에이전시를 위한 클라이언트 온보딩 체크리스트

1단계: 상업적 기반 확인

• 법적 고객 및 청구 법인을 확인합니다.
• 주요 의사 결정권자, 일상적인 연락처, 재무 연락처 및 기술 이해 관계자를 기록합니다.
• 수락된 제안서, 작업 명세서, 계약서 또는 구매 주문서를 첨부합니다.
• 서비스, 결과물, 제외 사항, 가정 및 수락 기준을 확인합니다.
• 시작 날짜, 목표 마일스톤, 갱신 날짜 및 종료 조건을 기록합니다.
• 고정 요금, 시간당, 마일스톤, 반복 또는 리테이너 청구를 확인합니다.
• 입금, 결제 일정, 결제 조건, 세금 및 필요한 송장 참조를 기록합니다.
• 어카운트 담당자와 딜리버리 리드를 지정합니다.

완료 증거: 승인된 상업 문서, 지정된 소유자, 청구 프로필 및 클라이언트 기록에 첨부된 승인된 범위 요약입니다.

2단계: 공유 고객 기록 생성

• 하나의 고객 및 회사 기록을 만듭니다.
• 연락처 역할, 커뮤니케이션 기본 설정, 전화번호 및 이메일 주소를 추가하십시오.
• 리드 소스, 서비스 라인, 태그, 사용자 지정 필드 및 계정 세그먼트를 기록합니다.
• 관련 이전 메모, 이메일, 파일 및 관계 기록을 가져옵니다.
• 올바른 팀원만 계정에 액세스할 수 있도록 내부 액세스를 설정합니다.
• 프로젝트 상태, 메시지, 파일 및 청장에 대한 기록 시스템을 정의합니다.

CRM, 프로젝트 도구, 송장 앱, 포털, 이메일 스프레드시트마다 별도의 연락처를 만들지 마세요. 중복된 신원 정보는 이후의 보고와 접근 제어를 신뢰할 수 없게 만듭니다.

Workspace369은 요청, 프로젝트, 커뮤니케이션, 송장, 결제, 파일, 메모 및 보고서의 연결 지점으로 고객 기록을 사용합니다. 고객 범위 액세스 모든 요금제에서 각 계정을 볼 수 있는 사람을 제한합니다.

3단계: 인수 및 액세스 수집

• 시작하는 데 필요한 정보만 묻는 집중된 인테이크 양식을 보내세요.
• 브랜드 가이드라인, 로고, 이전 작업, 분석, 콘텐츠, 제품 정보 및 관련 참조 자료를 요청합니다.
• 대행사가 필요로 하는 모든 플랫폼, 계정, 폴더, 도메인, 광고 계정, 분석 속성 또는 기술 환경을 나열하세요.
• 클라이언트가 암호를 이메일로 보내도록 요청하는 대신 안전한 액세스 공유 관행을 사용하세요.
• 고객이 VPN, 승인된 장치, SSO, 보안 교육 또는 공급업체 등록이 필요한지 확인합니다.
• 수신된 내용과 차단된 내용을 기록합니다.

완료 증거: 각 필수 입력 항목에는 상태, 담당자, 위치 및 만기일이 있습니다.

4단계: 커뮤니케이션 규칙 설정

• 주요 클라이언트 커뮤니케이션 채널을 선택하세요.
• 일상적, 긴급 및 승인 요청에 대한 응답 기대치를 정의합니다.
• 범위, 창의성, 예산, 송장 및 일정 변경을 승인할 수 있는 사람을 확인합니다.
• 명확한 목적이 있을 때만 정기적인 상태 회의 예약.
• 회의 메모, 통화 요약 및 결정이 저장될 위치를 결정합니다.
• 자동화된 것처럼 느껴지지 않도록 일반적인 업데이트에 대한 템플릿을 만듭니다.
• 에스컬레이션 연락처 및 근무 시간 외 기대치를 확인합니다.

고객은 종종 포털을 무시하고 이메일, 문자 또는 전화로 회신합니다. 현실적인 시스템은 이러한 채널을 계정에 연결해야 합니다. Workspace369는 모든 요금제에서 이메일 받은 편지함, 메모, 작업, 미리 알림 및 AI 스레드 요약을 고객 기록과 함께 유지합니다. 공유 받은 편지함, SMS, 통화 및 음성 사서는 Voyager부터 시작되며, AI 통화 요약은 Specialist부터 제공됩니다.

5단계: 범위를 제공 계획으로 전환

• 프로젝트 또는 참여 기록을 만듭니다.
• 결과물을 단계, 마일스톤, 작업 또는 반복 작업으로 변환합니다.
• 담당자와 검토자를 지정합니다.
• 마감일, 종속성, 캘린더 이벤트 및 클라이언트 승인 지점을 추가하십시오.
• 승인된 범위와 필요한 파일을 첨부합니다.
• 예상 시간, 예산, 요율 및 알려진 비용을 관련성이 있는 경우 기록합니다.
• 위험, 가정, 외부 종속성 및 범위 변경의 가능성 있는 출처를 식별합니다.
• 첫 번째 클라이언트 대면 마감일 전에 첫 번째 내부 검토를 설정합니다.

프로젝트는 빈 작업 보드로 시작하는 대신 고객 컨텍스트를 상속해야 합니다.

6단계: 청구 및 재무 준비

• 선금, 리테이너, 첫 송장 또는 결제 계획을 만듭니다.
• 고객 재무 담당자 및 송장 전달 방법을 확인합니다.
• 구매 주문 번호, 세금 세부 정보, 청구 주소 또는 공급업체 포털 요구 사항을 추가하십시오.
• 비용이 포함되었는지, 마크업되었는지, 환급 가능한지 또는 별도로 승인되었는지 확인합니다.
• 시간이 어떻게 추적될 것이며 무엇이 청구 가능하게 되는지 기록합니다.
• 예정된 송장, 결제 실패 및 연체 잔액에 대한 알림을 설정합니다.
• 크레딧, 범위 변경 및 분쟁 청구가 처리되는 방식을 확인합니다.

청구는 별도의 재무 전용 설정이 되어서는 안 됩니다. 제공팀은 상업적 모델을 이해해야 하며, 계정 담당자는 고객과의 대화 전에 결제 상태를 볼 수 있어야 합니다.

7단계: 시작 회의 진행

제안서를 다시 읽는 것이 아니라 의사 결정을 위해 킥오프를 사용합니다.

권장 안건:

1. 소개 및 의사 결정 역할.
2. 비즈니스 목표 및 성공 측정 기준.
3. 범위, 제외 사항 및 즉각적인 우선순위.
4. 타임라인, 마일스톤, 종속성 및 위험.
5. 소통 및 승인 프로세스.
6. 액세스 및 누락된 입력입니다.
7. 청구 일정 및 변경 프로세스.
8. 조치, 소유자 및 날짜입니다.

회의 후 간결한 결정 기록을 게시하십시오. 조치를 할당된 작업으로 전환하고 메모 또는 통화 요약을 클라이언트 및 프로젝트에 첨부하십시오.

8단계: 첫 30일 확인

• 모든 액세스가 작동하는지 확인합니다.
• 프로젝트 계획이 실제 제공 경로를 반영하는지 검토하십시오.
• 고객이 질문하고 파일을 찾을 위치를 알고 있는지 확인합니다.
• 예상 시간 및 비용과 실제 시간 및 비용 비교.
• 열린 승인, 위험 및 범위 변경 검토.
• 첫 송장이 전달되었고 결제 상태가 보이는지 확인합니다.
• 온보딩 경험에 대해 고객에게 핵심 질문 하나를 합니다.
• 재사용 가능한 온보딩 템플릿의 개선 사항을 기록합니다.

온보딩 워크시트 다운로드

스프레드시트 애플리케이션에서 빈 CSV를 사용하거나 명확하게 레이블이 지정된 가상 예제로 시작하십시오. 여기에는 단계, 필수 항목, 소유자, 사전 요구 사항, 마감일, 상태, 완료 증거, 결정 소유자 및 다음 검토 날짜가 포함됩니다. 액세스 상태와 소유자는 여기에 유지하고 암호 및 키는 승인된 자격 증명 시스템에 보관하십시오.

영업-전달 연습의 경우, 참조하십시오. 마케팅 에이전시용 CRM. 월간 검색 작업에는 SEO 결과물 추적기.

대행사 온보딩 상태 템플릿

일반적인 온보딩 실수

모든 것을 한꺼번에 요청하기

시작하는 데 필요한 것을 수집하고 실제 마일스톤을 중심으로 나중에 요청을 준비합니다.

킥오프를 완료로 취급

온보딩은 회의가 끝날 때가 아니라 사람, 액세스, 상업 조건, 프로젝트, 커뮤니케이션 및 청구 워크플로를 사용할 수 있을 때 완료됩니다.

제공 팀에게 범위를 숨기기

작업을 수행하는 사람들은 승인된 범위, 제외 사항, 가정 및 변경 프로세스가 필요합니다.

고객 메시지를 기록 외부에 두는 것

이메일, SMS 또는 전화를 통해 이루어진 중요한 결정은 가시적인 컨텍스트와 책임 있는 다음 단계가 되어야 합니다.

준비 상태를 측정하지 않고 속도 측정

미흡한 액세스와 불분명한 소유권을 남기는 빠른 온보딩은 지연을 제공 단계로 옮길 뿐입니다.

최종 권장 사항

준비된 고객, 준비된 팀, 준비된 프로젝트 및 준비된 청구 워크플로를 안정적으로 생성하는 가장 작은 체크리스트를 만듭니다.

Workspace369은 온보딩을 다음과의 연결 상태로 유지함으로써 이 모델을 지원합니다. 클라이언트 CRM 및 포털, 프로젝트 및 일정, 커뮤니케이션, 제안서, 송장, 결제, 파일, AI 및 보고 기능을 제공합니다. 전체 내용을 검토하세요. 클라이언트 온보딩 소프트웨어 페이지 연결되지 않은 양식과 인계 작업을 대체할 준비가 되었을 때. 고객 포털, 접수 양식, 제안서 및 송장은 월 $29부터 모든 요금제에 포함됩니다. 가격 페이지 각 요금제에 추가되는 내용을 나열합니다.