Workspace369の使い方：アプリ全体ツアー

Workspace369へようこそ。この動画では、アプリのすべての部分をご案内し、どこに何があるかがわかるようにします。

ログインすると、まずダッシュボードが表示されます。使い始めのうちは、上部のこのカードからワークスペースを設定したり、新しい請求書、クライアント、タスクの作成にすぐ移ったりできます。その下にある3つのカードには、今日対応が必要なもの、つまり期限のタスク、今日のイベント、今後のリマインダーが表示されます。その下には売上があります。これらのボタンで期間を変更できます。今回は年初来を選びます。下にスクロールすると、今日の概要、カテゴリ別の経費、期限切れの請求書、記録済みでまだ請求していない時間が表示されます。上部に戻ると、ベルのアイコンに通知が表示されます。たとえば、クライアントが提案書を開いたときや、請求書を支払ったときです。何かをすばやく追加するには、「新規」をクリックします。タスク、イベント、メモ、リマインダーを作成できます。

では、左側のメニューをセクションごとに見ていきましょう。まずはAI AutoPilotです。「今日」では、Workspace AIが新しいメール、SMS、リクエストを自動で仕分けでき、これらのスイッチで動作を制御します。「チャット」では、ビジネスについてWorkspace AIに質問できます。ここでは1日の計画を立てるよう頼んだところ、期限切れの項目と最初にやるべきことが一覧で表示されました。

次は「クライアント」、顧客リストです。各クライアントのステージ、次にフォローアップする時期、流入元を確認できます。クライアントをクリックすると、詳細が横に表示されます。新しい人を追加するには、「クライアントを追加」をクリックします。「リクエスト」には、ウェブサイトのフォームからの問い合わせが届きます。新しいものはここで返信を待っています。「すべて」では、すべてのリクエストと、その流入元、クライアントになったかどうかを確認できます。

「ワーク」では、「プロジェクト」で各案件をクライアント、ステータス、優先度、期日とともに管理します。「カレンダー」には、その月のすべての予定と案件が表示されます。1つをクリックすると、時間、場所、参加者などの詳細を確認できます。「タスク」はやることボードです。各カードが1つのタスクで、作業が進むにつれて列を移動していきます。タスクをクリックすると、ステータス、担当者、サブタスクとともに開きます。「リマインダー」では、クライアントへのフォローアップなど、忘れたくないことを管理します。1つをクリックすると、期日と受け取る人を確認できます。「時間追跡」では、タイマーを開始したり作業時間を記録したりして、請求できる時間を確認できます。

「財務」では、「提案書」で見積もりを作成し、クライアントに送ってオンラインで承認してもらえます。「契約書」では、クライアントがオンラインで署名する契約書を送信できます。「請求書」には、請求したすべてのものと、それが支払済み、一部支払済み、期限切れのどれにあたるかが表示されます。「経費」では、消耗品や燃料など、ビジネスの支出を記録します。「会計」では、手元の現金、受け取る予定の金額、支払う予定の金額、純利益といった全体像を把握できます。そして「商品カタログ」には、販売するサービスや商品が価格とともに登録されており、提案書や請求書に追加できます。「在庫」タブには、残りの在庫数が表示されます。

「コミュニケーション」では、「受信トレイ」がメール、SMS、ボイスメールを1か所にまとめます。「メール」は本格的なメール受信箱で、メールの閲覧、作成、送信ができます。「モバイル」はSMSと通話用です。「ワークフロー」は、請求書の期限が過ぎたときにリマインダーを送るなど、繰り返しの作業を代わりに行います。「新規ワークフロー」をクリックすると既製のテンプレートから始められ、オンにする前に各ステップを確認できます。「ファネル」では、訪問者を新しいリードに変えるシンプルなウェブページを作成できます。この問い合わせ・予約ページのようなテンプレートから始めて、好きなように変更できます。

「ツール」では、「メモ」でメモを書き、チームと共有できるフォルダーに整理できます。「ファイル」には書類や写真を保存し、クライアントやプロジェクトに関連付けられます。フォルダーを開くと中身を確認できます。そして「習慣」は、良い日課を身につけ、どれだけ継続できているかを確認するのに役立ちます。

何かを探すときは検索を使いましょう。上部の検索バーをクリックするか、Command Kを押します。名前を入力し始めると、一致するクライアント、請求書、予定がすべて表示されます。結果をクリックすると開きます。こちらはMayaのクライアントページで、請求書、予定、プロジェクト、書類がすべて1か所にまとまっています。

ビジネス情報、チーム、支払い設定は、すべて「設定」にあります。困ったときは、そのすぐ下にある「サポート」をクリックしてください。Workspace369のツアーは以上です。次の動画では、ビジネス情報を設定して、最初の提案書を送る準備を整えます。