Автоматизація онбордингу клієнтів: що автоматизувати після прийняття пропозиції (2026)
Що автоматизувати після того, як клієнт прийме пропозицію: тригери, дії, які варто реалізувати, та одноразове налаштування, яке виконає ваш онбординг за вас.
Від Саймон Дзіак, Засновник, Workspace369 · LinkedIn
Найкраще онбординг відчувається особистим і майже не вимагає зусиль, оскільки повторювані частини вже відбулися до того, як ви відкриєте свою поштову скриньку. Клієнт каже "так", а вітальне повідомлення, завдання та зміна статусу вже виконані.
Цей посібник містить перелік того, що варто автоматизувати після прийняття пропозиції, що ні, і як налаштувати це один раз. Він є доповненням до Порівняння найкращого програмного забезпечення для адаптації клієнтів та чек-лист онбордингу клієнта для агенцій, які охоплюють інструменти та повний процес. Тут ми зосереджуємося на автоматизованій частині.
Що всередині?
Швидка відповідьЩо варто автоматизуватиТри тригери, які мають значенняДоступні діїТри стартові робочі процесиЯк налаштувати один разЩо вказати у вашому планіДе це відображається в продуктіПомилки, яких слід уникатиПрактичний приклад: проект брендингуЯк дізнатися, що це працюєОстаточна рекомендація
Швидка відповідь
Створіть три робочі процеси: один для прийняття пропозиції, один для підписання контракту, один для отримання платежу. Кожен надсилає коротке, особисте електронне повідомлення, створює завдання для вас і переміщує клієнта на наступний етап. Додайте перший рахунок, де це доречно. Ви створюєте їх один раз, і вони працюють щоразу, коли відбувається тригер. Все, що потребує судження, наприклад, порядок денний запуску або творчий брифінг, залишається у вашому списку завдань.
Що варто автоматизувати
Використовуйте простий тест: чи написали б ви однакове повідомлення і зробили б однаковий клік щоразу? Якщо так, автоматизуйте це.
| Момент | Автоматизувати | Зберігайте людський підхід |
|---|---|---|
| Пропозицію прийнято | Електронний лист з подякою, завдання "запланувати початок роботи", клієнт переходить до Активного | Вибір дати початку роботи |
| Контракт підписано | Підтвердження, внутрішнє сповіщення, електронний лист з першими кроками | Читання спеціальних пунктів |
| Платіж отримано | Квитанція, примітка "дата початку заброньована" | Планування ресурсів |
| До запуску | Нагадування з посиланням на анкету | Стартовий дзвінок |
Три тригери, які мають значення
Робочі процеси Workspace369 можуть запускатися за подіями в записі клієнта. Для онбордингу основними є три:
- Пропозиція прийнята. Клієнт сказав "так". Це ваш найшвидший шанс підтвердити це.
- Контракт завершено. Кожен підписант завершив. Безпечно підтвердити процес початку роботи.
- Платіж отримано. Депозит або рахунок-фактура оплачені. Безпечно тримати дату початку.
Четвертий, бронювання створено, актуально, якщо ви ведете сторінку бронювання для ознайомчих дзвінків або сесій з адаптації.
Один вбудований крок, який потрібно знати: коли до пропозиції додано контракт, контракт автоматично надсилається після прийняття. Це не робочий процес, який ви створюєте, і це заощаджує ручний крок.
Доступні дії
У робочому процесі ви можете ланцюжково з'єднувати кроки. Ті, що мають значення для онбордингу:
- Надіслати електронна пошта (усі плани).
- Надіслати SMS (Voyager і вище).
- Створити завдання, призначені вам або члену команди.
- Надіслати внутрішнє сповіщення.
- Призначити члена команди клієнту.
- Перемістити етап клієнта, наприклад, від "Потенційний клієнт" до "Активний".
- Встановити поле або додати тег, наприклад "адаптація".
- Перетворити пропозицію на рахунок-фактуру та надіслати інвойс.
- Надіслати контракт та нагадати про невиконаний.
Чого не існує сьогодні: крок, який створює проєкт, або той, який запрошує клієнта на портал. Плануйте ці два вручну або додайте їх до свого вітального листа як інструкції.
Три стартові робочі процеси
Робочий процес 1: Пропозицію прийнято
- Тригер: пропозиція прийнята.
- Дії: надіслати клієнту електронний лист, створити завдання «Запланувати дзвінок для початку роботи» з терміном виконання через два дні, перемістити клієнта до Активних.
Текст електронного листа:
Тема: Ви прийняті, Ім'я
Дякуємо за прийняття проєкт пропозиція. Далі ви отримаєте контракт для підписання, потім я надішлю кілька стартових запитань. Я зв'яжуся з вами протягом одного робочого дня, щоб узгодити час нашого стартового дзвінка.
Саймон
Робочий процес 2: Контракт підписано
- Тригер: контракт завершено.
- Дії: внутрішнє сповіщення вам, надсилання електронного листа клієнту з анкетою, додавання тегу "онбординг".
Робочий процес 3: Платіж отримано
- Тригер: платіж отримано.
- Дії: надіслати клієнту електронний лист «Ваша дата початку заброньована», створити завдання «Замовити матеріали / забронювати підрядника», повідомити призначеного члена команди.
Якщо ваш перший рахунок-фактура йде після депозиту, ви можете додати крок, який надсилає рахунок-фактуру з пропозиції. Щодо формулювань, див. анкета для онбордингу клієнтів.
Як налаштувати один раз
Ви — автор, а налаштування — це одноразова робота.
- Відкрийте робочі процеси та почніть з шаблону, наприклад "Передача прийнятої пропозиції" або "Дякую за підписаний контракт". Це окремі листи з подякою, тому використовуйте їх як відправну точку.
- Перепишіть лист своїм голосом. Використовуйте ім'я клієнта та назву проєкту.
- Додайте завдання та зміну етапу.
- Запустіть тест із тестовим клієнтом перед активацією.
- Активувати. Перевірте журнал виконання після першого фактичного прийняття.
Ніщо не працює, доки ви це не активуєте. Це чесна угода: кілька хвилин зараз, жодної ручної роботи пізніше.
Що вказати у вашому плані
Cadet ($29/місяць) включає автоматизацію електронної пошти з до трьома активними робочими процесами, що точно покриває три вищезазначені. Voyager ($74/місяць) додає кроки SMS та до десяти активних робочих процесів. Specialist ($149/місяць) дозволяє 25. Commander та Enterprise мають необмежену кількість та додають робочі процеси, створені ШІ. Перевірте ціноутворення для поточної матриці.
Де це відображається в продукті
Див. автоматизація робочих процесів для тригерів та дій детально. Пропозиція, яка починає цей ланцюжок, розглядається в пропозиції та ціноутворення, а пізніший перегляд клієнтом є портал клієнта.
Вищезазначений стан прийняття — це те, що клієнт бачить одразу після того, як сказав "так". Ваш робочий процес прийняття спрацьовує в той самий момент, тому електронний лист з подякою надходить разом із контрактом.
Помилки, яких слід уникати
- Надмірна автоматизація першого тижня. Три повідомлення за день — це як спам. Розділіть їх.
- Загальний текст. Якщо це могла б надіслати будь-яка компанія, перепишіть це.
- Забуваємо про людський фактор. Кожен автоматизований потік повинен закінчуватися завданням, призначеним особі.
- Припускаючи, що портал налаштовано. Доступ до порталу є окремою опцією для клієнта, тому вкажіть це у вітальному листі.
- Без тесту. Спочатку запустіть робочий процес на собі.
Практичний приклад: проект брендингу
Припустимо, ви продаєте проєкт брендингової ідентичності за $4,800 з 40-відсотковим депозитом та доданим контрактом. Ось що станеться з трьома активними робочими процесами:
- Клієнт приймає пропозицію та сплачує депозит у розмірі $1,920. Робочий процес 1 надсилає подяку та створює ваше завдання "Запланувати початок роботи". Контракт надсилається автоматично.
- Клієнт підписує. Робочий процес 2 сповіщає вас, надсилає посилання на анкету та позначає клієнта як "онбординг".
- Платіж зареєстровано. Робочий процес 3 підтверджує заброньовану дату початку та створює завдання для збору брендових активів.
Ви нічого з цього не торкалися. Те, що ви робите в перший день, — це читаєте відповіді на запитання та проводите стартовий дзвінок, що є частиною, за яку клієнт вам платить. Цифри — це ілюстрація того, як може бути розділений проєкт, а не орієнтир.
Як дізнатися, що це працює
Перевірте три речі після перших кількох клієнтів. Чи спрацював кожен тригер один раз і тільки один раз? Чи виглядало електронне повідомлення так, ніби ви його написали? Чи було виконано кожне завдання людиною протягом встановленого вами часу? Журнал виконання показує, що спрацювало, тому пропущений або подвоєний крок видно, а не приховано. Налаштуйте текст перед додаванням нових робочих процесів і утримайтеся від створення послідовності з дванадцяти кроків для клієнта, якого ви ще не зустрічали.
Остаточна рекомендація
Почніть з трьох робочих процесів, зробіть так, щоб кожен закінчувався завданням для людини, і перегляньте журнал виконання після перших кількох клієнтів. Для ширшого процесу навколо них використовуйте чек-лист для онбордингу та список програм для онбордингу.
Застосуйте на практиці
Керуйте подальшою роботою з клієнтами в одному робочому просторі.
CRM, інбокс, голос, виставлення рахунків, платежі, проєкти, файли, ШІ та автоматизація робочих процесів — пов'язані, а не експортовані.
14-денна безкоштовна пробна версія. Потрібна картка. Після пробної версії: від $29/місяць. Автоматично поновлюється щомісяця, доки ви не скасуєте. Скасувати будь-коли в Налаштування → Оплата.