Последовательность действий при просрочке платежа по счетам
Профессиональная последовательность действий по напоминанию о просроченном платеже с практическим расписанием и примерами сообщений до крайнего срока, в день крайнего срока, после просрочки и эскалации.
Быстрый ответ
- Начните с вежливого напоминания до крайнего срока, а не ждите, пока счет станет серьезно просроченным.
- Каждое сообщение должно включать номер счета-фактуры, сумму, срок оплаты, ссылку для оплаты и способ сообщить о споре.
- Эскалация должна соответствовать контракту, отношениям, внутренней политике и применимому законодательству.
Последовательность действий по напоминанию о просроченном платеже должна облегчить клиенту понимание баланса и принятие мер. Она не должна начинаться с обвинения. Счета задерживаются по многим причинам: покупатель пропустил сообщение, утверждающий отсутствует, отсутствует заказ на покупку, платеж был отправлен под другой ссылкой, или клиент оспаривает часть работы.
Последовательность ниже — это операционное руководство, а не юридическая консультация. Следуйте соглашению, политике компании и применимому законодательству.
Перед отправкой любого напоминания
Подтвердить:
- Счет был отправлен правильному контактному лицу по вопросам выставления счетов
- Сумма, срок оплаты, налог и инструкции по оплате верны
- Присутствуют необходимые данные заказа на покупку или поставщика
- Никакой кредит, платеж или спор не были зарегистрированы где-либо еще
- Обещанная работа или этап были завершены
- Платежная ссылка работает
За пять дней до срока: любезное напоминание
Тема: Счет 1042 подлежит оплате 15 июля
Привет, Джордан,
Краткое напоминание о том, что счет 1042 на сумму 2450 долларов США подлежит оплате 15 июля. Вы можете просмотреть и оплатить его здесь: ссылка на оплату. Я прикрепил копию для удобства.
Если вашей команде нужен заказ на покупку, документ поставщика или другая деталь для его обработки, пожалуйста, дайте мне знать.
Спасибо, Алекс
В срок оплаты: подтверждение платежа
Тема: Счет 1042 подлежит оплате сегодня
Привет, Джордан,
Счет № 1042 на сумму 2450 долларов США подлежит оплате сегодня. Ссылка для оплаты: ссылка на оплату. Если платеж уже был отправлен, пожалуйста, укажите ссылку, и я обновлю запись.
Спасибо, Алекс
Три дня просрочки: прямое последующее действие
Тема: Последующие действия по просроченному счету 1042
Привет, Джордан,
Счет № 1042 на сумму 2450 долларов США подлежал оплате 15 июля и до сих пор остается неоплаченным. Пожалуйста, сообщите ожидаемую дату оплаты или сообщите, что мешает утверждению.
Счет: ссылка Оплата: ссылка на оплату
Спасибо, Алекс
Десять дней просрочки: запросите точную дату
Тема: Запрошена дата оплаты счета 1042
Привет, Джордан,
Я снова напоминаю об оплате счета № 1042, который просрочен на 10 дней. Пожалуйста, подтвердите дату платежа до 27 июля. Если есть спор или отсутствует документ, ответьте с подробностями, чтобы мы могли оперативно его решить.
С уважением, Алекс
Эскалация
Для крупной или неоднократно просроченной задолженности свяжитесь с куратором проекта и контактным лицом по биллингу, задокументируйте предыдущие последующие действия и используйте процесс эскалации, определенный в соглашении. Решения о приостановке работ, взимании договорной пени за просрочку, отправке официального требования или использовании коллекторских услуг должны получить соответствующее юридическое и управленческое рассмотрение.
Отслеживайте последовательность в записи клиента
Команда должна видеть счет, срок оплаты, статус платежа, предыдущие напоминания, ответы клиента, споры, обещания и следующее действие вместе. Программное обеспечение для выставления счетов фрилансерам и связанные системы работы с клиентами делают последующие действия более профессиональными, потому что напоминание основано на полной записи, а не на догадке из электронной таблицы.