Ügyfélkommunikáció.
Minden csatorna, amit ügyfelei használnak – e-mail, SMS, hívások és a megosztott postaláda, amely az egész csapatot kontextusban tartja.
A jó ügyfélkommunikáció azt jelenti, hogy minden ügyfél tudja, hol érhet el, milyen gyorsan számíthat válaszra, és mi fog történni ezután, és a csapatod látja a teljes beszélgetést. A rövid válasz az, hogy az első naptól kezdve megállapodunk egy csatornában és ritmusban, minden üzenetet az ügyfélrekordon tartunk, és a nyomon követést rutinná tesszük ahelyett, hogy emlékezetből csinálnánk. Az alábbi útmutatók a megosztott beérkezett üzeneteket, az SMS-eket és hívásokat, valamint az ügyfélportálokat fedik le.
Megosztott beérkezett üzenetek
SMS, hívások és hangposta
Ügyfélkommunikáció öt lépésben
- Állítsd be a csatornát és a ritmust az első naponMondja el minden ügyfélnek, hol érheti el Önt, és milyen gyorsan számíthat válaszra. A világos elvárások megakadályozzák a legtöbb idegeskedő ellenőrző üzenetet.
- Tarts egy szálat ügyfélkéntAz e-mailek, SMS-ek és hívásjegyzékek az ügyfélrekord mellett legyenek, így a csapat bármely tagja fel tudja venni a beszélgetést anélkül, hogy az ügyfélnek meg kellene ismételnie magát.
- Válaszoljon kontextussalNyisd meg az előzményeket, mielőtt válaszolsz. Egy válasz, amely az utolsó döntésre vagy a nyitott számlára hivatkozik, megmutatja az ügyfélnek, hogy figyelsz.
- Erősítse meg a döntéseket írásbanEgy hívás vagy találkozó után küldjön egy rövid jegyzetet arról, ami megegyezett, ki mit csinál, és meddig. A legtöbb hatókörrel kapcsolatos vita egy íratlan döntéssel kezdődik.
- Tedd rutinná az utánkövetéstKövesd nyomon az ajánlatot, a teljesítést követően és amikor egy számla "elcsendesedik". A rövid üzenetek, amelyek egy kérdést tesznek fel és megkönnyítik a válaszadást, megválaszolásra kerülnek.
Kulcsfontosságú feltételek
- Megosztott beérkezett üzenetek
- Egyetlen beérkező levelező, amelyen az egész csapat dolgozik, így egyetlen üzenet sem függ attól, hogy egyetlen személy online legyen.
- Ügyfélportál
- Egy oldal, ahol az ügyfél áttekintheti a jóváhagyásokat, a számlákat és a frissítéseket anélkül, hogy az e-mailjeiben keresne.
- Válaszidő
- Az az időablak, amelyet egy válaszra ígér, például egy munkanap, amelyet előre megad és betart.
- Házon kívüli üzenet
- Egy automatikus válasz, amely beállítja az elvárásokat, amíg távol van, és megnevezi, kihez lehet fordulni.
Gyakori kérdések
Mi a legjobb módja az ügyfelekkel való kommunikációnak?
Használja azt a csatornát, amelyet az ügyfél már preferál és Önnel is egyeztetett, majd vezessen róla nyilvántartást. Egy megosztott postaláda az e-mailekhez és SMS-ekhez, valamint egy portál az jóváhagyásokhoz és számlákhoz, egy helyen tartja a beszélgetéseket ahelyett, hogy személyes postaládákban és telefonokon szóródnának szét.
Milyen gyorsan válaszoljak egy ügyfélnek?
Válassz ki egy ablakot, amelyben mindig tudsz találkozni, például a következő vagy az azt követő munkanapon, és közöld az ügyfelekkel, mi az. Egy gyors visszaigazolás, amely megnevezi, mikor érkezik meg a teljes válasz, jobb, mint a csend, amíg elkészíted a tökéletes választ.
Hogyan kövessek nyomon anélkül, hogy zaklatnám?
Tartsd a nyomon követést néhány mondatra, hivatkozz a konkrét ajánlatra, szállításra vagy számlára, és tegyél fel egy kérdést. Ütemezd be az ütemtervet előre, hogy az ne legyen elfogult és rutinszerű, ne pedig reakció az elhanyagoltság érzésére.
Tekintse meg, hol illeszkedik a Workspace369 az ügyfélmunkafolyamatába.
Kezdje azokkal a modulokkal, amelyekre ma van szüksége, majd kapcsolja be az AI-t, az automatizálásokat, a könyvelést, a készletet, a kéréseket és a jelentéseket, ahogy a vállalkozás növekszik.
14 napos ingyenes próbaverzió. Kártya szükséges. A próbaidőszak után: 29 $/hótól. Automatikusan megújul minden hónapban, amíg le nem mondod. Bármikor lemondható a Beállítások → Számlázás menüpontban.
