วิธีใช้งาน Workspace369: ทัวร์แอปแบบครบทุกส่วน

ยินดีต้อนรับสู่ Workspace369 ในวิดีโอนี้ ฉันจะพาคุณไปดูทุกส่วนของแอป เพื่อให้คุณรู้ว่าทุกอย่างอยู่ตรงไหน

เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ คุณจะเริ่มที่แดชบอร์ด ระหว่างที่คุณเพิ่งเริ่มต้น การ์ดนี้ที่ด้านบนจะช่วยคุณตั้งค่าเวิร์กสเปซ หรือไปที่ใบแจ้งหนี้ ลูกค้า หรืองานใหม่ได้ทันที ด้านล่างนั้น การ์ดสามใบนี้แสดงสิ่งที่ต้องให้ความสนใจในวันนี้ ได้แก่ งานที่ถึงกำหนด อีเวนต์ของวันนี้ และการแจ้งเตือนที่กำลังจะมาถึง ด้านล่างคือรายได้ของคุณ ใช้ปุ่มเหล่านี้เพื่อเปลี่ยนช่วงเวลา ฉันจะเลือกตั้งแต่ต้นปีถึงปัจจุบัน เมื่อเลื่อนลงไป คุณจะเห็นภาพรวมของวันนี้ ค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่ ใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนด และเวลาที่คุณบันทึกไว้แต่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน กลับมาที่ด้านบน ไอคอนกระดิ่งแสดงข้อความแจ้งเตือนของคุณ เช่น เมื่อลูกค้าเปิดใบเสนอราคาหรือชำระใบแจ้งหนี้ และหากต้องการเพิ่มอะไรอย่างรวดเร็ว ให้คลิก “ใหม่” คุณสร้างงาน อีเวนต์ บันทึก หรือการแจ้งเตือนได้

ตอนนี้มาดูเมนูทางซ้ายกันทีละส่วน อย่างแรกคือ AI AutoPilot หน้า “วันนี้” คือที่ที่ Workspace AI ช่วยจัดเรียงอีเมล ข้อความ และคำขอใหม่ให้คุณได้ และสวิตช์เหล่านี้ควบคุมสิ่งที่ AI ทำ ใน “แชท” คุณถาม Workspace AI เกี่ยวกับธุรกิจของคุณได้ ตรงนี้ฉันขอให้ AI วางแผนวันของฉัน และ AI ก็แสดงรายการสิ่งที่เลยกำหนดและสิ่งที่ควรทำก่อน

ต่อไปคือ “ลูกค้า” รายชื่อลูกค้าของคุณ คุณจะเห็นขั้นตอนของลูกค้าแต่ละราย เวลาที่ควรติดตามครั้งถัดไป และแหล่งที่มาของลูกค้า คลิกที่ลูกค้าเพื่อดูรายละเอียดด้านข้าง หากต้องการเพิ่มลูกค้าใหม่ ให้คลิก “เพิ่มลูกค้า” “คำขอ” คือที่ที่คำสอบถามจากแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ของคุณเข้ามา คำขอใหม่จะรอการตอบกลับอยู่ที่นี่ ภายใต้ “ทั้งหมด” คุณจะเห็นคำขอทุกรายการ ที่มาของคำขอ และคำขอนั้นกลายเป็นลูกค้าหรือไม่

ภายใต้ “การทำงาน” หน้า “โครงการ” คือที่ที่คุณติดตามงานแต่ละงาน พร้อมลูกค้า สถานะ ความสำคัญ และวันครบกำหนด “ปฏิทิน” แสดงนัดหมายและงานทั้งหมดของคุณในเดือนนั้น คลิกรายการใดรายการหนึ่งเพื่อดูรายละเอียด เช่น เวลา สถานที่ และผู้ที่จะไป “งาน” คือบอร์ดสิ่งที่ต้องทำของคุณ การ์ดแต่ละใบคือหนึ่งงาน และจะย้ายไปตามคอลัมน์เมื่องานคืบหน้า คลิกงานเพื่อเปิดดู พร้อมสถานะ ผู้รับผิดชอบ และงานย่อย “การแจ้งเตือน” ช่วยติดตามสิ่งที่คุณไม่อยากลืม เช่น การติดตามลูกค้า คลิกรายการใดรายการหนึ่งเพื่อดูว่าครบกำหนดเมื่อใดและใครเป็นผู้รับ ใน “การติดตามเวลา” คุณเริ่มตัวจับเวลาหรือบันทึกชั่วโมงทำงานได้ และดูว่ามีเวลาเท่าใดที่พร้อมเรียกเก็บเงิน

ภายใต้ “การเงิน” หน้า “ข้อเสนอ” คือที่ที่คุณสร้างใบเสนอราคา และส่งให้ลูกค้ายอมรับทางออนไลน์ “สัญญา” ช่วยให้คุณส่งข้อตกลงให้ลูกค้าเซ็นออนไลน์ “ใบแจ้งหนี้” แสดงทุกอย่างที่คุณเรียกเก็บเงิน และสถานะว่าชำระแล้ว ชำระบางส่วน หรือเลยกำหนด ใน “ค่าใช้จ่าย” คุณบันทึกสิ่งที่ธุรกิจใช้จ่าย เช่น วัสดุและน้ำมันเชื้อเพลิง “การบัญชี” ให้ภาพรวมที่กว้างขึ้น ทั้งเงินสดที่คุณมี เงินที่คนอื่นค้างชำระคุณ เงินที่คุณค้างชำระผู้อื่น และรายได้สุทธิของคุณ และ “แคตตาล็อกสินค้า” เก็บบริการและสินค้าที่คุณขายพร้อมราคา เพื่อให้คุณเพิ่มลงในใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ได้ แท็บ “สินค้าคงคลัง” แสดงว่าคุณมีสต็อกเหลืออยู่เท่าใด

ภายใต้ “การสื่อสาร” หน้า “กล่องจดหมาย” จะรวมอีเมล ข้อความ และข้อความเสียงของคุณไว้ในที่เดียว “อีเมล” คือกล่องอีเมลเต็มรูปแบบที่คุณอ่าน เขียน และส่งอีเมลได้ “มือถือ” ใช้สำหรับข้อความและการโทรของคุณ “เวิร์กโฟลว์” ทำงานซ้ำๆ แทนคุณ เช่น ส่งการแจ้งเตือนเมื่อใบแจ้งหนี้เลยกำหนด คลิก “เวิร์กโฟลว์ใหม่” เพื่อเริ่มจากเทมเพลตสำเร็จรูป และดูแต่ละขั้นตอนก่อนเปิดใช้งาน ด้วย “ฟันเนล” คุณสร้างหน้าเว็บง่ายๆ ที่เปลี่ยนผู้เข้าชมให้เป็นลีดใหม่ได้ เริ่มจากเทมเพลต เช่น หน้าติดต่อและจองนี้ แล้วเปลี่ยนแปลงอะไรก็ได้ตามต้องการ

ภายใต้ “เครื่องมือ” หน้า “Notes” คือที่ที่คุณเขียนบันทึกและเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่แชร์กับทีมได้ “ไฟล์” จัดเก็บเอกสารและรูปภาพของคุณ และเชื่อมโยงกับลูกค้าและโครงการ เปิดโฟลเดอร์เพื่อดูสิ่งที่อยู่ข้างใน และ “นิสัย” ช่วยให้คุณสร้างกิจวัตรประจำวันที่ดี และดูว่าคุณทำได้สม่ำเสมอแค่ไหน

หากคุณกำลังมองหาอะไรก็ตาม ให้ใช้การค้นหา คลิกแถบค้นหาด้านบน หรือกด Command K เริ่มพิมพ์ชื่อ แล้วคุณจะเห็นลูกค้า ใบแจ้งหนี้ และนัดหมายทั้งหมดที่ตรงกัน คลิกผลลัพธ์เพื่อเปิด นี่คือหน้าลูกค้าของ Maya พร้อมใบแจ้งหนี้ นัดหมาย โครงการ และเอกสารของเธอ ทั้งหมดในที่เดียว

รายละเอียดธุรกิจ ทีม และการตั้งค่าการชำระเงินของคุณอยู่ใน “การตั้งค่า” ทั้งหมด และหากคุณต้องการความช่วยเหลือ ให้คลิก “สนับสนุน” ที่อยู่ถัดลงไป นี่คือทัวร์ Workspace369 ในวิดีโอถัดไป เราจะตั้งค่ารายละเอียดธุรกิจของคุณ เพื่อให้คุณพร้อมส่งใบเสนอราคาแรก