Késedelmes fizetési utánkövetési sorozat számlákhoz
Egy professzionális késedelmes fizetési nyomon követési sorozat gyakorlati időzítéssel és üzenet példákkal a fizetési határidő előtt, a fizetési határidő napján, túllépett határidő esetén és eszkaláció esetén.
Gyors válasz
- Kezdje egy udvarias emlékeztetővel a fizetési határidő előtt, ahelyett, hogy megvárná, amíg a számla komolyan elmarad.
- Minden üzenetnek tartalmaznia kell a számla számát, az összeget, az esedékesség dátumját, a fizetési linket, és egy módot a vita bejelentésére.
- Az eszkalációt követnie kell a szerződésnek, a kapcsolatnak, a belső szabályzatnak és az alkalmazandó jognak.
Egy késedelmes fizetési nyomon követési sorozatnak meg kell könnyítenie az ügyfél számára az egyenleg megértését és a cselekvést. Nem kezdődhet vádaskodásként. A számlák sok okból késnek: a vevő elmulasztotta az üzenetet, a jóváhagyó távol van, hiányzik egy beszerzési rendelés, a fizetést más hivatkozás alatt küldték el, vagy az ügyfél vitatja a munka egy részét.
Az alábbi sorrend operatív útmutatás, nem jogi tanács. Kövesse a megállapodást, a vállalati szabályzatot és az alkalmazandó jogszabályokat.
Mielőtt bármilyen emlékeztetőt küldene
Erősítse meg:
- A számlát a megfelelő számlázási kapcsolattartónak küldték el
- Az összeg, a fizetési határidő, az adó és a fizetési utasítások helyesek
- A kötelező beszerzési rendelés vagy eladói adatok jelen vannak
- Nem volt rögzítve hitel, fizetés vagy vita máshol
- A megígért munka vagy mérföldkő elkészült
- A fizetési link működik
Öt nappal a fizetési határidő előtt: udvarias emlékeztető
Tárgy: A 1042-es számla július 15-én esedékes
Szia Jordan,
Egy gyors emlékeztető, hogy a 1042-es számla 2450 dollárért július 15-én esedékes. Itt áttekintheti és kifizetheti: fizetési link. Kényelem érdekében csatoltam egy másolatot.
Ha csapatának szüksége van egy beszerzési rendelésre, szállítói dokumentumra vagy más részletre a feldolgozáshoz, kérem, jelezze.
Köszönjük, Alex
A esedékesség napján: fizetési megerősítés
Tárgy: A 1042-es számla ma esedékes
Szia Jordan,
A 1042-es számla 2450 dollárért ma esedékes. A fizetési link a következő: fizetési link. Ha a fizetés már megtörtént, kérem, ossza meg a referencia számot, és frissítem a rekordot.
Köszi, Alex
Három napos késés: közvetlen utánkövetés
Tárgy: Késedelmes 1042-es számla utókövetése
Szia Jordan,
A 1042-es számla 2450 dollárért július 15-én esedékes volt, és továbbra is fennállóként jelenik meg. Kérem, jelezze a várható fizetési dátumot, vagy ha valami akadályozza a jóváhagyást.
Számla: Link Fizetés: fizetési link
Köszönjük, Alex
Tíz napos késés: kérjen határozott dátumot
Tárgy: Fizetési dátum kérése a 1042-es számlához
Szia Jordan,
Újra érdeklődöm a 1042-es számlával kapcsolatban, amely már 10 napja lejárt. Kérem, erősítse meg a fizetés dátumát július 27-ig. Ha vita vagy hiányzó dokumentum van, válaszoljon a részletekkel, hogy gyorsan megoldhassuk.
Üdvözlettel, Alex
Eskaláció
Nagyobb vagy ismételten késedelmes egyenleg esetén vegye fel a kapcsolatot a projekt szponzorával és a számlázási kapcsolattartóval, dokumentálja az előző utánkövetést, és használja a szerződésben meghatározott eszkalációs folyamatot. A munka felfüggesztésére, a szerződéses késedelmi díj felszámítására, hivatalos fizetési felszólítás küldésére vagy behajtás igénybevételére vonatkozó döntéseknek megfelelő jogi és vezetőségi felülvizsgálatot kell kapniuk.
Kövesse nyomon a sorrendet a partner rekordban
A csapatnak együtt kell látnia a számlát, a fizetési határidőt, a fizetési állapotot, az előző emlékeztetőket, az ügyfél válaszait, a vitákat, az ígéreteket és a következő lépést. Szabadúszó számlázási szoftver és a csatlakoztatott ügyfélmunka rendszerek professzionálisabbá teszik a követést, mert az emlékeztető egy teljes rekordon alapul, nem pedig egy táblázat becslésén.