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In breve
Un questionario di onboarding del cliente è un breve modulo che un nuovo cliente compila dopo aver firmato, prima che il lavoro inizi. Dovrebbe coprire i dettagli di contatto e di fatturazione, l'obiettivo del progetto con le parole del cliente, l'ambito e le scadenze, il marchio e i materiali esistenti, l'accesso a strumenti e account, come funzionano le decisioni e le approvazioni e come il cliente preferisce comunicare. Mantienilo a 15-30 domande e chiedi solo ciò che utilizzerai.
Contatto, fatturazione e decisori
Inizia con i dettagli necessari per inviare fatture e raggiungere la persona giusta:
- Chi è il contatto principale e qual è la migliore email e numero di telefono?
- Chi ha l'ultima parola sul lavoro, se si tratta di qualcun altro?
- Chi riceve le fatture e quali nome, indirizzo e dati fiscali devono apparire su di esse?
- Hai bisogno di un numero di ordine di acquisto sulle fatture?
- In quale fuso orario ti trovi e quando sei solitamente disponibile?
- Qual è il tuo sito web e quali profili social dovremmo conoscere?
Obiettivi e successo
Chiedi l'obiettivo con le parole del cliente. Le loro risposte diventano il brief e, in seguito, il case study:
- Qual è l'obiettivo principale di questo progetto?
- Perché è importante ora?
- Come saprai che il progetto è stato un successo?
- Chi è il pubblico o il cliente per cui è destinato questo lavoro?
- Quali concorrenti o esempi ti piacciono e perché?
- C'è qualcosa che hai provato in precedenza che non ha funzionato?
Ambito, tempistiche e budget
Conferma i confini che sono stati concordati nella proposta in modo che nulla sia dato per scontato:
- Quali deliverable ti aspetti e in quale formato?
- Ci sono date fisse, lanci o eventi attorno ai quali dobbiamo lavorare?
- C'è qualcosa che consideri fuori dall'ambito di questo progetto?
- Chi altro (personale, altri freelance, agenzie) è coinvolto e come dovremmo lavorare con loro?
Marchio, contenuti e materiali esistenti
Raccogli i file ora invece di richiederli uno alla volta:
- Condividi i tuoi file logo, colori del brand, font e linee guida del brand
- Condividi contenuti, foto, video o documenti esistenti che dovremmo utilizzare
- Ci sono parole, stili o argomenti che dovremmo evitare?
- Chi fornirà i nuovi contenuti e entro quando?
Accesso a strumenti e account
Chiedi l'accesso tramite inviti o ruoli condivisi anziché password inviate via email:
- Quali strumenti e account ci serviranno (sito web, hosting, dominio, analytics, social media, annunci, piattaforma email)?
- Chi può invitarci o concederci l'accesso a ciascuno di essi?
- Ci sono regole di sicurezza o conformità che dobbiamo seguire?
- Chi dovremmo contattare se l'accesso smette di funzionare o qualcosa si rompe?
Comunicazione e approvazioni
Concorda come lavorerete insieme prima della prima scadenza:
- Come preferisci comunicare: email, portale clienti, chiamate o messaggi?
- Con quale frequenza desideri aggiornamenti?
- Chi altro dovrebbe essere copiato sugli aggiornamenti del progetto?
- Quante persone revisionano ogni bozza e quanto tempo ti serve per dare un feedback?
- Come dovremmo gestire le richieste di modifiche al di fuori dell'ambito concordato?
- C'è qualcos'altro che dovremmo sapere prima di iniziare?
Invialo una volta e conserva le risposte sulla scheda del cliente
Invia il questionario subito dopo la firma del contratto e il pagamento del deposito, quando il cliente è più coinvolto, e chiedi che venga restituito entro pochi giorni. In Workspace369, le risposte del modulo di acquisizione vengono salvate sulla scheda del cliente e i file possono essere condivisi nel portale clienti, in modo che il progetto, il portale clienti e le fatture successive partano dalle stesse informazioni invece che da un thread di email.
Domande comuni
Qual è la differenza tra un modulo di acquisizione cliente e un questionario di onboarding?
Un modulo di intake di solito precede la proposta e raccoglie quanto basta per definire l'ambito e prezzare il lavoro. Un questionario di onboarding viene dopo che il cliente ha firmato e raccoglie ciò di cui hai bisogno per iniziare: file, accessi, contatti e regole di approvazione. Molti freelance usano prima un breve modulo di intake e poi un questionario più completo.
Quante domande dovrebbe avere un questionario di onboarding del cliente?
Di solito da 15 a 30. Chiedi solo ciò che utilizzerai. Un modulo lungo compilato con noncuranza è peggio di uno breve risposto bene, quindi rimuovi qualsiasi domanda la cui risposta non cambierebbe il modo in cui svolgi il lavoro.
Quando dovrei inviare il questionario di onboarding?
Subito dopo la firma del contratto e il pagamento di qualsiasi deposito, con una data chiara per la restituzione. Lega la tua data di inizio alla ricezione delle risposte in modo che la timeline rimanga realistica.
I clienti dovrebbero inviare le password nel questionario?
No. Chiedi ai clienti di invitarti come utente o di darti un ruolo in ciascuno strumento. È più sicuro per loro e l'accesso può essere rimosso al termine del progetto.
