Ödeme alma
Danışmanlık hizmetleri için nasıl fatura kesilir ve takip etmeden ödeme alınır.
Danışmanlık faturaları öngörülebilir şekillerde başarısız olur: belirsiz satır kalemleri, eksik PO numarası, son ödeme tarihi yok, bir hafta geç gönderildi. Bu kılavuz, hesap ödeme departmanlarının aslında işlediği formatı, belirlenecek şartları ve faturaları ödemeye dönüştüren takip ritmini kapsar.
Kısacası
Bir danışmanlık faturası, sizi ve müşteriyi (varsa AP iletişim kişisi ve PO numarası dahil), benzersiz bir fatura numarası ve düzenleme tarihi, belirli bir son ödeme tarihi, tarihler, saatler ve oranlarla açık dilde satır kalemleri, ara toplam, vergiler ve kalın puntolarla toplam tutarı belirtmeli ve doğrudan ödeme talimatlarıyla son bulmalıdır. İşi veya dönüm noktasını tamamladığınız gün gönderin ve sabit bir hatırlatma döngüsü izleyin: son ödeme tarihinden sonra 1. gün, 3. gün, 10. gün.
Hesap ödeme departmanlarının işlediği tam format
AP ekipleri, sıfır yorum gerektiren faturaları öder. Her danışmanlık faturası şu blokları içermelidir:
- İşletme adınız, adresiniz, e-postanız, telefonunuz ve logonuz
- Müşteri şirket adı, fatura adresi ve belirli AP iletişim kişisi veya departmanı
- Kullanıyorlarsa PO numaraları veya proje kodları - eksik PO'lar sessiz gecikmelerin en büyük nedenidir
- Benzersiz bir fatura numarası ve düzenlenme tarihi
- Belirli bir son ödeme tarihi ("Ödeme 12 Eylül 2026'da vadelidir"), sadece "net 30" değil
- Açık dilde satır kalemleri: ne yaptığınız, dönem, saat veya miktar, oranınız ve satır toplamı
- Ara toplam, gösterilen oranla vergiler, uygulanan indirimler veya depozitolar ve kalın puntolarla ödenecek toplam tutar
- Ödeme talimatları: nasıl, nereye ödeneceği ve gecikme ücreti veya erken indirim politikanız
Fatura kestiğiniz şekilde faturalandırın
Danışmanlığın dört faturalama şekli vardır - anlaşmadaki için faturayı yapılandırın:
- Saatlik - çalışılan tarihler, giriş başına saatler, oran ve bir toplam; müşteri bekliyorsa bir zaman çizelgesi özeti ekleyin
- Sabit ücret veya dönüm noktası - aşama veya dönüm noktası adı, anlaşılan tutar ve bunun için "tamamlandı" ne anlama geliyordu
- Sözleşme - kapsanan dönem, anlaşılan kapsam ve herhangi bir ek ücret ayrı satır kalemleri olarak
- Giderler - makbuzlar ekte ayrı ayrı listelenen geçişler, asla oranınıza karıştırılmaz
Sizi koruyan şartlar
Bunları anlaşmada belirleyin, sonra her faturada tekrarlayın:
- Ödeme penceresi - küçük müşteriler için net 14, kurumsal müşteriler için net 30; nakit akışı için daha kısa her zaman daha iyidir
- Depozito - sabit ücretli işlerde peşin %30-50, son faturada mahsup edilir
- Gecikme ücretleri - tutarlı bir şekilde uygulanan belirtilen bir oran veya sabit ücret, böylece güvenilir olur
- Döngü - devam eden işler için aylık, projeler için dönüm noktası tamamlandığında, asla "hatırladığımda" değil
İşe yarayan takip döngüsü
Çoğu geç fatura işlem gecikmeleridir, reddedilme değildir. Sakin, sabit bir ritim bunların neredeyse tamamını çözer:
- Son ödeme tarihinden +1 gün sonra - fatura ekte ve doğrudan ödeme bağlantısıyla kısa, samimi bir hatırlatma
- Son ödeme tarihinden +3 gün sonra - ikinci hatırlatma, işlemi yapmak için herhangi bir şeye ihtiyaçları olup olmadığını sorun (PO, W-9, satıcı formu)
- Son ödeme tarihinden +10 gün sonra - anlaşma şartlarına ve gecikme ücretine atıfta bulunan kesin bir not, belirli yeni bir tarihle
- Bunun ötesinde - anlaşmaya göre hesaptaki işi durdurun ve sözleşmenize göre yükseltin; her mesajı kayıtta tutun
Bir sonraki faturayı sıkıcı hale getirin
Amaç, her seferinde aynı şekilde, zamanında, yeniden oluşturulmadan çıkan bir faturadır. Workspace369'daki yinelenen faturalar ve ödeme planları programa göre faturalandırır, otomatik hatırlatıcılar takip döngüsünü sizin için çalıştırır ve müşteri portalı fatura, dosyalar ve ödeme bağlantısını tek bir yerde tutar - böylece hesap ödeme departmanı soru sormak yerine ödeme yapar.
SSS
Sıkça sorulan sorular
Bir danışmanlık faturası neleri içermelidir?
Sizin bilgileriniz, müşteri ve AP iletişim kişisi, PO numarası (kullanılıyorsa), benzersiz bir fatura numarası, düzenleme ve son ödeme tarihleri, saatler ve oranlarla açık dilde satır kalemleri, ara toplam, vergiler, kalın puntolarla toplam ve doğrudan ödeme talimatları. Eksik herhangi bir şey gecikme nedeni olur.
Bir danışmanlık faturasını ne zaman göndermeliyim?
İşin veya dönüm noktasının tamamlandığı gün veya devam eden taahhütler için sabit aylık bir döngüde. Bir hafta geç göndermek, ödemenin acil olmadığını gösterir - ve müşteri de öyle davranır.
Danışmanlar geç ödemeleri nasıl ele alır?
Sabit bir döngü ile: son ödeme tarihinden bir gün sonra samimi hatırlatma, üç gün sonra ödemeyi işlemek için neye ihtiyaçları olduğunu soran ikinci bir hatırlatma ve on gün sonra anlaşmaya ve gecikme ücretine atıfta bulunan kesin bir not. Workspace369'daki otomasyonlar bu diziyi programa göre çalıştırır.
Danışmanlar depozito almalı mı?
Sabit ücretli proje işleri için evet - peşin %30-50, son faturada mahsup edilir. Saatlik veya sözleşmeli işler için, açık şartlara sahip yinelenen bir program genellikle bunun yerine riski kapsar.
Hazır olduğunuzda
Workspace369'un istemci-iş akışınıza nereye uyduğunu görün.
Bugün ihtiyacınız olan modüllerle başlayın, ardından operasyon büyüdükçe Yapay Zeka, otomasyonlar, muhasebe, envanter, istekler ve raporlamayı açın.
