Як орієнтуватися у Workspace369: повний огляд застосунку

Ласкаво просимо до Workspace369. У цьому відео я проведу вас усіма частинами застосунку, щоб ви знали, де що розташовано.

Коли ви входите в систему, то починаєте з панелі керування. Поки ви тільки починаєте, ця картка вгорі допомагає налаштувати робочий простір або одразу створити новий рахунок-фактуру, клієнта чи завдання. Під нею ці три картки показують, що потребує вашої уваги сьогодні: завдання, термін яких настав, сьогоднішні події та найближчі нагадування. Під ними — ваш дохід. Використовуйте ці кнопки, щоб змінити період. Я виберу «З початку року». Прокручуючи вниз, ви побачите огляд дня, витрати за категоріями, прострочені рахунки-фактури та скільки часу ви відстежили, але ще не виставили в рахунку. Угорі дзвіночок показує ваші сповіщення. Наприклад, коли клієнт відкриває пропозицію або оплачує рахунок-фактуру. А щоб швидко щось додати, натисніть «Новий». Можна створити завдання, подію, нотатку чи нагадування.

Тепер пройдімося меню ліворуч, розділ за розділом. Спершу AI AutoPilot. У «Сьогодні» Workspace AI може сортувати для вас нові листи, повідомлення й запити, а ці перемикачі визначають, що саме він робить. У «Чаті» можна запитати Workspace AI про ваш бізнес. Тут я попросив спланувати мій день, і він перелічив, що прострочено і що зробити насамперед.

Далі — «Клієнти», ваш список клієнтів. Ви бачите етап кожного клієнта, коли наступний контакт і звідки він прийшов. Натисніть на клієнта, щоб побачити його дані на бічній панелі. Щоб додати когось нового, натисніть «Додати клієнта». «Запити» — це місце, куди надходять звернення з форм вашого вебсайту. Нові чекають тут на відповідь. У вкладці «Усі» видно кожен запит, звідки він надійшов і чи став він клієнтом.

У розділі «Робота» в «Проектах» ви відстежуєте кожне замовлення з його клієнтом, статусом, пріоритетом і терміном виконання. «Календар» показує всі ваші зустрічі та замовлення за місяць. Натисніть будь-яке, щоб побачити деталі: час, місце й хто бере участь. «Завдання» — це ваша дошка справ. Кожна картка — це завдання, і вона переміщується між стовпцями в міру виконання роботи. Натисніть завдання, щоб відкрити його зі статусом, виконавцем і підзавданнями. «Нагадування» допомагають не забути важливе, наприклад зв’язатися з клієнтом. Натисніть нагадування, щоб побачити, коли воно спрацює і хто його отримає. В «Обліку часу» можна запустити таймер або внести години вручну та побачити, скільки часу готово до виставлення рахунку.

У розділі «Фінанси» в «Пропозиціях» ви створюєте кошториси й надсилаєте їх клієнтам, щоб ті прийняли їх онлайн. «Договори» дають змогу надсилати угоди, які клієнти підписують онлайн. «Рахунки-фактури» показують усе, що ви виставили, і чи це оплачено, частково оплачено або прострочено. У «Витратах» ви фіксуєте, на що витрачає кошти ваш бізнес, наприклад на матеріали й пальне. «Бухгалтерія» дає ширшу картину: наявні кошти, скільки вам винні, скільки винні ви та ваш чистий дохід. А «Каталог продуктів» містить послуги й товари, які ви продаєте, з цінами, щоб ви могли додавати їх до пропозицій і рахунків-фактур. Вкладка «Запаси» показує, скільки товару залишилося.

У розділі «Комунікації» «Вхідні» збирають ваші листи, повідомлення й голосову пошту в одному місці. «Електронна пошта» — це повноцінна поштова скринька, де можна читати, писати й надсилати листи. «Мобільний» — для ваших SMS і дзвінків. «Робочі процеси» виконують повторювану роботу за вас, як-от надсилання нагадування, коли рахунок-фактуру прострочено. Натисніть «Новий робочий процес», щоб почати з готового шаблону, і перегляньте кожен крок, перш ніж його ввімкнути. За допомогою «Воронок» можна створювати прості вебсторінки, які перетворюють відвідувачів на нових лідів. Почніть із шаблону, наприклад цієї сторінки контактів і бронювання, і змініть усе, що забажаєте.

У розділі «Інструменти» в «Нотатках» ви пишете нотатки й зберігаєте їх у папках, якими можна ділитися з командою. «Файли» зберігають ваші документи й фото та пов’язують їх із клієнтами й проектами. Відкрийте папку, щоб побачити, що всередині. А «Звички» допомагають формувати корисні щоденні звички й бачити, наскільки послідовними ви були.

Якщо вам потрібно щось знайти, скористайтеся пошуком. Натисніть рядок пошуку вгорі або клавіші Command K. Почніть вводити ім’я, і ви побачите всіх клієнтів, рахунки-фактури та зустрічі, що відповідають запиту. Натисніть результат, щоб відкрити його. Ось сторінка клієнтки Maya з її рахунками-фактурами, зустрічами, проектами та документами — усе в одному місці.

Дані вашого бізнесу, ваша команда й параметри платежів — усе це в «Налаштуваннях». А якщо вам знадобиться допомога, натисніть «Підтримка» одразу під ними. Це був огляд Workspace369. У наступному відео ми налаштуємо дані вашого бізнесу, щоб ви були готові надіслати свою першу пропозицію.