Chuỗi theo dõi thanh toán chậm cho hóa đơn

Chuỗi theo dõi thanh toán trễ nên giúp khách hàng dễ dàng hiểu số dư và hành động. Nó không nên bắt đầu như một lời buộc tội. Hóa đơn bị trì hoãn vì nhiều lý do: người mua bỏ lỡ tin nhắn, người phê duyệt vắng mặt, thiếu đơn đặt hàng, thanh toán đã được gửi dưới một tham chiếu khác, hoặc khách hàng tranh chấp một phần công việc.

Chuỗi dưới đây là hướng dẫn vận hành, không phải lời khuyên pháp lý. Tuân thủ thỏa thuận, chính sách công ty và luật hiện hành.

Trước khi gửi bất kỳ lời nhắc nào

Xác nhận:

• Hóa đơn đã được gửi đến đúng người liên hệ thanh toán
• Số tiền, ngày đến hạn, thuế và hướng dẫn thanh toán là chính xác
• Thông tin chi tiết về đơn đặt hàng hoặc nhà cung cấp bắt buộc có mặt
• Không có ghi nhận tín dụng, thanh toán hoặc tranh chấp ở nơi khác
• Công việc hoặc mốc thời gian đã hứa đã được hoàn thành
• Liên kết thanh toán hoạt động

Năm ngày trước hạn chót: nhắc nhở lịch sự

Chủ đề: Hóa đơn 1042 đến hạn ngày 15 tháng 7

Chào Jordan,

Một lời nhắc nhanh rằng hóa đơn 1042 trị giá 2.450 đô la sẽ đến hạn vào ngày 15 tháng 7. Bạn có thể xem xét và thanh toán tại đây: liên kết thanh toán. Tôi đã đính kèm một bản sao để tiện tham khảo.

Nếu nhóm của bạn cần một đơn đặt hàng, tài liệu nhà cung cấp hoặc chi tiết khác để xử lý, vui lòng cho tôi biết.

Cảm ơn, Alex

Vào ngày đến hạn: xác nhận thanh toán

Chủ đề: Hóa đơn 1042 đến hạn hôm nay

Chào Jordan,

Hóa đơn 1042 trị giá $2.450 sẽ đến hạn hôm nay. Liên kết thanh toán là liên kết thanh toán. Nếu đã gửi thanh toán, vui lòng chia sẻ tham chiếu và tôi sẽ cập nhật hồ sơ.

Cảm ơn, Alex

Ba ngày quá hạn: theo dõi trực tiếp

Chủ đề: Theo dõi hóa đơn quá hạn 1042

Chào Jordan,

Hóa đơn 1042 trị giá $2.450 đã đến hạn vào ngày 15 tháng 7 và vẫn còn nợ. Vui lòng cho tôi biết ngày thanh toán dự kiến hoặc liệu có bất kỳ điều gì cản trở việc phê duyệt không.

Hóa đơn: liên kết Thanh toán: liên kết thanh toán

Cảm ơn, Alex

Quá hạn mười ngày: yêu cầu một ngày cụ thể

Chủ đề: Ngày thanh toán được yêu cầu cho hóa đơn 1042

Chào Jordan,

Tôi đang theo dõi lại hóa đơn 1042, hiện đã quá hạn 10 ngày. Vui lòng xác nhận ngày thanh toán trước ngày 27 tháng 7. Nếu có tranh chấp hoặc thiếu tài liệu, vui lòng trả lời với các chi tiết để chúng tôi có thể giải quyết kịp thời.

Trân trọng, Alex

Leo thang

Đối với số dư lớn hơn hoặc quá hạn thường xuyên, hãy liên hệ với người phụ trách dự án và người liên hệ thanh toán, ghi lại các lần theo dõi trước đó và sử dụng quy trình leo thang được xác định trong thỏa thuận. Các quyết định về việc tạm dừng công việc, tính phí phạt chậm thanh toán theo hợp đồng, gửi yêu cầu chính thức hoặc sử dụng dịch vụ thu nợ nên nhận được sự xem xét pháp lý và quản lý phù hợp.

Theo dõi trình tự trong hồ sơ khách hàng

Nhóm nên xem hóa đơn, ngày đến hạn, trạng thái thanh toán, lời nhắc trước đó, phản hồi của khách hàng, tranh chấp, lời hứa và hành động tiếp theo cùng nhau. Phần mềm thanh toán hóa đơn cho người tự do và các hệ thống làm việc với khách hàng được kết nối giúp việc theo dõi trở nên chuyên nghiệp hơn vì lời nhắc dựa trên một bản ghi hoàn chỉnh thay vì một ước tính từ bảng tính.