugyanabból a postaládából kell dolgoznia. Használjon egy Google Csoportok Együttműködő Beérkezett Üzenetek amikor a csapatnak hozzárendelési és feloldási vezérlőkre van szüksége. Fontolja meg dedikált megosztott postaláda szoftver amikor az e-mailnek csatlakoznia kell a CRM-hez, telefonhoz, SMS-hez, kérésekhez, projektekhez, fájlokhoz, számlákhoz, fizetésekhez, automatizáláshoz és jelentéskészítéshez.

A Google dokumentumok mindkét megközelítést: Gmail delegálás lehetővé teszi a delegáltak számára, hogy egy fiók nevében e-mailt olvassanak, küldjenek és töröljenek, miközben egy Google Csoportok Együttműködő Beérkezett Üzenetek lehetővé teszi az engedélyezett tagok számára, hogy csoportos beszélgetéseket rendeljenek hozzá és oldjanak meg.

Három módja a megosztott postaláda létrehozásának a Google Workspace segítségével

1. opció: Gmail delegálás

A Gmail delegálás engedélyt ad egy másik személynek az e-mailek olvasására, küldésére és törlésére a delegált fiókból. Ez egy egyenes megoldás egy ügyvezető titkárnak, egy kis üzemeltetési csapatnak, vagy egy megosztott címnek, ahol mindenki már tudja, ki válaszol minden levélre.

A delegálás gyakran elegendő, amikor:

• A csapat kicsi
• Egy postaláda az igazságforrás
• A tulajdonjog informálisan koordinált
• Az e-mail az egyetlen megosztandó csatorna
• Az ügyfélrekordok és a kiszállítási munka tervezetten máshol élnek

A korlátozás nem az, hogy az átadás e-mailben meghiúsul. Az, hogy az e-mail hozzáférés önmagában nem hoz létre kapcsolt ügyfélmunkafolyamatot.

2. opció: Google Groups Közös beérkezett levelek

A Google Csoportok együttműködő beérkezett üzenetként konfigurálhatók. A Google szerint az engedélyezett tagok átvehetik vagy hozzárendelhetnek beszélgetéseket, és megjelölhetik őket befejezettként, kettőzöttként vagy nem igénylőként.

Ez a Csoportokat jobb választássá teszi, mint az alapvető továbbítás, amikor egy csapatnak látható tulajdonosra és egyszerű feloldási állapotokra van szüksége.

Egy együttműködő postaláda hasznos, ha:

• Több ember figyel egy csoportos címet
• A beszélgetéseknek hozzárendelt személyre van szükségük
• A csapatnak szüksége van egy alapvető teljes vagy feloldatlan állapotra
• A munka továbbra is az e-mail beszélgetésre összpontosíthat
• A szervezet a Google Workspace-en belül akar maradni

A kompromisszum a kontextus. A beszélgetés továbbra is külön lehet az ügyfélrekordtól, a projekttervtől, az ajánlattól, a számlától, a fizetési állapottól, a hívásrögzítéstől vagy az SMS-száltól.

Amikor a Google Workspace elegendő

A Google Workspace gyakran a tisztább választás, ha a beérkezett üzenetek elsősorban kommunikációs eszközként szolgálnak. Dedikált platformra nincs szükség, ha a csapatnak nincs szüksége csatornák közötti tulajdonjogra, munkafolyamat-automatizálásra, számlázási kontextusra vagy ügyféljelentésekre.

Tartsa meg a Google-natív beállítást, ha:

• Az e-mail a fő ügyfélcsatorna
• A csapatnak van egy egyszerű átadási folyamata
• A projektek és a pénzügyek szándékosan speciális rendszerekben élnek
• A rendszerek közötti kézi összekapcsolás elfogadható
• A jelenlegi beállítás mindenki számára könnyen érthető

A cél nem egy működő folyamat helyettesítése pusztán azért, mert egy szélesebb platform létezik.

Amikor egy működési megosztott postaláda hasznossá válik

A döntés megváltozik, amikor az üzenet csak a munka kezdete. Egy ügyfél e-mailje kérést hozhat létre, frissíthet egy projektet, időpontot foglalhat, ajánlatot küldhet, fizetést gyűjthet be, csatolhat egy fájlt, vagy kiválthat egy utókövetési feladatot.

Egy működési beérkezett üzenetnek segítenie kell a csapatnak olyan kérdések megválaszolásában, mint:

• Kié ez a beszélgetés?
• Melyik ügyfélhez és projekthez tartozik?
• Volt nemrégiben egy hívás vagy szöveges üzenet?
• Van függőben lévő ajánlat vagy számla?
• Mi lett megígérve, és mikor esedékes az utánkövetés?
• Láthatja egy csapattag a teljes előzményt több eszköz keresése nélkül?

Workspace369 megosztott beérkezett üzenet szoftver ezt a szélesebb körű felhasználási esetet szolgálja. Az e-mail, SMS, hanghívás, hangposta, CRM, kérések, projektek, fájlok, ajánlatok, számlák, fizetések, feladatok, AI-asszisztencia és jelentéskészítés ugyanazon az ügyfélrekord mellett maradhat. Az e-mail beérkezett üzenetei minden csomagban elérhetők; a megosztott beérkezett üzenetek, hozzárendelésekkel, szöveges és hanghívásokkal a Voyager csomagban ($74 havonta, 2 felhasználó) kezdődnek. Lásd ügyfélkommunikáció és a árjegyzék oldal.

Migrációs ellenőrzőlista

Mielőtt az e-mail fiókot váltaná, dokumentálja az aktuális munkafolyamatot:

1. Sorolja fel az összes címet és csatornát, amelyet az ügyfelek használnak.
2. Rögzítse, hogyan kerül hozzárendelésre a tulajdonjog ma.
3. Azonosítsa, mely üzenetek válnak kérésekké, projektekké, ajánlatokká vagy számlákká.
4. Dokumentum megőrzési, hozzáférési, megfelelőségi és jóváhagyási követelmények.
5. Döntse el, hogy a csapatnak szüksége van-e a történelmi e-mailek importálására, vagy csak egy tiszta átmeneti dátumra.
6. Teszteljen egy kis csoportot, mielőtt a teljes műveletet áthelyezi.
7. Tartson egy visszavonási tervet, amíg az útválasztás és az engedélyek ellenőrzésre nem kerülnek.

Végső ajánlás

Kezdje a legegyszerűbb opcióval, amely megbízható tulajdonjogot biztosít a csapatnak. A Gmail delegálás és a Google Groups Kollaboratív Beérkezett Üzenetek jogos megoldások, nem ideiglenes hack-ek.

Áttérés egy dedikált operációs postaládába, amikor a környező ügyfélmunka jelenti az igazi akadályt. Ebben az esetben az érték a beszélgetés és a teljesítés, valamint a számlázás összekapcsolásából származik, nem pedig a Gmail öncélú helyettesítéséből.