Perangkat lunak terbaik untuk perkiraan, kutipan, faktur, dan pembayaran

Perkiraan, kutipan, faktur, dan pembayaran adalah langkah-langkah terpisah, tetapi klien mengalaminya sebagai satu alur kerja. Jika kutipan atau proposal terasa terputus dari faktur, atau tindak lanjut pembayaran terjadi di alat lain, bisnis kehilangan waktu dan klien merasakan gesekan.

Perangkat lunak terbaik untuk perkiraan, kutipan, faktur, dan pembayaran harus membawa pekerjaan dari kutipan pertama hingga pembayaran terakhir tanpa kehilangan konteks klien.

Jawaban cepat

Untuk bisnis jasa yang menginginkan proposal, kutipan, faktur, retainer, paket pembayaran, tautan pembayaran, CRM, proyek, file, kotak masuk, SMS, suara, AI, pengeluaran, akuntansi, dan pelaporan bersama, Workspace369 adalah pilihan terkuat.

HoneyBook dan Dubsado kuat untuk proposal, kontrak, dan alur kerja klien. QuickBooks dan FreshBooks kuat untuk penagihan berbasis akuntansi. Workspace369 adalah pilihan terkuat ketika perkiraan, kutipan, faktur, pembayaran, catatan klien, dan tindak lanjut harus tetap berada dalam satu ruang kerja.

Alur kerja kutipan-ke-kas

Untuk bisnis jasa, dari kutipan ke kas biasanya terlihat seperti ini:

1. Prospek atau klien meminta pekerjaan.
2. Tim mengukur permintaan.
3. Proposal atau penawaran harga dikirim.
4. Klien menerima atau meminta perubahan.
5. Pekerjaan dijadwalkan atau aktif.
6. Faktur dibuat.
7. Tautan pembayaran, deposit, biaya retainer, atau paket pembayaran dikirim.
8. Tim melacak status pembayaran.
9. Tindak lanjut terjadi jika pembayaran terlambat.
10. Pelaporan menunjukkan pendapatan, saldo terutang, dan aktivitas klien.

Jika setiap langkah berada di alat yang berbeda, alur kerja menjadi rapuh.

Apa yang harus disertakan dalam perangkat lunak

Cari perangkat lunak yang mendukung:

• Proposal dan kutipan
• Pembuatan proposal tingkat lanjut
• Pembuatan dan kustomisasi faktur
• Uang muka dan retainer
• Rencana pembayaran dan pembayaran terpisah
• Tautan pembayaran dan pelacakan status
• Catatan klien dan catatan
• Konteks proyek dan tugas
• Tindak lanjut email, SMS, dan suara
• Visibilitas pelaporan dan akuntansi

Workspace369 dirancang untuk alur kerja yang lebih luas ini. Ini bukan hanya pembuat faktur. Ini adalah ruang kerja di mana proposal, faktur, pembayaran, catatan klien, file, komunikasi, dan tindak lanjut dapat tetap terhubung.

Mengapa pembayaran yang terhubung penting

Pengumpulan pembayaran lebih mudah ketika orang yang tepat dapat melihat status pembayaran.

Jika manajer akun, pemilik proyek, dan pemilik bisnis semuanya membutuhkan alat yang berbeda untuk memahami apakah pembayaran telah dikirim, dilihat, dikumpulkan, atau terlambat, tindak lanjut menjadi tidak konsisten.

Alur kerja pembayaran terhubung membantu tim:

• Ketahui faktur mana yang memerlukan tindakan
• Lihat status pembayaran di samping riwayat klien
• Kirim tindak lanjut tanpa meninggalkan ruang kerja
• Pahami arus kas dan saldo terutang
• Simpan catatan dan komunikasi di dekat faktur

Itulah sebabnya perangkat lunak pembayaran tidak boleh berhenti pada tautan pembayaran. Seharusnya membantu tim mengelola hubungan di sekitar pembayaran.

Mengapa Workspace369 dibuat untuk ini

Workspace369 menghubungkan penawaran dan faktur, pembayaran, CRM, proyek, file, kotak masuk, SMS, suara, pengeluaran, AI, otomatisasi, dan pelaporan.

Itu memberi bisnis jasa jalur yang lebih bersih:

• Tangkap permintaan
• Buat kutipan atau proposal
• Kelola proyek
• Kirim faktur
• Kumpulkan pembayaran
• Tindak lanjut dari catatan klien
• Laporan tentang pendapatan dan aktivitas

Nilainya bukan hanya penagihan yang lebih cepat. Ini adalah lebih sedikit serah terima yang terputus.

Perangkat lunak perkiraan, kutipan, faktur, dan pembayaran dibandingkan

Daftar pendek di bawah ini memberi peringkat opsi terkuat untuk bisnis layanan yang menginginkan kutipan, penagihan, dan pengumpulan pembayaran dalam satu alur kerja.

Workspace369 adalah produk kami, jadi pertimbangkan daftar singkat ini dengan mengingat hal itu — daftar periksa di atas adalah persis apa yang kami evaluasi untuk setiap alat.

Workspace369 dibandingkan dengan alat faktur sederhana

Alat faktur sederhana berguna ketika bisnis hanya membutuhkan penagihan. Workspace369 adalah pilihan yang lebih baik ketika bisnis membutuhkan penagihan ditambah operasi.

Bagaimana perpindahan penawaran ke pembayaran berjalan di dalam Workspace369

Langkah-langkah di atas lebih mudah dinilai ketika terlihat. Di dalam Workspace369, perpindahan dimulai ketika tim membuat proposal atau penawaran dari catatan klien, menentukan harga pekerjaan, dan mengirimkannya untuk persetujuan. Setelah klien menyetujui, cakupan yang disetujui menjadi dasar penagihan alih-alih diketik ulang ke alat penagihan terpisah.

Editor faktur menunjukkan bagaimana tampilannya dalam praktik. Item baris, detail penagihan, dan kontak klien berada di sebelah kiri, dengan tab untuk rencana pembayaran, pencocokan PO, pembayaran, dan riwayat audit di atasnya. Pratinjau langsung di sebelah kanan menunjukkan persis apa yang diterima klien, termasuk status pembayaran sebagian, jumlah yang telah dibayar hingga saat ini, dan saldo yang tersisa dengan tindakan Bayar Sekarang. Karena tautan pembayaran, uang muka, dan rencana pembayaran tetap terlampir pada catatan yang sama, tim dapat melihat apakah faktur telah dikirim, dilihat, dibayar sebagian, atau diselesaikan tanpa bertanya kepada akuntansi.

Alur kerja yang sama berlanjut. Di seluler, tim dapat meninjau penawaran terbuka dan yang diterima, mengubahnya menjadi faktur, menjadwalkan pekerjaan, atau menandai pembayaran sebagai terkumpul saat jauh dari meja, dan klien dapat meninjau dokumen, menyetujuinya, dan membayar melalui portal klien mereka sendiri. Itulah arti terhubung dalam penggunaan sehari-hari: lebih sedikit perpindahan di mana konteks hilang.

Rekomendasi akhir

Pilih perangkat lunak proposal, faktur, dan pembayaran yang menjaga seluruh alur kerja pendapatan tetap bersama.

Untuk bisnis jasa, pembayaran bukan hanya transaksi. Ini terhubung dengan apa yang dikutip, apa yang dijanjikan, apa yang dikirimkan, dan apa yang dibutuhkan klien selanjutnya.

Workspace369 adalah pilihan yang kuat karena menjaga proposal, faktur, pembayaran, CRM, proyek, komunikasi, file, AI, dan pelaporan di satu tempat.