Nhận thanh toán
Các mẫu email hóa đơn giúp nhận được phản hồi mà không cần theo dõi khó xử.
Hầu hết các hóa đơn trễ hạn không phải là từ chối — chúng là do ma sát và sự quên lãng. Các mẫu này giữ giọng điệu chuyên nghiệp và yêu cầu rõ ràng ở mọi giai đoạn, từ lần gửi đầu tiên đến thông báo cuối cùng.
Nói tóm lại
Gửi hóa đơn với một tin nhắn ngắn, cụ thể — những gì hóa đơn bao gồm và khi nào đến hạn — và nhắc nhở một lần một cách lịch sự trước ngày đến hạn, một lần nữa một cách kiên quyết vài ngày sau đó, và kết thúc bằng một thông báo cuối cùng nêu rõ bước tiếp theo. Giữ cho mỗi tin nhắn ngắn gọn, cụ thể và đính kèm với cùng một số hóa đơn.
Lần gửi
Giữ tin nhắn đầu tiên hai hoặc ba dòng: hóa đơn bao gồm những gì, số tiền, ngày đến hạn và liên kết thanh toán.
- Chủ đề: Hóa đơn 26-4 — Làm mới thương hiệu, đến hạn ngày 7 tháng 8
- Chào Maya — đính kèm là hóa đơn 26-4 cho gói làm mới thương hiệu. Tổng cộng là 2.400 đô la, đến hạn vào ngày 7 tháng 8. Bạn có thể xem và thanh toán tại đây: [liên kết thanh toán]. Cảm ơn — rất vui khi được làm việc này.
Lời nhắc thân thiện (trước ngày đến hạn)
Một lời nhắc ngắn vài ngày trước là kinh doanh bình thường, không phải áp lực. Nêu lại số hóa đơn và liên kết.
- Chủ đề: Ghi chú nhanh về hóa đơn 26-4
- Chào Maya — một lưu ý nhanh rằng hóa đơn 26-4 trị giá 2.400 đô la sẽ đến hạn vào thứ Sáu này, ngày 7 tháng 8. Đây là liên kết để xem và thanh toán: [liên kết thanh toán]. Rất vui lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào.
Lời nhắc quá hạn (quá hạn 3–7 ngày)
Giữ thái độ thực tế và giả định điều tốt nhất. Nêu rõ hóa đơn, số tiền, ngày quá hạn và hỏi những gì cần thiết để hoàn tất.
- Chủ đề: Hóa đơn 26-4 — đã quá hạn
- Chào Maya — hóa đơn 26-4 trị giá 2.400 đô la đã đến hạn vào ngày 7 tháng 8 và vẫn chưa được thanh toán. Bạn có thể cho tôi biết khi nào tôi có thể mong đợi thanh toán không? Liên kết ở đây nếu hữu ích: [liên kết thanh toán].
Thông báo cuối cùng (quá hạn 14+ ngày)
Ngắn gọn, bình tĩnh và cụ thể. Nêu rõ hóa đơn, thời gian quá hạn và những gì sẽ xảy ra tiếp theo — một cuộc gọi, tạm dừng công việc, hoặc các điều khoản bạn đã đặt ra trong đề xuất.
- Chủ đề: Thông báo cuối cùng về hóa đơn 26-4
- Chào Maya — hóa đơn 26-4 trị giá 2.400 đô la hiện đã quá hạn hai tuần. Vui lòng sắp xếp thanh toán trước ngày 21 tháng 8 hoặc liên hệ với tôi để đồng ý về một kế hoạch. Theo thỏa thuận của chúng ta, công việc cho giai đoạn tiếp theo sẽ tạm dừng cho đến khi số dư được thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi thường gặp
Tôi nên gửi bao nhiêu lời nhắc trước khi leo thang?
Một nhịp điệu phổ biến là lời nhắc trước hạn, một thông báo quá hạn trong tuần đầu tiên và một thông báo cuối cùng khoảng hai tuần. Ba đến bốn lần liên hệ, mỗi lần ngắn hơn và trực tiếp hơn lần trước, là chuyên nghiệp và hiệu quả.
Lời nhắc có nên được tự động hóa không?
Có — tự động hóa loại bỏ sự khó xử và việc quên. Tự động hóa quy trình làm việc của Workspace369 có thể gửi email theo dõi hóa đơn và SMS theo lịch trình, phân nhánh dựa trên việc hóa đơn còn nợ hay đã thanh toán, và tạo một tác vụ cho một người khi đến lúc gọi điện.
Email hay SMS để nhắc nhở thanh toán?
Cả hai đều hoạt động; SMS được chú ý nhanh hơn đối với các thông báo khẩn cấp về thời gian. Giữ SMS ngắn hơn email và bao gồm cùng một liên kết thanh toán. Workspace369 có thể chạy cả hai kênh trong cùng một chuỗi theo dõi.
Sẵn sàng khi bạn muốn
Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.
Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.
