業主諮詢蔓延
尋求管理服務的物業業主經常通過電子郵件發送混合的物業組合。沒有專門的客戶記錄，這些組合會與活躍的租戶支持票證混在一起。員工會失去對原始查詢細節的跟踪，導致錯過後續跟進。將潛在業主文件和初步對話與租戶數據分開，可確保在關鍵的合同前階段保持清晰的溝通。
主要特色
Workspace369 的物業管理公司 CRM 涵蓋九個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
該工作流程包含 5 個步驟，從「記錄諮詢」到「提供入口網站存取權」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
房產所有權人獲取中的行政障礙
非結構化的提案
創建自訂管理協議需要關於費用結構和維護上限的精確條款。當物業經理使用通用文本文件時，經常會出現錯誤。未能追蹤專用客戶工作系統中的報價單意味著員工可能會執行過時的合約版本。將報價單、文件和初始業主對話集中在一處管理，可防止將未經授權的條款發送給潛在客戶。
上線任務混亂
一旦業主簽署管理合約，物業資料的轉移涉及眾多行政步驟。若沒有結構化的專案和任務，團隊成員可能會忘記收集保險證明或水電授權表格。這種行政上的疏漏會延遲實際的物業導入流程。追蹤這些營運前任務可確保在開始安排租戶入住前，所有法律和行政先決條件都已滿足。
分散的費用追蹤
收取新物業所有者的初步設定費或導入保留金經常被忽略。如果發票完全獨立於導入專案處理，財務團隊就無法了解專案狀態。將發票直接與客戶記錄和導入專案關聯，可確保在任何物業管理服務正式開始之前，都能要求、追蹤和收取設定費用。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
業主入職和提案工作流程
01
詢問記錄
工作流程始於物業所有者提交諮詢。團隊成員會在客戶記錄中建立新項目，以記錄物業詳細資訊、所有者聯絡資訊和初步需求。所有初步對話和檔案，例如目前的物業照片或現有單位摘要，都會附加到此記錄中。這使得早期的業務發展數據保持清晰，並與活躍的租戶營運系統分開。
02
提案生成
接著，經理會使用該平台起草並向房主發送正式提案。提案概述了管理百分比、維護授權限額和服務條款。團隊成員可以在使用排程工具安排後續會議的同時更新提案狀態。這確保了房主收到文件，並有明確的方式預約審閱對話。
03
上線專案設定
提案接受後，經理會建立活躍的入門專案。此專案包含指派給行政人員的任務清單。任務包括取得契據副本、驗證財產保險以及設定所有者設定檔。所有者提供的檔案會整理在專案資料夾中，以便在轉換期間輕鬆進行管理參考。
04
初始發票
在營運管理開始之前，管理員會透過平台開立物業初始設定費用的發票。此發票直接連結到客戶記錄和導入專案。團隊會監控付款狀態，確保在業主支付所需的設定委託費用之前，沒有導入任務會完成，從而保護公司免受前期營運成本的影響。
05
入口網站存取權限提供
最後，物業經理授予業主對客戶入口網站的存取權限。透過此入口網站，業主可以查看已完成的入職檔案、查看專案狀態並審查歷史對話。入職完成後，租戶記錄和租賃帳務將保留在主要物業系統中，而業主關係將在 Workspace369 中繼續。
產品涵蓋範圍
物業管理公司的客戶營運
- 系統必須成功記錄一個潛在房主查詢到客戶記錄中，且不會在租戶資料庫中建立任何重複或自動化的條目。
- 提案文件必須直接連結到入職專案，讓員工能夠在管理合約生效前追蹤特定的任務和所需檔案。
- 客戶入口網站必須限制房主只能查看其特定的提案、發票和業主對話，確保與其他客戶的數據完全隔離。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
業主導入驗證標準
此系統是否取代我們的核心物業管理軟體？
將租金帳簿、租賃會計、租戶篩選和維修調度保留在您的物業管理軟體中。Workspace369 處理業務的所有者端事務：客戶記錄、提案、入職專案、對話和發票，並透過 Specialist 的 webhook 和 API 連接到其他系統。
在業主導入過程中如何處理租戶記錄？
租戶記錄保留在您的主要房產系統中，而 Workspace369 負責處理房產所有者的業務開發和導入。透過將租戶資料分開，您的團隊可以管理與房東的提案、檔案和對話，而不會使您的營運租戶資料庫或租賃追蹤系統混亂。
我們可以在 Workspace369 中追蹤所有權人導入費用嗎？
是的，您可以直接在平台內產生和追蹤初始設定費和導入保留金的發票。這些發票連結到特定的業主客戶記錄和導入專案，讓您的行政團隊能夠在物業完全轉入您的活躍投資組合之前，驗證款項是否已收取。
業主在導入過程中如何與系統互動？
業主利用客戶入口網站審閱提案、檢查導入任務狀態、查看共用物業檔案，並與您的管理團隊保持對話。這為業主提供了一個專業、私密的空間，讓他們在物業上線到您的租戶管理系統之前與您的團隊合作。
