Последовательность действий при просрочке платежа по счетам

Последовательность действий по напоминанию о просроченном платеже должна облегчить клиенту понимание баланса и принятие мер. Она не должна начинаться с обвинения. Счета задерживаются по многим причинам: покупатель пропустил сообщение, утверждающий отсутствует, отсутствует заказ на покупку, платеж был отправлен под другой ссылкой, или клиент оспаривает часть работы.

Приведенная ниже последовательность является оперативным руководством, а не юридической консультацией. Следуйте соглашению, политике компании и применимому законодательству. Она охватывает сроки — когда отправляется каждое сообщение. Для формулировок см. примеры сообщений с напоминанием об оплате предоставляют готовые к отправке тексты и электронные письма.

Перед отправкой любого напоминания

Подтвердить:

• Счет был отправлен правильному контактному лицу по вопросам выставления счетов
• Сумма, срок оплаты, налог и инструкции по оплате верны
• Присутствуют необходимые данные заказа на покупку или поставщика
• Никакой кредит, платеж или спор не были зарегистрированы где-либо еще
• Обещанная работа или этап были завершены
• Платежная ссылка работает

За пять дней до срока: любезное напоминание

Тема: Счет 1042 подлежит оплате 15 июля

Привет, Джордан,

Краткое напоминание о том, что счет 1042 на сумму 2450 долларов США подлежит оплате 15 июля. Вы можете просмотреть и оплатить его здесь: ссылка на оплату. Я прикрепил копию для удобства.

Если вашей команде нужен заказ на покупку, документ поставщика или другая деталь для его обработки, пожалуйста, дайте мне знать.

Спасибо, Алекс

В срок оплаты: подтверждение платежа

Тема: Счет 1042 подлежит оплате сегодня

Привет, Джордан,

Счет № 1042 на сумму 2450 долларов США подлежит оплате сегодня. Ссылка для оплаты: ссылка на оплату. Если платеж уже был отправлен, пожалуйста, укажите ссылку, и я обновлю запись.

Спасибо, Алекс

Три дня просрочки: прямое последующее действие

Тема: Последующие действия по просроченному счету 1042

Привет, Джордан,

Счет № 1042 на сумму 2450 долларов США подлежал оплате 15 июля и до сих пор остается неоплаченным. Пожалуйста, сообщите ожидаемую дату оплаты или сообщите, что мешает утверждению.

Счет: ссылка Оплата: ссылка на оплату

Спасибо, Алекс

Десять дней просрочки: запросите точную дату

Тема: Запрошена дата оплаты счета 1042

Привет, Джордан,

Я снова напоминаю об оплате счета № 1042, который просрочен на 10 дней. Пожалуйста, подтвердите дату платежа до 27 июля. Если есть спор или отсутствует документ, ответьте с подробностями, чтобы мы могли оперативно его решить.

С уважением, Алекс

Эскалация

Для крупной или неоднократно просроченной задолженности свяжитесь с куратором проекта и контактным лицом по биллингу, задокументируйте предыдущие последующие действия и используйте процесс эскалации, определенный в соглашении. Решения о приостановке работ, взимании договорной пени за просрочку, отправке официального требования или использовании коллекторских услуг должны получить соответствующее юридическое и управленческое рассмотрение.

Отслеживайте последовательность в записи клиента

Команда должна видеть счет, срок оплаты, статус платежа, предыдущие напоминания, ответы клиента, споры, обещания и следующее действие вместе. Программное обеспечение для выставления счетов фрилансерам и связанные системы работы с клиентами делают последующие действия более профессиональными, потому что напоминание основано на полной записи, а не на догадке из электронной таблицы.