Cách điều hướng Workspace369: Tham quan toàn bộ ứng dụng

Chào mừng bạn đến với Workspace369. Trong video này, tôi sẽ hướng dẫn bạn qua từng phần của ứng dụng, để bạn biết mọi thứ nằm ở đâu.

Khi đăng nhập, bạn bắt đầu tại bảng điều khiển. Trong thời gian mới làm quen, thẻ này ở trên cùng giúp bạn thiết lập không gian làm việc, hoặc chuyển thẳng đến tạo hóa đơn, khách hàng hoặc nhiệm vụ mới. Bên dưới, ba thẻ này cho biết những gì cần bạn chú ý hôm nay: các nhiệm vụ đến hạn, sự kiện hôm nay và các lời nhắc sắp tới. Bên dưới nữa là doanh thu của bạn. Dùng các nút này để thay đổi khoảng thời gian. Tôi sẽ chọn từ đầu năm đến nay. Khi cuộn xuống, bạn sẽ thấy tổng quan về hôm nay, chi phí theo danh mục, những hóa đơn quá hạn và lượng thời gian bạn đã theo dõi nhưng chưa lập hóa đơn. Quay lại trên cùng, biểu tượng chuông hiển thị thông báo của bạn. Ví dụ, khi khách hàng mở một đề xuất hoặc thanh toán một hóa đơn. Và để thêm nhanh một thứ gì đó, nhấp vào “Mới”. Bạn có thể tạo nhiệm vụ, sự kiện, ghi chú hoặc lời nhắc.

Giờ hãy đi qua menu bên trái, từng mục một. Đầu tiên là AI AutoPilot. Hôm nay là nơi Workspace AI có thể sắp xếp email, tin nhắn và yêu cầu mới cho bạn, còn các công tắc này kiểm soát những gì nó làm. Trong Trò chuyện, bạn có thể hỏi Workspace AI về doanh nghiệp của mình. Ở đây, tôi đã nhờ nó lên kế hoạch cho ngày của tôi, và nó liệt kê những việc quá hạn và việc cần làm trước.

Tiếp theo là Khách hàng, danh sách khách hàng của bạn. Bạn có thể thấy giai đoạn của từng khách hàng, khi nào cần theo dõi tiếp và họ đến từ đâu. Nhấp vào một khách hàng để xem thông tin chi tiết ở bảng bên cạnh. Để thêm người mới, nhấp vào “Thêm khách hàng”. Yêu cầu là nơi nhận các câu hỏi từ biểu mẫu trên trang web của bạn. Các yêu cầu mới chờ phản hồi ở đây. Trong mục Tất cả, bạn có thể thấy mọi yêu cầu, nguồn của yêu cầu và liệu yêu cầu đó đã trở thành khách hàng hay chưa.

Trong Công việc, Các dự án là nơi bạn theo dõi từng công việc, với khách hàng, trạng thái, mức độ ưu tiên và ngày đến hạn. Lịch hiển thị tất cả lịch hẹn và công việc của bạn trong tháng. Nhấp vào một mục để xem chi tiết, như thời gian, địa điểm và những người tham gia. Nhiệm vụ là bảng việc cần làm của bạn. Mỗi thẻ là một nhiệm vụ, và thẻ di chuyển qua các cột khi công việc được hoàn thành. Nhấp vào một nhiệm vụ để mở, với trạng thái, người được giao và các nhiệm vụ con. Lời nhắc theo dõi những việc bạn không muốn quên, như liên hệ lại với khách hàng. Nhấp vào một lời nhắc để xem khi nào đến hạn và ai nhận được. Trong Theo dõi thời gian, bạn có thể bắt đầu bộ hẹn giờ hoặc ghi lại số giờ làm việc, và xem bao nhiêu thời gian đã sẵn sàng để lập hóa đơn.

Trong Tài chính, Đề xuất là nơi bạn tạo báo giá và gửi cho khách hàng để chấp nhận trực tuyến. Hợp đồng cho phép bạn gửi thỏa thuận để khách hàng ký trực tuyến. Hóa đơn hiển thị mọi khoản bạn đã lập hóa đơn và cho biết đã thanh toán, thanh toán một phần hay quá hạn. Trong Chi phí, bạn ghi lại các khoản chi của doanh nghiệp, như vật tư và nhiên liệu. Kế toán cho bạn bức tranh tổng thể: tiền mặt hiện có, khoản người khác nợ bạn, khoản bạn nợ và thu nhập ròng. Còn Danh mục sản phẩm chứa các dịch vụ và sản phẩm bạn bán, kèm giá, để bạn thêm chúng vào đề xuất và hóa đơn. Thẻ Tồn kho cho biết bạn còn bao nhiêu hàng trong kho.

Trong Liên lạc, Hộp thư đến tập hợp email, tin nhắn và thư thoại của bạn ở cùng một nơi. Email là hộp thư email đầy đủ, nơi bạn có thể đọc, soạn và gửi email. Di động dành cho tin nhắn văn bản và cuộc gọi của bạn. Quy trình làm việc tự động làm những việc lặp đi lặp lại cho bạn, như gửi lời nhắc khi hóa đơn quá hạn. Nhấp vào “Quy trình làm việc mới” để bắt đầu từ một mẫu có sẵn và xem từng bước trước khi bật. Với Phễu, bạn có thể tạo các trang web đơn giản giúp biến khách truy cập thành khách hàng tiềm năng mới. Bắt đầu từ một mẫu, như trang liên hệ và đặt lịch này, rồi thay đổi bất cứ điều gì bạn muốn.

Trong Công cụ, Ghi chú là nơi bạn viết ghi chú và lưu chúng trong các thư mục có thể chia sẻ với nhóm. Tệp lưu trữ tài liệu và ảnh của bạn, đồng thời liên kết chúng với khách hàng và dự án. Mở một thư mục để xem bên trong có gì. Còn Thói quen giúp bạn xây dựng các thói quen tốt hằng ngày và xem bạn đã duy trì đều đặn đến mức nào.

Nếu bạn cần tìm thứ gì đó, hãy dùng tính năng tìm kiếm. Nhấp vào thanh tìm kiếm ở trên cùng hoặc nhấn Command K. Bắt đầu nhập tên, bạn sẽ thấy mọi khách hàng, hóa đơn và lịch hẹn phù hợp. Nhấp vào một kết quả để mở. Đây là trang khách hàng của Maya, với hóa đơn, lịch hẹn, dự án và tài liệu của cô ấy, tất cả ở cùng một nơi.

Thông tin doanh nghiệp, nhóm và cài đặt thanh toán của bạn đều nằm trong Cài đặt. Nếu cần trợ giúp, hãy nhấp vào Hỗ trợ, ngay bên dưới. Đó là chuyến tham quan Workspace369. Trong video tiếp theo, chúng ta sẽ thiết lập thông tin doanh nghiệp của bạn, để bạn sẵn sàng gửi đề xuất đầu tiên.