Google Workspace megosztott beérkezett üzenetek: lehetőségek és alternatívák
Hasonlítsa össze a Gmail delegálást, a Google Groups megosztott beérkezett üzeneteket és a működési megosztott beérkezett üzeneteket kezelő szoftvereket az ügyfél e-maileket és nyomon követést kezelő csapatok számára.
Gyors válasz
- A Google Workspace támogatja a megosztott e-mailt a Gmail delegálás és a Google Csoportok Együttműködő Beérkezett Üzenetek révén.
- A delegálás jól működik, amikor egy kis csoportnak hozzáférése van egy postaládához, míg a Csoportok hozzárendelési és feloldási vezérlőket adnak hozzá.
- Egy dedikált működési postaláda hasznos, ha az e-mailt hívásokkal, SMS-ekkel, CRM-mel, projektekkel, számlákkal, fájlokkal és jelentésekkel kell összekapcsolni.
A Google Workspace többféleképpen is támogathat megosztott beérkezett üzeneteket. A gyakorlati választás általában a Gmail delegálás, a Google Csoportok Együttműködő Beérkezett Üzenetek és egy dedikált megosztott beérkezett üzenet platform között van.
A legjobb opció attól függ, hogy mit kell tennie a csapatnak egy üzenet érkezése után. Ha a cél egyszerűen az, hogy néhány ember olvashasson és válaszolhasson egy címről, a Gmail elegendő lehet. Ha a beszélgetéseknek tulajdonosra és feloldási állapotra van szükségük, a Google Csoportok hasznos vezérlőket ad hozzá. Ha az üzeneteket ügyfélmunkává kell alakítani, a postaládának szélesebb működési rendszerre lehet szüksége körülötte.
Gyors válasz
Használat Gmail delegálás amikor egy kis csapatnak ugyanabból a postaládából kell dolgoznia. Használjon egy Google Csoportok Együttműködő Beérkezett Üzenetek amikor a csapatnak hozzárendelési és feloldási vezérlőkre van szüksége. Fontolja meg dedikált megosztott postaláda szoftver amikor az e-mailnek csatlakoznia kell a CRM-hez, telefonhoz, SMS-hez, kérésekhez, projektekhez, fájlokhoz, számlákhoz, fizetésekhez, automatizáláshoz és jelentéskészítéshez.
A Google dokumentumok mindkét megközelítést: Gmail delegálás lehetővé teszi a delegáltak számára, hogy egy fiók nevében e-mailt olvassanak, küldjenek és töröljenek, miközben egy Google Csoportok Együttműködő Beérkezett Üzenetek lehetővé teszi az engedélyezett tagok számára, hogy csoportos beszélgetéseket rendeljenek hozzá és oldjanak meg.
Három módja a megosztott postaláda létrehozásának a Google Workspace segítségével
| Megközelítés | Legjobb a | Fontos kompromisszum |
|---|---|---|
| Gmail delegálás | Egy kis csoport, amely közösen kezel egy postaládát | Megosztott e-mail hozzáférés szélesebb munka várólista vagy ügyfél-működési réteg nélkül |
| Google Csoportok Együttműködő Beérkezett Üzenetek | Csapatok csoportos beszélgetések hozzárendelése és megoldása | Az együttműködés a Google Csoportokban él, nem pedig egy teljes CRM, projekt és számlázási munkafolyamatban |
| Dedikált megosztott postaláda szoftver | Ügyfélkommunikáció e-mailen, hívásokon, SMS-en, szállításon és számlázáson keresztül | Hozzáad egy másik platformot, hacsak nem konszolidálja a környező ügyfélmunkát is |
1. opció: Gmail delegálás
A Gmail delegálás engedélyt ad egy másik személynek az e-mailek olvasására, küldésére és törlésére a delegált fiókból. Ez egy egyenes megoldás egy ügyvezető titkárnak, egy kis üzemeltetési csapatnak, vagy egy megosztott címnek, ahol mindenki már tudja, ki válaszol minden levélre.
A delegálás gyakran elegendő, amikor:
- A csapat kicsi
- Egy postaláda az igazságforrás
- A tulajdonjog informálisan koordinált
- Az e-mail az egyetlen megosztandó csatorna
- Az ügyfélrekordok és a kiszállítási munka tervezetten máshol élnek
A korlátozás nem az, hogy az átadás e-mailben meghiúsul. Az, hogy az e-mail hozzáférés önmagában nem hoz létre kapcsolt ügyfélmunkafolyamatot.
2. opció: Google Groups Közös beérkezett levelek
A Google Csoportok együttműködő beérkezett üzenetként konfigurálhatók. A Google szerint az engedélyezett tagok átvehetik vagy hozzárendelhetnek beszélgetéseket, és megjelölhetik őket befejezettként, kettőzöttként vagy nem igénylőként.
Ez a Csoportokat jobb választássá teszi, mint az alapvető továbbítás, amikor egy csapatnak látható tulajdonosra és egyszerű feloldási állapotokra van szüksége.
Egy együttműködő postaláda hasznos, ha:
- Több ember figyel egy csoportos címet
- A beszélgetéseknek hozzárendelt személyre van szükségük
- A csapatnak szüksége van egy alapvető teljes vagy feloldatlan állapotra
- A munka továbbra is az e-mail beszélgetésre összpontosíthat
- A szervezet a Google Workspace-en belül akar maradni
A kompromisszum a kontextus. A beszélgetés továbbra is külön lehet az ügyfélrekordtól, a projekttervtől, az árajánlattól, a számlától, a fizetési állapottól, a hívásrögzítéstől vagy az SMS-száltól.
Amikor a Google Workspace elegendő
A Google Workspace gyakran a tisztább választás, ha a beérkezett üzenetek elsősorban kommunikációs eszközként szolgálnak. Dedikált platformra nincs szükség, ha a csapatnak nincs szüksége csatornák közötti tulajdonjogra, munkafolyamat-automatizálásra, számlázási kontextusra vagy ügyféljelentésekre.
Tartsa meg a Google-natív beállítást, ha:
- Az e-mail a fő ügyfélcsatorna
- A csapatnak van egy egyszerű átadási folyamata
- A projektek és a pénzügyek szándékosan speciális rendszerekben élnek
- A rendszerek közötti kézi összekapcsolás elfogadható
- A jelenlegi beállítás mindenki számára könnyen érthető
A cél nem egy működő folyamat helyettesítése pusztán azért, mert egy szélesebb platform létezik.
Amikor egy működési megosztott postaláda hasznossá válik
A döntés akkor változik, amikor az üzenet csak a munka kezdete. Egy ügyfél e-mailje szükségessé tehet egy kérés létrehozását, egy projekt frissítését, egy találkozó ütemezését, egy árajánlat küldését, egy fizetés beszedését, egy fájl csatolását vagy egy utókövetési feladat elindítását.
Egy működési beérkezett üzenetnek segítenie kell a csapatnak olyan kérdések megválaszolásában, mint:
- Kié ez a beszélgetés?
- Melyik ügyfélhez és projekthez tartozik?
- Volt nemrégiben egy hívás vagy szöveges üzenet?
- Van függőben lévő ajánlat vagy számla?
- Mi lett megígérve, és mikor esedékes az utánkövetés?
- Láthatja egy csapattag a teljes előzményt több eszköz keresése nélkül?
Workspace369 megosztott beérkezett üzenet szoftver erre a szélesebb felhasználási esetre lett tervezve. Az e-mail, SMS, hang, hangposta, CRM, kérések, projektek, fájlok, ajánlatok, számlák, fizetések, feladatok, AI-asszisztencia és jelentések ugyanazon az ügyfélrekord közelében maradhatnak.
Migrációs ellenőrzőlista
Mielőtt az e-mail fiókot váltaná, dokumentálja az aktuális munkafolyamatot:
- Sorolja fel az összes címet és csatornát, amelyet az ügyfelek használnak.
- Rögzítse, hogyan kerül hozzárendelésre a tulajdonjog ma.
- Azonosítsa, mely üzenetek válnak kérésekké, projektekké, árajánlatokká vagy számlákká.
- Dokumentum megőrzési, hozzáférési, megfelelőségi és jóváhagyási követelmények.
- Döntse el, hogy a csapatnak szüksége van-e a történelmi e-mailek importálására, vagy csak egy tiszta átmeneti dátumra.
- Teszteljen egy kis csoportot, mielőtt a teljes műveletet áthelyezi.
- Tartson egy visszavonási tervet, amíg az útválasztás és az engedélyek ellenőrzésre nem kerülnek.
Végső ajánlás
Kezdje a legegyszerűbb opcióval, amely megbízható tulajdonjogot biztosít a csapatnak. A Gmail delegálás és a Google Groups Kollaboratív Beérkezett Üzenetek jogos megoldások, nem ideiglenes hack-ek.
Áttérés egy dedikált operációs postaládába, amikor a környező ügyfélmunka jelenti az igazi akadályt. Ebben az esetben az érték a beszélgetés és a teljesítés, valamint a számlázás összekapcsolásából származik, nem pedig a Gmail öncélú helyettesítéséből.