Как конвертировать оплачиваемые часы в счет (не теряя деньги)

Разрыв между завершенным табелем учета рабочего времени и оплаченным счетом — это то, где сервисные компании незаметно теряют доход: часы не учтены, ставки применяются непоследовательно, позиции слишком расплывчаты для утверждения. Это четкий рабочий процесс для устранения этого разрыва — независимо от того, используете ли вы программное обеспечение, которое автоматически преобразует время, или электронную таблицу, которую вы ведете вручную.

Быстрый ответ

Просмотрите табель учета рабочего времени за расчетный период, отметьте, что подлежит оплате, умножьте часы на согласованную ставку для каждой роли, добавьте расходы, укажите свою политику округления и условия оплаты в счете, отправьте его и отслеживайте до оплаты. Весь цикл должен занимать минуты на клиента, а не полдня.

Шаг 1: Отслеживайте время, чтобы оно прошло проверку

Конверсия начинается с захвата. Каждая запись времени требует трех вещей, помимо продолжительности: клиент или проект, к которому она относится, задача или действие, и короткая заметка, написанная для будущего читателя — клиента — а не для себя. «Звонок» ничего не значит через три недели. «Звонок: пересмотренная последовательность онбординга после обратной связи по итогам запуска» подтверждает себя сама.

Таймеры лучше памяти. Восстановление часов пятницы в понедельник — это то, как исчезают 20-минутные задачи, и они исчезают из вашей выручки, а не из счета клиента.

Шаг 2: Проверьте табель учета рабочего времени перед выставлением счета

Никогда не выставляйте счет за сырое время. Перед закрытием биллингового периода пройдитесь по следующим пунктам:

• Записи без проекта, задачи или заметки
• Неоплачиваемая работа, которая проскользнула — внутренние встречи, исправления, вызванные вашими собственными ошибками
• Дубликаты от случайно оставленного включенным таймера
• Записи, относящиеся к другому периоду или другому клиенту

В команде этот обзор — этап утверждения менеджером. В автономной работе — это разница между счетом, который вы можете защитить построчно, и счетом, который, как вы надеетесь, никто не будет оспаривать.

Шаг 3: Применяйте согласованные ставки, роль за ролью

Ставка за час × часы, используя ставку для лица или роли, выполнившей работу — не одно усредненное число, если клиент не согласился на усреднение. Старший специалист за 150 долларов и младший за 85 долларов по одному проекту должны отображаться как две группы строк, потому что именно на это согласился клиент.

Если вы устанавливаете или пересматриваете свои ставки, калькулятор почасовой ставки работает в обратном направлении от вашего целевого дохода и биллинговой мощности до числа, которое вы должны взимать.

Определите здесь и свою политику округления и запишите ее: распространены 6-минутные или 15-минутные интервалы. Сама политика редко является проблемой в споре — невидимое ее применение.

Шаг 4: Добавьте расходы и все фиксированные платежи

Возмещаемые расходы теряются в промежутке между квитанцией и счетом. Включите расходы периода для клиента — поездки, материалы, программное обеспечение, купленное от его имени — в счет в виде детализированных строк с суммами и датами, а не одной общей суммы «расходы». Если проект сочетает почасовую работу с этапом с фиксированной ценой, четко разделяйте их, чтобы клиент мог сопоставить каждую с соглашением.

Шаг 5: Установите условия, на которые клиент может отреагировать

Счет без явных условий оплачивается, когда клиент до него доберется. Укажите срок оплаты, период оплаты и политику штрафов за просрочку платежа в самом документе. Если вы определяете период, наше руководство по условия оплаты нетто 30 дней охватывает, когда стандартный месяц подходит, а когда более короткие сроки защищают денежный поток. Затем сделайте оплату беспрепятственной: онлайн-опция «Оплатить сейчас» лучше банковского перевода, который никто не планирует.

Шаг 6: Отправьте, затем следуйте — всегда

Отправка — это не конец рабочего процесса; платеж — да. Отслеживайте статус счета и позволяйте напоминаниям отправляться по расписанию, а не по памяти: напоминание перед сроком оплаты, одно в день истечения срока, одно через неделю. Последующие действия, связанные с той же записью клиента, что и работа, сохраняют разговор фактическим — счет, период, позиции — вместо неловкой ветки электронной почты, построенной по памяти.

Что клиенты ожидают увидеть в счете

Поставьте себя на сторону утверждающего. Человек, который платит, хочет проверить, а не расследовать:

• Расчетный период — точный диапазон дат, который охватывают часы
• Сводка активности — краткие, конкретные описания по каждой позиции, сгруппированные по фазе проекта или человеку
• Разбивка ставки — часы × ставка для каждой роли, соответствующая соглашению
• Расходы — детализированный, с датами
• Политика округления — примененный шаг, указанный ясно
• Условия и сумма — дата оплаты, окно оплаты и текущая сумма, которая складывается без калькулятора

Счет, который сам отвечает на эти вопросы, утверждается без встречи. Тот, который не отвечает, порождает встречу.

Ошибки, которые стоят реальных денег

Два шаблона вызывают большинство споров по поводу выставления счетов. Первый — округление без заявленной политики: собственный расчет клиента составляет 37,2 часа, ваш счет — 39, и теперь весь документ вызывает подозрения — даже если ваше округление было честным. Второе — нечеткие позиции счета.: «консалтинг — 14 часов — 2100 долларов» вызывает сомнения, а «14 часов на вводном звонке, аудите и семинаре по результатам, 1–12 сентября» нет. Следом идут смешивание двух периодов выставления счетов в одном счете и выставление счетов за время, которое никто не проверял.

Путь Workspace369.

В Workspace369 цепочка выше — это одна система вместо передачи. Таймеры, табели учета рабочего времени и отслеживание оплачиваемых часов доступны на всех планах; вы просматриваете период в табеле учета рабочего времени, отмечаете оплачиваемые записи, и время-в-счет преобразует их в счет позиции с привязкой к проекту — на каждом плане, начиная с Cadet за $29/месяц за одно место. программное обеспечение для отслеживания времени и выставления счетов страница показывает полный цикл, и наш лучшее отслеживание времени с выставлением счетов список сравнивает его с выделенными трекерами.

Ручной путь, выполненный должным образом

Электронная таблица может поддерживать этот рабочий процесс, если вы придадите ей дисциплину, которую программное обеспечение обеспечивает по умолчанию. Одна строка для каждой записи времени с датой, клиентом, проектом, заметкой о деятельности, продолжительностью, возможностью выставления счета (да/нет) и ставкой. Фиксированный еженедельный обзор — пятница, прежде чем вы забудете неделю. Сводка или фильтр по клиенту во время выставления счета, которые становятся позициями строк. И жесткое правило: как только период выставлен в счет, заблокируйте его. Редактирование табеля учета рабочего времени после отправки счета — это то, как две записи расходятся позже.

Где ручной путь ломается — это последующие действия и доказательства: нет статуса оплаты, нет напоминаний и нет связи между позицией в счете и базовыми записями, когда клиент оспаривает счет в третий месяц. Если вы выставляете счета почасово каждую неделю, именно тогда программное обеспечение обычно окупает свою подписку.

Окончательная рекомендация

Независимо от инструмента, цепочка не меняется: отслеживание с заметками, проверка перед выставлением счета, ставка × часы по роли, детализация расходов, указание политики округления и условий, отправка, последующие действия. Делайте это еженедельно, и счет напишется сам; делайте это ежемесячно по памяти, и он уменьшит ваш доход.

Если вы хотите автоматизировать передачу, начать 14-дневную пробную версию Workspace369 — время до выставления счета есть в каждом плане от 29 долларов в месяц — или сравните уровни на страница цен.