Tutorial em vídeo 6 de 7
Como criar e enviar uma fatura no Workspace369, passo a passo
Para criar uma fatura no Workspace369, abra Faturas em Finanças e clique em Nova fatura. Dê um nome a ela, escolha o cliente e adicione serviços do seu catálogo; sua alíquota de imposto é preenchida a partir das suas configurações e o vencimento segue seus prazos padrão. Abra a aba Plano de pagamento para dividir o total em parcelas, ou a aba Repetir para enviar uma nova fatura em intervalos regulares. Clique em Enviar para mandá-la por e-mail ou SMS. Quando um pagamento chega de outra forma, registre-o na aba Pagamento, e a fatura aparece como parcial na sua lista de Faturas, com o restante ainda em aberto.
O que você vai aprender
- Como entender os status das faturas: paga, rascunho, em atraso e parcial
- Como montar uma fatura a partir do seu catálogo, com a alíquota de imposto e o vencimento já preenchidos
- Como dividir uma fatura em parcelas e o que a aba Repetir faz
- Como enviar uma fatura por e-mail ou SMS
- Como registrar o pagamento de uma parcela
- Como ver o que ainda está em aberto e baixar ou imprimir o PDF
FAQ
Perguntas frequentes
Posso dividir uma fatura em parcelas no Workspace369?
Sim. Abra a aba Plano de pagamento da fatura e escolha Parcelas. O total é dividido em pagamentos iguais, três pagamentos mensais por padrão, e você pode mudar quantos pagamentos são, com que frequência vencem e quando começam. O cronograma mostra cada data e valor.
Como registro um pagamento recebido por transferência bancária ou em dinheiro?
Abra a aba Pagamento da fatura. Cada parcela tem seu próprio botão Registrar pagamento. Escolha como o cliente pagou, adicione um número de referência se tiver um e salve o pagamento. Na sua lista de Faturas, a fatura passa a aparecer como parcial, com o restante ainda em aberto.
Os clientes podem pagar uma fatura do Workspace369 online?
Sim, se você conectou o Stripe. Cada parcela tem seu próprio link de pagamento, para que seu cliente possa pagar online com cartão.
Posso enviar uma fatura por SMS?
Sim. Clique em Enviar e escolha enviar por e-mail ou SMS. O e-mail já vem escrito, com o PDF da fatura anexado.
Posso configurar uma fatura recorrente?
Sim. Para clientes que você cobra em intervalos regulares, a aba Repetir da fatura envia uma nova fatura em cada data, sozinha.
Transcrição completa
Bem-vindo de volta. Neste vídeo, vamos nos aprofundar nas faturas: montar uma do zero, definir as datas, dividi-la em um plano de pagamento, enviá-la e acompanhar os pagamentos à medida que chegam.
Abra Faturas, em Finanças. Cada fatura mostra sua situação: paga, rascunho, em atraso ou parcial, com quanto ainda falta pagar. Clique em Nova fatura.
Dê um nome a ela e escolha o cliente. Esta é para Drew, da Walsh Logistics. O e-mail e o telefone de Drew são preenchidos, para que a fatura possa ser enviada por e-mail ou SMS. Clique em Adicionar novo item. Escolha um serviço do seu catálogo ou mude para Avulso, para uma cobrança que existe só nesta fatura. Defina a quantidade como doze e adicione. Sua alíquota de imposto é preenchida a partir das suas configurações, e o total é atualizado enquanto você trabalha. Em Datas da fatura, o vencimento segue seus prazos padrão: trinta dias a partir de hoje. Você pode alterar qualquer uma das datas aqui.
Para um trabalho maior, abra a aba Plano de pagamento e escolha Parcelas. O total é dividido em três pagamentos mensais. Você pode mudar quantos pagamentos são, com que frequência vencem e quando começam. O cronograma mostra cada data e valor, para que Drew saiba exatamente o que vence, e quando. E, para clientes que você cobra em intervalos regulares, a aba Repetir envia uma nova fatura em cada data, sozinha.
Quando estiver pronta, clique em Enviar. Você pode enviá-la por e-mail ou SMS. O e-mail já vem escrito, com o PDF anexado. Clique em Enviar e-mail, e ela está a caminho.
Quando um pagamento chega de outra forma, como uma transferência bancária, adicione-o você mesmo. Abra a aba Pagamento. Cada parcela tem seu próprio botão Registrar pagamento. E, se você conectou o Stripe, seu próprio link de pagamento, para que Drew possa pagar online, com cartão. Escolha como Drew pagou, adicione o número de referência e salve o pagamento.
De volta à sua lista de Faturas, ela agora aparece como parcial: o primeiro pagamento entrou, e o restante ainda está em aberto. Para baixar ou imprimir o PDF, abra o menu ao lado de uma fatura e escolha PDF da fatura. E isso é tudo sobre faturas em detalhes. No próximo vídeo, vamos configurar lembretes automáticos de pagamento.
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