Як автоматизувати онбординг клієнтів крок за кроком (2026)

Як автоматизувати онбординг клієнтів крок за кроком

1. Перелічіть кожен крок від «так» до початку роботи. Запишіть, що ви робите сьогодні після прийняття пропозиції: подяка, договір, рахунок-фактура за депозит, анкета, стартова зустріч.
2. Позначте кроки, які є однаковими щоразу. Це автоматизується. Скоупінг, порядок денний стартової зустрічі та креативний бриф залишаються за людиною.
3. Виберіть тригер для кожної групи: пропозицію прийнято, контракт виконано або платіж отримано.
4. Створіть один робочий процес на тригер. Кожен надсилає електронний лист і створює завдання для особи; перший також змінює етап клієнта. Три початкові робочі процеси нижче готові до копіювання.
5. Напишіть електронний лист своїм голосом, з назвою клієнта та назвою проєкту, щоб це виглядало так, ніби ви це надіслали.
6. Тестуйте на зразку клієнта, потім активуйте. Ніщо не працює, доки ви не зробите це.
7. Перевірити журнал виконання після ваших перших реальних клієнтів і виправте будь-який крок, який спрацював двічі або не спрацював взагалі.

Ті самі кроки автоматизують онбординг клієнтів або нових клієнтів для будь-якого сервісного бізнесу; змінюється лише слово. Цей посібник охоплює автоматизовану частину після прийняття пропозиції. Порівняння найкращого програмного забезпечення для адаптації клієнтів охоплює інструменти, і чек-лист онбордингу клієнта для агенцій охоплює весь процес.

Що варто автоматизувати

Використовуйте простий тест: чи написали б ви однакове повідомлення і зробили б однаковий клік щоразу? Якщо так, автоматизуйте це.

Три тригери, які мають значення

Робочі процеси Workspace369 можуть починатися з подій у записі клієнта. Для залучення клієнтів, три є основними:

1. Пропозиція прийнята. Клієнт сказав "так". Це ваш найшвидший шанс підтвердити це.
2. Контракт завершено. Кожен підписант завершив. Безпечно підтвердити процес початку роботи.
3. Платіж отримано. Депозит або рахунок-фактура оплачені. Безпечно тримати дату початку.

Четвертий, бронювання створено, актуально, якщо ви ведете сторінку бронювання для ознайомчих дзвінків або сесій з адаптації.

Один вбудований крок, який потрібно знати: коли до пропозиції додано контракт, контракт автоматично надсилається після прийняття. Це не робочий процес, який ви створюєте, і це заощаджує ручний крок.

Доступні дії

У робочому процесі ви можете ланцюжково з'єднувати кроки. Ті, що мають значення для онбордингу:

• Надіслати електронна пошта (усі плани).
• Надіслати SMS (Voyager і вище).
• Створити завдання, призначені вам або члену команди.
• Надіслати внутрішнє сповіщення.
• Призначити члена команди клієнту.
• Перемістити етап клієнта, наприклад, від "Потенційний клієнт" до "Активний".
• Встановити поле або додати тег, наприклад "адаптація".
• Перетворити пропозицію на рахунок-фактуру та надіслати інвойс.
• Надіслати контракт та нагадати про невиконаний.

Чого не існує сьогодні: крок, який створює проєкт, або той, який запрошує клієнта на портал. Плануйте ці два вручну або додайте їх до свого вітального листа як інструкції.

Три стартові робочі процеси

Робочий процес 1: Пропозицію прийнято

• Тригер: пропозиція прийнята.
• Дії: надіслати клієнту електронний лист, створити завдання «Запланувати дзвінок для початку роботи» з терміном виконання через два дні, перемістити клієнта до Активних.

Текст електронного листа:

Тема: Ви прийняті, Ім'я

Дякуємо за прийняття проєкт пропозиція. Далі ви отримаєте контракт для підписання, потім я надішлю кілька стартових запитань. Я зв'яжуся з вами протягом одного робочого дня, щоб узгодити час нашого стартового дзвінка.

Саймон

Робочий процес 2: Контракт підписано

• Тригер: контракт завершено.
• Дії: внутрішнє сповіщення вам, надіслати клієнту електронний лист із запитаннями, додати тег «онбординг», створити завдання «Переглянути відповіді на запитання» з терміном виконання до початку роботи.

Робочий процес 3: Платіж отримано

• Тригер: платіж отримано.
• Дії: надіслати клієнту електронний лист «Ваша дата початку заброньована», створити завдання «Замовити матеріали / забронювати підрядника», повідомити призначеного члена команди.

Якщо ваш перший рахунок-фактура йде після депозиту, ви можете додати крок, який надсилає рахунок-фактуру з пропозиції. Щодо формулювань, див. анкета для онбордингу клієнтів.

Налаштуйте один раз у Workspace369

Ви — автор, а налаштування — це одноразова робота.

1. Відкрийте робочі процеси та почніть з шаблону, наприклад "Передача прийнятої пропозиції" або "Дякую за підписаний контракт". Це окремі листи з подякою, тому використовуйте їх як відправну точку.
2. Перепишіть лист своїм голосом. Використовуйте ім'я клієнта та назву проєкту.
3. Додайте завдання та зміну етапу.
4. Запустіть тест із тестовим клієнтом перед активацією.
5. Активувати. Перевірте журнал виконання після першого фактичного прийняття.

Ніщо не працює, доки ви це не активуєте. Це чесна угода: кілька хвилин зараз, жодної ручної роботи пізніше.

Що вказати у вашому плані

Cadet ($29/місяць) включає автоматизацію електронної пошти з до трьома активними робочими процесами, що точно покриває три вищезазначені. Voyager ($74/місяць) додає кроки SMS та до десяти активних робочих процесів. Specialist ($149/місяць) дозволяє 25. Commander та Enterprise мають необмежену кількість та додають робочі процеси, створені ШІ. Перевірте ціноутворення для поточної матриці.

Де це відображається в продукті

Див. автоматизація робочих процесів для тригерів та дій детально. Пропозиція, яка починає цей ланцюжок, розглядається в пропозиції та ціноутворення, а пізніший перегляд клієнтом є портал клієнта.

Вищезазначений стан прийняття — це те, що клієнт бачить одразу після того, як сказав "так". Ваш робочий процес прийняття спрацьовує в той самий момент, тому електронний лист з подякою надходить разом із контрактом.

Помилки, яких слід уникати

• Надмірна автоматизація першого тижня. Три повідомлення за день — це як спам. Розділіть їх.
• Загальний текст. Якщо це могла б надіслати будь-яка компанія, перепишіть це.
• Забуваємо про людський фактор. Кожен автоматизований потік повинен закінчуватися завданням, призначеним особі.
• Припускаючи, що портал налаштовано. Доступ до порталу є окремою опцією для клієнта, тому вкажіть це у вітальному листі.
• Без тесту. Спочатку запустіть робочий процес на собі.

Практичний приклад: проєкт брендингу

Припустимо, ви продаєте проект брендингу за ціною $4,800 (припущена сума прикладу) з 40-відсотковим депозитом та прикріпленим контрактом. Депозит становить $4,800 × 0,40 = $1,920. Ось що відбувається з трьома робочими процесами в прямому ефірі:

1. Клієнт приймає пропозицію та сплачує депозит у розмірі $1,920 (40 відсотків від $4,800). Робочий процес 1 надсилає подяку та створює ваше завдання «Запланувати початок». Контракт надсилається автоматично.
2. Клієнт підписує. Робочий процес 2 сповіщає вас, надсилає посилання на анкету та позначає клієнта як "онбординг".
3. Платіж зареєстровано. Робочий процес 3 підтверджує заброньовану дату початку та створює завдання для збору брендових активів.

Ви нічого з цього не торкалися. Що ви робите в перший день: читаєте відповіді на запитання та проводите стартовий дзвінок, за який клієнт вам платить. Суми вигадані, щоб показати, як може бути розділений проєкт, а не як орієнтир чи рекомендована ціна.

Як дізнатися, що це працює

Перевірте три речі після перших кількох клієнтів. Чи спрацював кожен тригер один раз і тільки один раз? Чи виглядало електронне повідомлення так, ніби ви його написали? Чи було виконано кожне завдання людиною протягом встановленого вами часу? Журнал виконання показує, що спрацювало, тому пропущений або подвоєний крок видно, а не приховано. Налаштуйте текст перед додаванням нових робочих процесів і утримайтеся від створення послідовності з дванадцяти кроків для клієнта, якого ви ще не зустрічали.

Остаточна рекомендація

Почніть з трьох робочих процесів, зробіть так, щоб кожен закінчувався завданням для людини, і перегляньте журнал виконання після перших кількох клієнтів. Для ширшого процесу навколо них використовуйте чек-лист для онбордингу та список програм для онбордингу.