Modello di accordo di retainer per freelance e consulenti.

Scegli prima il tipo di retainer

La maggior parte delle controversie sui retainer deriva da una risposta vaga a "cosa include la tariffa mensile?". Scegli un modello e mettilo per iscritto:

• Retainer di ore: un blocco fisso di ore ogni mese, ad esempio 20 ore per $2.000, con una tariffa oraria per il tempo extra
• Retainer di deliverable: un output fisso ogni mese, come quattro post di blog e una newsletter
• Retainer di accesso (consulenza): disponibilità per consulenze e chiamate entro limiti concordati, senza un conteggio fisso di ore
• Retainer prepagato: il cliente paga un deposito che tu scala contro le fatture (spesso utilizzato da consulenti e studi legali)

Modello di accordo di retainer: le clausole da includere

Copia queste intestazioni nel tuo accordo e compila ciascuna in linguaggio semplice:

• Parti e data di decorrenza: la tua attività, il cliente e quando inizia il retainer
• Servizi e ambito mensile: ore, deliverable o accesso inclusi e cosa non è incluso
• Tariffa e fatturazione: l'importo mensile, la data di fatturazione (ad esempio il 1° di ogni mese, in anticipo) e la valuta
• Termini di pagamento: data di scadenza, metodi di pagamento accettati e qualsiasi penale per ritardo consentita nel tuo paese
• Ore non utilizzate: se le ore non utilizzate scadono, vengono riportate per un mese o riportate fino a un limite
• Overage e lavoro extra: la tariffa per il tempo oltre il retainer e se necessita di approvazione scritta preventiva
• Tempi di risposta e disponibilità: orari di lavoro, velocità di risposta e gestione delle richieste urgenti
• Durata, rinnovo e preavviso: durata minima, rinnovo mensile automatico e preavviso che entrambe le parti danno per terminarlo (spesso 30 giorni)
• Proprietà e uso portfolio: chi possiede il lavoro finito una volta pagato e se puoi mostrarlo
• Riservatezza, responsabilità e firme, con la data in cui ciascuna parte firma

Esempio di testo per le clausole chiave

Tariffa: "Il cliente paga un retainer mensile di $2.000, fatturato il 1° di ogni mese e dovuto entro 7 giorni." Ambito: "Il retainer copre fino a 20 ore di supporto di design e sviluppo al mese." Tempo non utilizzato: "Le ore non utilizzate si accumulano solo per il mese successivo, fino a 10 ore." Overage: "Il lavoro oltre le 20 ore viene fatturato a $110 all'ora e richiede prima l'approvazione scritta." Chiusura: "Entrambe le parti possono terminare questo accordo con un preavviso scritto di 30 giorni." Adeguare i numeri e il testo al tuo lavoro.

Come prezzare e fatturare un retainer

Prezza il retainer in base al lavoro che prevedi, non a una stima: stima le ore mensili, moltiplica per la tua tariffa, quindi decidi se offrire un piccolo sconto per l'impegno. Fattura in anticipo in modo che il cliente paghi prima dell'inizio del lavoro del mese e tieni traccia delle ore o dei deliverable utilizzati in modo che ogni conversazione di rinnovo si basi sui fatti. In Workspace369, le fatture ricorrenti fatturano automaticamente il retainer ogni mese e il time tracking sulla scheda del cliente mostra quanto ne è stato utilizzato.

Proposta di rinnovo per il 2027: cosa inserire nel rinnovo

Un rinnovo è più facile da concordare quando arriva come una breve proposta, non un nuovo contratto da zero. Inviatela a dicembre in modo che il cliente possa approvarla prima della prima fattura del 2027. Utilizza questo schema:

• Riepilogo ambito: cosa ha coperto il retainer quest'anno, nei termini del cliente (ad esempio, fino a 20 ore di supporto alla progettazione al mese)
• Risultati: cosa ha consegnato il lavoro, preso dai tuoi record, come progetti spediti e ore utilizzate ogni mese
• Ambito del 2027: cosa rimane, cosa cambia e cosa non è più incluso
• Variazione tariffa: la nuova tariffa mensile, la data di inizio e il motivo, dichiarati chiaramente (cifre di esempio: da $2,000 a $2,200 al mese dal 1 gennaio 2027)
• Termine: il termine minimo, il rinnovo e il periodo di preavviso per il 2027, corrispondenti alle clausole del tuo accordo
• Come firmare: un prossimo passo con una data, come l'approvazione e la firma della proposta online entro il 15 dicembre

Come rinnovare un retainer a dicembre

Inizia all'inizio del mese, in modo che la decisione non ricada nella settimana delle vacanze:

• Prima settimana: estrai le ore o i deliverable di quest'anno dalle tue registrazioni di tempo e fatture
• Seconda settimana: invia la proposta di retainer per il 2027 e chiedi l'approvazione entro una data stabilita
• Se il cliente richiede modifiche: rivedi la proposta invece di concordare le modifiche via email, in modo che la versione firmata sia quella da cui fatturi
• Una volta firmato: modifica la fattura ricorrente con il nuovo importo e la data di inizio, in modo che gennaio venga fatturato alla nuova tariffa

In Workspace369, i clienti approvano e firmano le proposte online, è possibile ricevere un deposito all'accettazione, una proposta accettata si converte in fattura e le fatture ricorrenti con pagamento automatico tramite carta addebitano la nuova tariffa ogni mese. Tutto è incluso in ogni piano.

Leggi dopo: Come scrivere una proposta, Proposte in Workspace369

Conserva l'accordo con la scheda del cliente

Un retainer è una relazione a lungo termine, quindi l'accordo, le fatture mensili, le ore utilizzate e le richieste di modifica dovrebbero vivere insieme. Workspace369 mantiene contratti inviati per firma elettronica, fatture ricorrenti, registrazioni di ore e messaggi sullo stesso record cliente, quindi rinnovi e domande sull'ambito iniziano dalla stessa fonte.