Ví dụ về tin nhắn nhắc nhở cuộc hẹn cho các nhóm làm việc với khách hàng

Một tin nhắn nhắc nhở cuộc hẹn nên làm rõ bước tiếp theo. Khách hàng cần biết tin nhắn đến từ ai, cuộc hẹn diễn ra khi nào và ở đâu, và liệu họ có cần xác nhận, lên lịch lại, chuẩn bị hay thanh toán hay không.

Trả lời nhanh

Sử dụng cấu trúc này:Doanh nghiệp: Nhắc nhở cho lịch hẹn của bạn cuộc hẹn bật ngày tại thời gian Địa điểm hoặc liên kết cuộc họp. Trả lời C để xác nhận hoặc liên hệ với chúng tôi tại phương pháp để thực hiện thay đổi.” Giữ cho thông điệp cụ thể, ngắn gọn và kết nối với lịch trình thực tế.

Nhắc nhở cuộc hẹn cơ bản

Doanh nghiệp: Nhắc nhở rằng lịch hẹn của bạn đã được lên lịch vào ngày tại thời gian. Trả lời C để xác nhận hoặc gọi số nếu bạn cần thực hiện thay đổi.

Nhắc nhở tư vấn

Xin chào Tên, đây là Doanh nghiệp. Tư vấn của bạn đã được lên lịch vào ngày tại thời gian. Chúng ta sẽ gặp nhau Địa điểm hoặc liên kết video. Vui lòng trả lời CÓ để xác nhận.

Nhắc nhở cuộc họp ảo

Doanh nghiệp: Cuộc họp ảo của bạn bắt đầu vào ngày tại thời gian. Tham gia tại đây: liên kết. Vui lòng trả lời nếu bạn cần gửi lại liên kết hoặc muốn lên lịch lại.

Nhắc nhở khởi động dự án

Xin chào Tên, của bạn Tên dự án khởi động với Doanh nghiệp vào ngày ngày tại thời gian. Vui lòng có tài liệu hoặc các nhà ra quyết định có sẵn. Trả lời XÁC NHẬN khi bạn sẵn sàng.

Lời nhắc với hướng dẫn chuẩn bị

Doanh nghiệp: Nhắc nhở cho dịch vụ bật ngày tại thời gian. Trước lịch hẹn, vui lòng hướng dẫn. Trả lời C để xác nhận hoặc liên hệ với chúng tôi nếu có câu hỏi.

Nhắc nhở đặt cọc hoặc thanh toán

Xin chào Tên, lịch hẹn của bạn với Doanh nghiệp dành riêng cho ngày tại thời gian. Số tiền đặt cọc còn lại là số tiền hết hạn vào hạn chót. Liên kết thanh toán an toàn: liên kết.

Không bao gồm chi tiết thanh toán nhạy cảm trong tin nhắn. Liên kết đến quy trình thanh toán an toàn.

Tin nhắn lên lịch lại

Xin chào Tên, chúng tôi cần điều chỉnh lịch hẹn của bạn vào ngày. Các lựa chọn thay thế có sẵn là tùy chọn một hoặc tùy chọn hai. Trả lời 1 hoặc 2, hoặc liên hệ với chúng tôi nếu cả hai đều không được.

Xác nhận dời lịch theo yêu cầu của khách hàng

Doanh nghiệp: Lịch hẹn của bạn đã được chuyển sang ngày mới tại thời gian mới. Địa điểm hoặc liên kết cuộc họp đã cập nhật là chi tiết. Trả lời XÁC NHẬN để ghi nhận sự thay đổi.

Nhắc nhở trong ngày

Doanh nghiệp: Chúng tôi mong được gặp bạn hôm nay lúc thời gian cho cuộc hẹn. Địa điểm hoặc liên kết. Trả lời nếu có bất kỳ thay đổi nào.

Theo dõi cuộc gọi nhỡ

Xin chào Tên, chúng tôi đã bỏ lỡ bạn cho buổi cuộc hẹn hôm nay. Trả lời HOÃN LỊCH hoặc sử dụng liên kết đặt lịch để chọn một thời điểm khác. Nếu bạn tin rằng thông báo này là lỗi, hãy cho chúng tôi biết.

Email xác nhận đi kèm

Khi cuộc hẹn bao gồm một chương trình nghị sự dài, chính sách, danh sách tài liệu hoặc hướng dẫn, hãy gửi chi tiết đầy đủ qua email và sử dụng SMS để nhắc nhở ngắn gọn. Tin nhắn văn bản nên chỉ đến thông tin thay vì lặp lại nhiều đoạn văn.

Các biến mẫu cần chuẩn bị

• Tên
• Tên doanh nghiệp
• Tên cuộc hẹn hoặc dịch vụ
• Ngày và giờ với múi giờ
• Địa điểm hoặc liên kết cuộc họp
• Nhân viên
• Tên dự án hoặc tài khoản
• Hướng dẫn xác nhận
• Phương thức lên lịch lại
• Liên kết đặt cọc hoặc thanh toán

Tránh những sai lầm khi nhắc nhở này

• Gửi ngày không có múi giờ cho các cuộc họp từ xa
• Sử dụng số cá nhân mà không có danh tính doanh nghiệp
• Yêu cầu khách hàng trả lời mà không giám sát hộp thư đến
• Bao gồm các chi tiết dự án hoặc tài chính riêng tư một cách không cần thiết
• Gửi liên kết mà không giải thích chúng mở ra cái gì
• Hứa hẹn một xác nhận không được ghi lại vào lịch
• Tiếp tục nhắn tin cho những người đã chọn không tham gia

Kết nối lời nhắc với hồ sơ khách hàng

Workspace369 giữ SMS theo lịch trình, mẫu, biến số, trạng thái gửi, lịch sử khách hàng, cuộc gọi, tệp, hóa đơn, liên kết thanh toán, sự kiện lịch và theo dõi nhóm gần nhau. Một lời nhắc có thể được giữ kết nối với cuộc hẹn và công việc thay vì nằm trong một công cụ nhắn tin riêng biệt.

Sử dụng CRM có nhắn tin khi tin nhắn là một phần của quy trình làm việc khách hàng đang diễn ra, và xem lại tính năng lên lịch cho ngữ cảnh lịch.