Késedelmes fizetési utánkövetési sorozat számlákhoz

Egy késedelmes fizetési nyomon követési sorozatnak meg kell könnyítenie az ügyfél számára az egyenleg megértését és a cselekvést. Nem kezdődhet vádaskodásként. A számlák sok okból késnek: a vevő elmulasztotta az üzenetet, a jóváhagyó távol van, hiányzik egy beszerzési rendelés, a fizetést más hivatkozás alatt küldték el, vagy az ügyfél vitatja a munka egy részét.

Az alábbi sorrend működési útmutatás, nem jogi tanácsadás. Kövesse a megállapodást, a vállalati szabályzatot és az alkalmazandó törvényt. Lefedi az időzítést — mikor kerül kiküldésre minden érintkezés. Magáért a szövegezésért lásd a fizetési emlékeztető üzenet példák küldésre kész szövegeket és e-maileket biztosít.

Mielőtt bármilyen emlékeztetőt küldene

Erősítse meg:

• A számlát a megfelelő számlázási kapcsolattartónak küldték el
• Az összeg, a fizetési határidő, az adó és a fizetési utasítások helyesek
• A kötelező beszerzési rendelés vagy eladói adatok jelen vannak
• Nem volt rögzítve hitel, fizetés vagy vita máshol
• A megígért munka vagy mérföldkő elkészült
• A fizetési link működik

Öt nappal a fizetési határidő előtt: udvarias emlékeztető

Tárgy: A 1042-es számla július 15-én esedékes

Szia Jordan,

Egy gyors emlékeztető, hogy a 1042-es számla 2450 dollárért július 15-én esedékes. Itt áttekintheti és kifizetheti: fizetési link. Kényelem érdekében csatoltam egy másolatot.

Ha csapatának szüksége van egy beszerzési rendelésre, szállítói dokumentumra vagy más részletre a feldolgozáshoz, kérem, jelezze.

Köszönjük, Alex

A esedékesség napján: fizetési megerősítés

Tárgy: A 1042-es számla ma esedékes

Szia Jordan,

A 1042-es számla 2450 dollárért ma esedékes. A fizetési link a következő: fizetési link. Ha a fizetés már megtörtént, kérem, ossza meg a referencia számot, és frissítem a rekordot.

Köszi, Alex

Három napos késés: közvetlen utánkövetés

Tárgy: Késedelmes 1042-es számla utókövetése

Szia Jordan,

A 1042-es számla 2450 dollárért július 15-én esedékes volt, és továbbra is fennállóként jelenik meg. Kérem, jelezze a várható fizetési dátumot, vagy ha valami akadályozza a jóváhagyást.

Számla: Link Fizetés: fizetési link

Köszönjük, Alex

Tíz napos késés: kérjen határozott dátumot

Tárgy: Fizetési dátum kérése a 1042-es számlához

Szia Jordan,

Újra érdeklődöm a 1042-es számlával kapcsolatban, amely már 10 napja lejárt. Kérem, erősítse meg a fizetés dátumát július 27-ig. Ha vita vagy hiányzó dokumentum van, válaszoljon a részletekkel, hogy gyorsan megoldhassuk.

Üdvözlettel, Alex

Eskaláció

Nagyobb vagy ismételten késedelmes egyenleg esetén vegye fel a kapcsolatot a projekt szponzorával és a számlázási kapcsolattartóval, dokumentálja az előző utánkövetést, és használja a szerződésben meghatározott eszkalációs folyamatot. A munka felfüggesztésére, a szerződéses késedelmi díj felszámítására, hivatalos fizetési felszólítás küldésére vagy behajtás igénybevételére vonatkozó döntéseknek megfelelő jogi és vezetőségi felülvizsgálatot kell kapniuk.

Kövesse nyomon a sorrendet a partner rekordban

A csapatnak együtt kell látnia a számlát, a fizetési határidőt, a fizetési állapotot, az előző emlékeztetőket, az ügyfél válaszait, a vitákat, az ígéreteket és a következő lépést. Szabadúszó számlázási szoftver és a csatlakoztatott ügyfélmunka rendszerek professzionálisabbá teszik a követést, mert az emlékeztető egy teljes rekordon alapul, nem pedig egy táblázat becslésén.