9 mẫu email theo dõi hóa đơn nhận được phản hồi (2026)

Hầu hết các hóa đơn chưa thanh toán không bị từ chối — chúng bị chôn vùi. Một lời nhắc nhở ngắn gọn, lịch sự được gửi vào đúng thời điểm thường là tất cả những gì cần thiết để nhận được thanh toán, và các mẫu dưới đây được viết để sao chép, thay thế các phần trong ngoặc và gửi trong vòng chưa đầy một phút.

Cách diễn đạt quan trọng ít hơn nhịp điệu — chuỗi theo dõi thanh toán trễ ánh xạ thời gian; hướng dẫn này cung cấp cho bạn các email chính xác.

Câu trả lời nhanh: chu kỳ theo dõi

Gửi một lời nhắc nhở thân thiện hai hoặc ba ngày trước hạn chót, một lời nhắc ngắn vào chính ngày đến hạn, một lời nhắc cứng rắn hơn sau ba ngày trễ, một lời nhắc trực tiếp sau bảy ngày trễ và một thông báo cuối cùng nêu rõ thời hạn. Hầu hết các hóa đơn được thanh toán sau lần liên hệ thứ hai hoặc thứ ba, vì vậy hãy giữ cho mỗi email ngắn gọn và giả định ý định tốt cho đến thông báo cuối cùng. Nếu thông báo cuối cùng trôi qua mà không có phản hồi, hãy ngừng gửi email và nhấc điện thoại.

Mẫu 1: gửi hóa đơn

Khi nào nên sử dụng: thời điểm công việc được phê duyệt hoặc bàn giao — việc theo dõi bắt đầu từ đây, không phải sau ngày đến hạn.

Chủ đề: Hóa đơn số từ kinh doanh — đến hạn ngày

Xin chào Tên,

Cảm ơn bạn một lần nữa vì dự án / công việc trên X. Hóa đơn số cho số tiền đã đính kèm, đến hạn ngày.

Bạn có thể xem và thanh toán tại đây: liên kết thanh toán

Có bất kỳ câu hỏi nào về các dòng, chỉ cần trả lời.

Tên

Mẫu 2: lời nhắc thân thiện trước hạn

Khi nào nên sử dụng: hai hoặc ba ngày trước ngày đến hạn, đặc biệt với khách hàng mới hoặc số tiền lớn.

Chủ đề: Thông báo nhanh — hóa đơn số hết hạn ngày

Xin chào Tên,

Một lời nhắc nhỏ rằng hóa đơn số cho số tiền hết hạn vào ngày ngày. Liên kết thanh toán ở đây nếu nó hữu ích: liên kết thanh toán

Nếu có bất kỳ điều gì còn thiếu từ phía bạn — số PO, người liên hệ thanh toán khác — hãy trả lời và tôi sẽ giải quyết ngay hôm nay.

Tên

Mẫu 3: đến hạn hôm nay

Khi nào nên sử dụng: buổi sáng ngày đến hạn. Giọng điệu nhẹ nhàng, không áp lực.

Chủ đề: Hóa đơn số hết hạn hôm nay

Xin chào Tên,

Hóa đơn số cho số tiền hết hạn hôm nay. Bạn có thể thanh toán tại đây trong vài phút: liên kết thanh toán

Nếu khoản thanh toán đã được gửi đi, hãy bỏ qua điều này — và cảm ơn bạn.

Tên

Mẫu 4: trễ ba ngày

Khi nào nên sử dụng: ba ngày quá hạn. Vẫn còn ấm, nhưng bây giờ bạn đang yêu cầu phản hồi.

Chủ đề: Theo dõi hóa đơn số

Xin chào Tên,

Hóa đơn số cho số tiền có hạn chót vào ngày, và tôi chưa thấy khoản thanh toán nào. Liên kết ở đây: liên kết thanh toán

Nếu nó bị kẹt trong hàng đợi phê duyệt hoặc có vẻ sai trên hóa đơn, chỉ cần trả lời và chúng tôi sẽ sửa nó.

Tên

Mẫu 5: trễ bảy ngày

Khi nào nên sử dụng: trễ một tuần. Bỏ qua các lời mở đầu nhẹ nhàng và đặt một câu hỏi trực tiếp.

Chủ đề: Hóa đơn số — quá hạn 7 ngày

Xin chào Tên,

Hóa đơn số cho số tiền đã bảy ngày trôi qua ngày hết hạn hôm nay. Bạn có thể thanh toán tại đây trong vài phút: Liên kết thanh toán: liên kết thanh toán

Nếu có vấn đề từ phía bạn, tôi thà nghe còn hơn là đoán — hãy trả lời và chúng tôi sẽ giải quyết.

Tên

Mẫu 6: đề nghị kế hoạch thanh toán

Khi nào nên sử dụng: khách hàng trả lời rằng tiền mặt đang eo hẹp, hoặc bạn cảm thấy toàn bộ số tiền là rào cản.

Chủ đề: Chia hóa đơn số thành các khoản thanh toán nhỏ hơn

Xin chào Tên,

Cảm ơn bạn đã thẳng thắn với tôi. Nếu toàn bộ số tiền khó khăn ngay bây giờ, chúng ta có thể chia nhỏ nó — ví dụ hai khoản thanh toán X / ba khoản thanh toán hàng tháng Y, lần đầu tiên ngày.

Trả lời với những gì hiệu quả và tôi sẽ thiết lập nó trên cùng một hóa đơn: liên kết thanh toán

Tên

Chỉ cung cấp các điều khoản mà doanh nghiệp thực sự có thể thực hiện, và ghi lại lịch trình đã thỏa thuận bằng văn bản. Các kế hoạch thanh toán và số dư theo giai đoạn là một phần bình thường của nhận tiền nhanh hơn, không phải là một ân huệ.

Mẫu 7: thông báo cuối cùng

Khi nào nên sử dụng: trễ hơn 14 ngày mà không có phản hồi, hoặc một lời hứa thanh toán bị phá vỡ. Đặt ra một thời hạn thực tế và một bước tiếp theo thực tế.

Chủ đề: Thông báo cuối cùng — hóa đơn số, thanh toán cần thực hiện trước ngày hạn chót

Xin chào Tên,

Đây là lời nhắc cuối cùng rằng hóa đơn số cho số tiền, đã đến hạn ngày, vẫn chưa được thanh toán. Vui lòng thanh toán trước ngày hạn chót: liên kết thanh toán

Nếu khoản thanh toán hoặc phản hồi không đến vào thời điểm đó, tài khoản bị chuyển cho bộ phận thu hồi nợ / công việc bị tạm dừng trong dự án / phí chậm thanh toán được áp dụng theo thỏa thuận của chúng tôi.

Tôi muốn giải quyết việc này trực tiếp hơn — trả lời hoặc gọi cho tôi theo số số.

Tên

Bước tiếp theo phải là bước bạn thực sự sẽ thực hiện, và nó phải phù hợp với những gì hợp đồng nói.

Mẫu 8: sau thanh toán — lời cảm ơn

Khi nào nên sử dụng: cùng ngày thanh toán được ghi nhận. Ba mươi giây ở đây sẽ mang lại thiện chí cho hóa đơn tiếp theo.

Chủ đề: Đã nhận thanh toán — cảm ơn

Xin chào Tên,

Thanh toán cho hóa đơn số đã được xử lý — cảm ơn bạn. Biên lai đã được đính kèm và số dư đã rõ ràng.

Mong chờ lần tiếp theo.

Tên

Mẫu 9: chuyển sang cuộc gọi điện thoại

Khi nào nên sử dụng: thông báo cuối cùng đã trôi qua, email không được trả lời, hoặc luồng đang đi vòng vòng. Gửi cái này để đặt lịch hẹn, sau đó nói điều bạn muốn qua điện thoại.

Chủ đề: Chúng ta có thể nói về hóa đơn số tuần này?

Xin chào Tên,

Email dường như không đến được người nhận, vì vậy tôi muốn gọi cho bạn. Bạn có rảnh mười phút vào ngày xung quanh thời gian?

Tôi muốn thỏa thuận ngày thanh toán cho hóa đơn số (số tiền) trước khi chúng tôi phải tiến hành xa hơn.

Tên, số điện thoại

Trong chính cuộc gọi, hãy giữ nguyên cấu trúc: nêu tên hóa đơn và số tiền, hỏi điều gì đang cản trở, thống nhất một ngày và xác nhận qua email ngay sau đó.

Mỗi lần theo dõi nên bao gồm những gì

Bất kể phương thức liên hệ nào, email đều cần sáu điều giống nhau. Thiếu một điều và bạn sẽ nhận được phản hồi chậm thay vì thanh toán:

• Số hóa đơn, trong dòng chủ đề và nội dung
• Số tiền chính xác phải trả
• Ngày đến hạn ban đầu (và số ngày quá hạn khi trễ)
• Liên kết thanh toán trực tiếp — không phải "đăng nhập và tìm nó"
• Một yêu cầu rõ ràng: thanh toán, trả lời bằng một ngày hoặc gọi điện
• Một chữ ký của con người với tên thật

Đối với các phiên bản có độ dài văn bản, ví dụ tin nhắn nhắc nhở thanh toán bao gồm nội dung SMS và miễn phí công cụ tạo lời nhắc thanh toán tập hợp một tin nhắn sẵn sàng gửi từ các phần tương tự.

Điều gì giết chết các phản hồi

• Viết một bài luận. Trên sáu hoặc bảy dòng, khách hàng lướt qua và tiếp tục.
• Xin lỗi vì đã hỏi. "Xin lỗi làm phiền bạn" cho khách hàng biết hóa đơn có thể thương lượng được. Nó thì không.
• Tức giận quá sớm. Một email đe dọa thứ hai gửi cho khách hàng đã bỏ lỡ email đầu tiên sẽ khiến bạn mất mối quan hệ và cơ hội giới thiệu.
• Gửi cùng một email hai lần. Các lần theo dõi giống hệt nhau sẽ bị bộ lọc bỏ qua như spam. Mỗi lần liên hệ nên ngắn gọn và kiên quyết hơn lần trước.
• Không có liên kết thanh toán. Mỗi bước bổ sung giữa email và màn hình thanh toán là một nơi mà khoản thanh toán có thể thất bại.
• Theo đuổi sai người. Nếu phản hồi là "Tôi không xử lý thanh toán", hãy hỏi ai xử lý và giải quyết lại luồng đó trong ngày.

Hãy để lịch trình tự chạy

Nhịp điệu này hoạt động thủ công — cho đến khi bạn bận rộn, vì việc theo dõi là nhiệm vụ đầu tiên bị trượt. Giải pháp là một hệ thống nơi nó tự gửi và bạn chỉ can thiệp khi có người trả lời.

Workspace369 được xây dựng dựa trên hệ thống đó. Hóa đơn mang theo trạng thái và ngày đến hạn riêng, theo dõi thanh toán và lời nhắc ngày đến hạn được bao gồm trên tất cả các gói từ 29 USD/tháng, và mỗi lời nhắc được gửi bên cạnh hồ sơ khách hàng — vì vậy một khách hàng đã thanh toán sáng nay sẽ không bao giờ nhận được email "tiền của tôi ở đâu" vào chiều nay. hướng dẫn mẫu email hóa đơn bao gồm toàn bộ bộ email hóa đơn ngoài các email theo dõi.

Khi bạn muốn lên lịch toàn bộ chuỗi — ghi chú trước ngày đến hạn, thông báo ngày đến hạn, các lần liên hệ trễ hạn, qua email và SMS — tự động hóa quy trình làm việc chạy nó cho bạn. Tự động hóa email và SMS bắt đầu trên gói Commander với giá $299/tháng với mười chỗ ngồi, với các bước không giới hạn, thời gian chờ và mẫu dựng sẵn, vì vậy chu kỳ trong bài đăng này trở thành một tác vụ thiết lập thay vì một công việc hàng tuần. So sánh các gói trên trang giá, hoặc bắt đầu dùng thử 14 ngày trên Commander và tự động hóa một chuỗi hóa đơn thực tế trước.

Dù bằng cách nào, quy tắc vẫn giữ nguyên: email ngắn, nhịp độ ổn định và liên kết thanh toán trong mỗi email.