Ví dụ tin nhắn nhắc nhở thanh toán cho hóa đơn quá hạn

Nhắc nhở thanh toán nên giúp khách hàng dễ dàng hiểu số dư, tìm hóa đơn, thanh toán an toàn hoặc giải thích sự cố. Giọng điệu có thể chuyên nghiệp mà không che giấu số tiền hoặc ngày đến hạn. Hướng dẫn này bao gồm cách diễn đạt — các văn bản và email chính xác để gửi. Đối với khía cạnh thời gian, chuỗi theo dõi thanh toán chậm lập bản đồ khi nào mỗi lời nhắc sẽ được gửi đi.

Trả lời nhanh

Sử dụng cấu trúc này: “Xin chào Tên, một lời nhắc rằng hóa đơn số cho số tiền là hạn chót / quá hạn ngay bây giờ. Bạn có thể xem và thanh toán an toàn tại đây: liên kết. Nếu đã gửi thanh toán hoặc bạn có câu hỏi, vui lòng trả lời để chúng tôi có thể cập nhật tài khoản.”

Trước ngày đến hạn

Xin chào Tên, một lời nhắc nhanh rằng hóa đơn Số cho Số tiền hết hạn vào ngày Ngày. Bạn có thể xem và thanh toán an toàn tại đây: Liên kết thanh toán. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Thông điệp này có hiệu quả khi mục tiêu là ngăn chặn số dư quá hạn thay vì thu thập nó.

Hết hạn hôm nay

Xin chào Tên, hóa đơn Số cho Số tiền hết hạn hôm nay. Liên kết thanh toán an toàn: Liên kết. Nếu đã gửi thanh toán, không cần hành động gì. Cảm ơn bạn.

Một đến ba ngày quá hạn

Xin chào Tên, hồ sơ của chúng tôi cho thấy hóa đơn Số cho Số tiền có hạn chót vào Ngày. Bạn có thể thanh toán tại đây: Liên kết. Nếu thanh toán đang được xử lý hoặc có vấn đề với hóa đơn, vui lòng trả lời và chúng tôi sẽ giúp đỡ.

Quá hạn bảy ngày

Xin chào Tên, hóa đơn Số cho Số tiền đã quá hạn bảy ngày. Vui lòng thanh toán tại Liên kết hoặc trả lời bằng Ngày nếu bạn cần thảo luận về hóa đơn hoặc các khoản thanh toán.

Lời nhắc với tùy chọn kế hoạch thanh toán

Xin chào Tên, hóa đơn Số có số dư chưa thanh toán là Số tiền. Nếu việc thanh toán toàn bộ số dư hôm nay gặp khó khăn, hãy trả lời để thảo luận về các tùy chọn kế hoạch thanh toán có sẵn. Bạn có thể xem hóa đơn tại đây: Liên kết.

Chỉ cung cấp các kế hoạch thanh toán mà doanh nghiệp sẵn sàng ghi lại và quản lý.

Nhắc nhở cuối cùng trước khi leo thang

Xin chào Tên, đây là lời nhắc cuối cùng rằng hóa đơn Số cho Số tiền vẫn chưa được thanh toán sau Ngày hạn chót thanh toán. Vui lòng thanh toán tại Liên kết hoặc liên hệ Tên/Nhóm bởi Hạn chót để giải quyết tài khoản trước bước thu tiền tiếp theo.

“Bước thu tiền tiếp theo” nên khớp với hợp đồng và hành động mà doanh nghiệp thực sự sẵn sàng thực hiện.

Phiên bản email

Chủ đề: Nhắc nhở thanh toán cho hóa đơn Số

Xin chào Tên,

Đây là lời nhắc rằng hóa đơn Số cho Số tiền có hạn chót vào Ngày. Bạn có thể xem hóa đơn và thanh toán an toàn bằng liên kết này: Liên kết thanh toán.

Nếu thanh toán đã được gửi, vui lòng bỏ qua tin nhắn này. Nếu bạn có câu hỏi về công việc, hóa đơn hoặc tùy chọn thanh toán, vui lòng trả lời tại đây và chúng tôi sẽ giúp giải quyết.

Cảm ơn, Tên / Doanh nghiệp

Mọi lời nhắc nên bao gồm những gì

• Danh tính doanh nghiệp
• Tên khách hàng khi thích hợp
• Số hóa đơn
• Số tiền còn lại
• Ngày hết hạn ban đầu
• Trạng thái hiện tại hoặc số ngày quá hạn
• Liên kết hóa đơn hoặc thanh toán bảo mật
• Một luồng liên hệ cho các câu hỏi hoặc tranh chấp
• Một thời hạn thực tế khi việc leo thang được lên kế hoạch

Giữ thông tin nhạy cảm ra khỏi tin nhắn văn bản

Không yêu cầu khách hàng gửi chi tiết thẻ, mật khẩu hoặc thông tin đăng nhập ngân hàng qua SMS hoặc email thông thường. Liên kết đến quy trình thanh toán hoặc hóa đơn an toàn và giữ cho lời nhắc tập trung vào trạng thái tài khoản.

Kết nối lời nhắc với số dư thực tế

Các lời nhắc bị ngắt kết nối tạo ra những sai lầm có thể tránh được: khách hàng nhận được một tin nhắn khác sau khi thanh toán, các thành viên trong nhóm sử dụng số dư cũ hoặc một hóa đơn bị tranh chấp tiếp tục qua một chuỗi tự động.

Workspace369 kết nối hóa đơn, trạng thái thanh toán, liên kết thanh toán, kế hoạch thanh toán, lịch sử khách hàng, SMS, quy trình làm việc email, ghi chú, dự án, tác vụ và báo cáo. Ngữ cảnh đó giúp nhóm xem lại tài khoản trước khi gửi hoặc chuyển tiếp lời nhắc.

Xem lại phần mềm lập hóa đơn doanh nghiệp dịch vụ cho quy trình hóa đơn rộng hơn và CRM có nhắn tin cho việc theo dõi SMS chung.

Các thực hành nhắc nhở thanh toán nên phù hợp với hợp đồng và luật hiện hành. Hướng dẫn này là nội dung vận hành, không phải lời khuyên pháp lý.