未追蹤的紀律新增
當客戶在簽署初始合約後要求額外的工程學科時，專案經理經常將請求放入電子郵件線程中。若未更新主要客戶記錄或建立新提案，工程公司就會進行未計費的工作。管理人員無法驗證新學科是否已計入活躍的專案任務，或文件是否已正確組織以處理額外範圍。
主要特色
Workspace369 的工程公司 CRM 涵蓋客戶記錄、提案、專案和任務等 9 個領域。
工作流程分為 5 個步驟，從「更新客戶記錄與簡報」到「開立修訂發票」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
工程專案範圍蔓延的行政挑戰
零散的範圍對話
關於新工程學科的討論通常會透過多通電話和私人簡訊進行。若這些對話未與客戶記錄一併登錄，專案團隊將錯失關鍵限制。專案經理會在簡報中記錄結構或環境參數的變更，確保在安排後續設計審查或草擬新專案任務前，更新的範圍均可見。
錯位的額外學科計費
如果一家工程公司在未發布單獨提案的情況下為委託增加學科，發票很少能與實際交付的工程時數相符。行政團隊不清楚是應開立全新發票還是修改現有帳單排程。由於專案、任務和發票之間缺乏明確連結，公司因文件記錄不佳而損失額外的工程服務收入。
分散的工程檔案
添加新學科意味著管理額外的技術文件、計算和報告。如果這些文件存儲在孤立的本地文件夾中而不是鏈接到中央項目記錄，團隊成員將使用過時的信息。範圍文件和項目文件必須與對話一起訪問，以防止昂貴的設計不匹配。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
範圍修訂工作流程步驟
01
更新客戶記錄和簡報
當工程客戶在初步範圍批准後要求額外的學科時，操作員會立即打開客戶記錄。操作員會在簡報中記錄已要求新的工程學科，並註明日期、添加的特定學科以及在初步對話中討論的任何初步限制。
02
生成新提案
在系統內草擬一份新的提案，專門涵蓋新增工程學科的費用與範圍。此提案必須詳細說明所需的額外任務與交付項目。操作人員將相關範圍檔案加入，並在日曆上設定審查截止日期，客戶則透過其公開連結或客戶入口網站核准並電子簽署提案。
03
調整專案範圍與任務
客戶核准提案後，營運人員會更新活躍專案。建立一組新的任務，專門用於新增的工程學科。這些任務定義了新增學科的里程碑，例如內部審閱排程和檔案交付日期。
04
記錄對話並儲存文件
將所有關於新工程學科的後續對話直接連結至專案記錄。操作員將往來信件、範圍澄清和支援文件上傳至專案文件區。這確保了專案中的任何團隊成員都能透過審閱記錄的對話來驗證目前的範圍界線。
05
開立修改發票
根據核准的額外學科提案，在系統中產生相應的發票。操作員必須驗證發票明細是否與新建立的專案任務和更新的客戶記錄相符。透過客戶入口網站發送發票，客戶可以在此線上付款，並在專案中追蹤付款狀態。
產品涵蓋範圍
工程公司的客戶營運
- 操作員可以在現有客戶記錄中記錄新增工程學科的詳細資訊。
- 可以生成單獨的針對新學科的提案，將其鏈接到主項目，並通過客戶入口網站向客戶顯示。
- 可從已批准的提案生成發票，並直接對應到為額外工程佣金分配的新任務。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
範圍修訂測試的評估標準
Workspace369 可以執行技術工程計算或結構分析嗎？
將設計、技術計算和結構分析保留在貴公司的工程軟體中，這是專業合規、準確性和安全檢查應在的地方。Workspace369 處理每個委託的商業事務：客戶記錄、提案、專案任務、檔案、對話和發票。
如何處理客戶在專案進行中加入一個學科？
操作員更新客戶記錄並在簡報中記錄引入了額外的學科。然後，您需要起草一份新提案，為新的里程碑產生特定的專案任務，記錄相關對話，並開立不同的發票來核算工程委託範圍的擴大。
客戶入口網站可用於正式的工程簽核嗎？
客戶透過公開核准連結核准並電子簽署提案和範圍修訂。專業工程師簽署遵循您授權工程師自己的流程，客戶入口網站則包含相關的提案、任務排程、檔案、對話和發票。
如何為不同的工程學科整理檔案？
從 Specialist 開始，檔案會附加到每個學科的特定專案，並進行檔案版本控制以保持修訂順序。透過學科約定清晰的命名約定，以便專案檔案部分保持整潔。
