業主資料碎片化
物業詳細資訊和業主聯絡資訊經常散落在各種電子郵件線程和簡訊中。沒有結構化的客戶記錄，管理者就會失去對特定業主偏好或物業存取說明的追蹤。這會在起草管理協議時導致行政錯誤。將這些詳細資訊儲存在專用記錄中，有助於更好地組織維持與物業業主專業關係所需的關鍵事實。
主要特色
Workspace369 的短期租賃管理者 CRM 涵蓋 9 個領域，包括客戶記錄、提案、專案和任務。
工作流程分為 5 個步驟，從「記錄業主諮詢」到「開立每月管理發票」。
Workspace369 起價為每月 29 美元（1 個使用者），Commander 計畫包含 20 個使用者、500 GB 儲存空間，以及每月 120,000 個 AI 代幣，價格為每月 299 美元。
額外使用者費用為每位 10 美元，額外 100 GB 儲存空間費用為 15 美元；完整定價公開於 Workspace369 定價頁面.
問題
租賃管理中的行政挑戰
停滯的物業入駐
新房產經常空置，因為水電轉移、深度清潔和攝影任務沒有得到系統化的追蹤。當入職缺乏清晰的專案結構時，就會錯過截止日期，房產也會比必要的時間更長地保持未列出狀態。透過為每個新租賃創建一個特定的專案，管理者可以分配任務並監控進度，以按時追蹤準備好迎接客人。
提案交付延遲
當管理提案的起草和交付時間過長時，可能會失去潛在業主。如果業主必須等待數天才能獲得服務協議，他們可能會選擇回應更快的競爭對手。使用結構化的提案工具，可讓管理者快速概述費用結構和服務，提供專業的體驗，鼓勵業主將其物業委託給您的管理組合。
開立發票和費用混淆
手動跟踪管理費和所有者支出可能導致重大的會計錯誤和客戶不滿。沒有清晰的發票記錄，很難證明您的服務價值或確保及時付款。直接從客戶記錄生成發票為經理和所有者提供了清晰的記錄，減少了爭議，並使每月的財務對賬更加簡單。
產品
體驗客戶感受的協作空間。
01
客戶真正會查看的入口網站
客戶可在品牌入口網站中查看進度、檔案和發票，無需向您的團隊詢問更新。
02
所有管道集中一個收件匣
電子郵件、簡訊、電話和語音信箱會顯示在客戶記錄旁邊 — 附有 AI 摘要，讓團隊中的任何人都能在完整了解情況下回覆。
03
客戶工作，以專案形式整理
每次合作的任務、檔案和狀態 — 團隊可見，並透過客戶入口網站讓客戶也可見。
04
從提案到已付款發票
發送報價、按里程碑或定期收款，並讓自動提醒追蹤任何未付款項。
工作流程
物業收購與導入工作流程
01
記錄擁有者查詢
首先，為房產所有者創建詳細的客戶記錄。此記錄應包含具體的房產地址、單位數量以及任何獨特的房產特徵。不要依賴記憶，將這些詳細資訊記錄在簡報中，以確保每位團隊成員都能取得相同資訊。此步驟為所有未來工作奠定基礎，確保房產在所有管理提案和發票中都被正確識別。
02
起草管理提案
使用提案功能來概述您的管理費結構、清潔費和維護責任。透過在數位提案中清楚地呈現這些條款，您可以為業主提供一份專業文件以供審閱、批准和電子簽名。這取代了非正式的電子郵件協議，並確保雙方對管理條款有共同的理解。您還可以包含特定檔案，例如保險要求，以提供合作關係的全面概述。
03
初始化導入專案
提案獲接受後，請設定一個專屬專案來追蹤物業準備任務。此專案應包含水電設置、智慧門鎖安裝和專業攝影等任務。將這些任務指派給特定團隊成員，可確保問責制，並提供物業準備就緒的明確時間表。這種結構化的方法可防止在業主之間的繁忙過渡期間忽略細微但關鍵的細節。
04
安排物業檢查
使用排程工具與物業所有者協調最終的現場檢查和驗收。這可讓您確認所有導入任務都已按照您的標準完成。透過分享排程，您可以讓業主了解您的進度，而無需不斷透過電話更新。將這些檢查的結果記錄在專案檔案中，可提供您管理開始時物業狀況的歷史記錄。
05
開立月度管理發票
根據初步提案中同意的費率，產生管理服務的月結發票。這能保持財務關係的透明度和專業性。透過將發票連結至業主的客戶記錄，您可以輕鬆追蹤付款歷史記錄並識別任何未付費用。此系統化的開票流程有助於追蹤企業現金流，同時為房產所有者提供清晰的稅務記錄文件。
產品涵蓋範圍
短期租賃管理人的客戶營運
- 系統必須保存團隊在從提案轉為活躍專案期間記錄的所有者的聯絡詳細資訊和財產地址。
- 提案必須可供業主透過客戶入口網站存取，讓他們能夠查看條款並直接在對話串中溝通問題。
- 入職專案必須允許創建用於水電安裝和攝影的特定任務，並在共享排程檢視中顯示指派日期。
客戶記錄
提案
專案與任務
檔案
對話
排程
發票
客戶入口網站和帳單
工作流程自動化
在 App Store 上廣受好評
由客戶工作者評分。
★★★★★
終於感覺清爽我曾試過三四個多合一工具，但總是弄得一團糟。這是第一個讓我感覺很清爽的工具。十分鐘就設定好了客戶專案。
★★★★★
團隊導入順暢無礙我們將其推廣給八人團隊，採用過程輕鬆愉快 — 直觀且精緻。我希望有更多整合功能，但他們持續推出新功能。
★★★★★
每週省下數小時我曾同時使用筆記、任務、文件和更新的獨立工具。將它們整合到一個地方，每週真的為我省下數小時。支援也很及時。
常見問題
租賃管理的評估標準
它是否與 Airbnb 或 VRBO 同步？
Workspace369 從 Specialist 開始透過 Webhook 和 API 連接其他系統。映射您需要的事件和欄位，設定權限，並在依賴同步之前測試失敗處理與樣本記錄。
我能否在此管理賓客報到？
將訪客入住、存取代碼和訪客訊息保留在您的預訂軟體中。Workspace369 將換房和清潔排程組織成專案和任務，供您的團隊使用，並處理與物業所有者的關係，確保物業已準備好供訪客入住。
如何追蹤業主付款？
您可以直接從客戶記錄為物業所有者產生並寄送管理費發票。這可讓您維持專業的帳單記錄。所有者可以透過 Stripe 線上刷卡付款，每筆付款都會保留您為服務收費的清晰記錄。
我在哪裡儲存物業照片？
從 Specialist 開始，您可以將房地產檔案（包括專業攝影和平面圖）附加並組織到特定的專案或客戶記錄中。這確保您的團隊在入職過程中以及未來在房產管理歷史記錄中都能輕鬆存取所有行銷資產和房產文件。
